委托承辦會議協議書甲方（委托方）：名稱：法定代表人：地址：聯系方式：乙方（受托方）：名稱：法定代表人：地址：聯系方式：鑒于甲方擬舉辦[會議名稱]，并委托乙方承辦該會議相關事宜，經雙方友好協商，依據《中華人民共和國民法典》相關規(guī)定，達成如下協議：一、委托事項及服務具體描述（一）會議籌備1.協助甲方確定會議主題、議程、時間、地點、參會人員范圍等基本要素，并根據甲方要求進行策劃和安排。2.負責會議場地的選址、租賃及相關場地布置工作，包括但不限于舞臺搭建、音響設備調試、燈光布置、桌椅擺放、會標制作、指示牌設置等，確保場地符合會議需求且環(huán)境舒適、安全。3.制定會議的宣傳推廣方案，通過多種渠道（如線上社交媒體平臺、線下宣傳海報等）進行宣傳，吸引目標參會人員報名參加會議，并負責參會人員的報名信息收集與整理。（二）會議組織與執(zhí)行1.在會議召開前，負責向參會人員發(fā)送會議通知、確認函等相關文件，告知會議的具體時間、地點、議程、注意事項等信息。2.安排會議期間的接待工作，包括迎接參會人員簽到、發(fā)放會議資料、引導入座等，為參會人員提供熱情、周到的服務。3.按照會議議程，組織會議的各項活動，確保會議的順利進行。包括主持會議開場、介紹參會人員、協調各環(huán)節(jié)的時間安排、安排發(fā)言人發(fā)言、組織互動環(huán)節(jié)等，保證會議內容有序呈現，氛圍活躍。4.負責會議期間的后勤保障工作，如餐飲安排、茶歇供應、設備維護、緊急情況處理等，確保參會人員能夠在舒適、便捷的環(huán)境中參與會議。（三）會議結束后的相關工作1.對會議進行總結，收集參會人員的反饋意見和建議，整理后提交給甲方。2.協助甲方進行會議資料的整理與歸檔，包括會議記錄、發(fā)言稿、參會人員名單、照片、視頻等資料，確保資料完整、有序保存。3.根據甲方需求，提供會議相關的數據分析報告，如參會人員的地域分布、行業(yè)構成、滿意度調查結果等，為甲方進一步了解會議效果和后續(xù)決策提供參考依據。二、雙方權利與義務（一）甲方權利與義務1.權利有權對乙方承辦會議的各項工作進行監(jiān)督和檢查，提出意見和建議。有權要求乙方按照本協議約定的內容和標準完成委托事項。在會議籌備和舉辦過程中，有權知曉相關工作的進展情況，并獲取詳細的工作匯報。2.義務向乙方提供與會議相關的準確、完整的信息資料，包括但不限于會議主題、議程要求、參會人員范圍、預算限制等，以便乙方能夠順利開展工作。按照本協議約定的時間和方式向乙方支付承辦費用。協助乙方協調與會議相關的其他單位或個人的關系，提供必要的支持和便利條件。在會議舉辦前，對乙方擬定的會議籌備方案、宣傳推廣方案、接待安排等進行審核，并及時提出修改意見。（二）乙方權利與義務1.權利有權要求甲方按照本協議約定提供相關信息資料和支付承辦費用。根據本協議約定及甲方要求，自主安排承辦會議的具體工作方式和方法，但需確保工作質量和效果符合本協議的標準。在承辦會議過程中，對于因甲方原因導致的工作變更或額外增加的工作量，有權要求甲方給予合理的補償或調整工作時間安排。2.義務按照本協議約定的委托事項和服務標準，認真履行承辦職責，確保會議的順利籌備、組織和執(zhí)行。嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，在承辦會議過程中不從事任何違法違規(guī)行為。對甲方提供的信息資料予以保密，不得向任何第三方泄露，除非法律法規(guī)另有規(guī)定或經甲方書面同意。在會議籌備和舉辦過程中，如遇突發(fā)情況或不可抗力因素，應及時通知甲方，并采取合理有效的措施進行應對和處理，盡量減少損失。會議結束后，按照本協議約定完成會議總結、資料整理與歸檔、數據分析報告等相關工作，并及時提交給甲方。三、費用及支付方式（一）費用總額甲方應向乙方支付的承辦會議費用總計為人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。此費用為固定總價，包含乙方完成本協議約定的委托事項所需的全部費用，除本協議約定的調整情況外，不因任何因素而調整。（二）費用明細1.會議籌備費用：包括場地租賃費用、場地布置費用、宣傳推廣費用、會議資料制作費用等，共計人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。2.會議組織與執(zhí)行費用：涵蓋接待費用、會議主持費用、設備租賃與維護費用、餐飲茶歇費用、后勤保障費用等，共計人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。3.會議結束后相關工作費用：包含會議總結費用、資料整理與歸檔費用、數據分析報告費用等，共計人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。（三）支付方式1.本協議簽訂后[X]個工作日內，甲方向乙方支付承辦費用的[X]%作為預付款，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。2.會議籌備工作完成并經甲方驗收合格后[X]個工作日內，甲方向乙方支付承辦費用的[X]%，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。3.會議舉辦完畢且乙方按照本協議約定完成所有后續(xù)工作，并經甲方審核通過后[X]個工作日內，甲方向乙方支付剩余承辦費用，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。乙方應在每次申請付款前向甲方提供合法有效的發(fā)票，否則甲方有權拒絕付款且不承擔任何違約責任。四、違約責任（一）甲方違約責任1.若甲方未按照本協議約定向乙方支付承辦費用，每逾期一日，應按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權暫停承辦工作，并要求甲方支付已完成工作對應的費用及違約金，同時乙方有權解除本協議，并要求甲方承擔因此給乙方造成的全部損失。2.若甲方未按照本協議約定向乙方提供相關信息資料或協助乙方協調相關關系，導致乙方無法正常開展工作或造成損失的，甲方應承擔相應的賠償責任。（二）乙方違約責任1.若乙方未按照本協議約定的委托事項和服務標準完成承辦工作，乙方應負責免費整改直至達到協議要求。若因乙方原因導致會議無法順利舉辦或給甲方造成損失的，乙方應承擔全部賠償責任，包括但不限于甲方因此遭受的直接經濟損失以及甲方為舉辦會議而預期獲得的利益損失等。2.若乙方違反本協議約定的保密義務，向第三方泄露甲方提供的信息資料，乙方應向甲方支付違約金人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。如因乙方泄密行為給甲方造成損失的，乙方應承擔全部賠償責任，賠償金額以甲方實際遭受的損失為準。3.若乙方未按照本協議約定的時間完成相關工作，每逾期一日，應按照承辦費用總額的[X]%向甲方支付違約金。逾期超過[X]日的，甲方有權解除本協議，并要求乙方返還已收取的費用，同時乙方應按照承辦費用總額的[X]%向甲方支付違約金。如乙方的逾期行為給甲方造成損失的，乙方還應承擔相應的賠償責任。五、爭議解決本協議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協議過程中如發(fā)生爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。六、其他條款（一）協議變更與解除1.本協議的任何變更或補充需經雙方書面協商一致，并簽訂書面協議。變更或補充協議作為本協議的組成部分，與本協議具有同等法律效力。2.在履行本協議過程中，若一方提出解除協議，需提前[X]日書面通知對方，并經對方書面同意。因解除協議給對方造成損失的，提出解除方應承擔相應的賠償責任。（二）不可抗力本協議所稱不可抗力是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于自然災害、政府行為、社會異常事件等。因不可抗力事件導致一方無法履行本協議約定的義務，該方不承擔違約責任，但應及時通知對方