某游泳俱樂(lè)部行政辦公流程制度

第一章總則第一條為規(guī)范某游泳俱樂(lè)部（以下簡(jiǎn)稱“俱樂(lè)部”）行政辦公流程，提高辦公效率，保障俱樂(lè)部運(yùn)營(yíng)有序，提升服務(wù)會(huì)員水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及俱樂(lè)部實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，制定本制度。第二條本制度適用于俱樂(lè)部全體員工及各部門行政辦公活動(dòng)，涵蓋日常事務(wù)、文件管理、會(huì)議組織、物資采購(gòu)、人事管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、安全應(yīng)急等領(lǐng)域。第三條行政辦公流程應(yīng)遵循以下原則：（一）依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及俱樂(lè)部各項(xiàng)規(guī)章制度，確保辦公活動(dòng)合法有序；（二）高效便捷原則：優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，減少冗余環(huán)節(jié)，提升辦公效率，為員工及會(huì)員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；（三）責(zé)任明確原則：明確各流程環(huán)節(jié)的責(zé)任人及職責(zé)，確保工作落實(shí)到位；（四）公開透明原則：關(guān)鍵流程及決策信息按規(guī)定公開，接受員工監(jiān)督，保障俱樂(lè)部運(yùn)營(yíng)透明度；（五）服務(wù)導(dǎo)向原則：以會(huì)員需求為核心，行政辦公活動(dòng)需支撐俱樂(lè)部業(yè)務(wù)發(fā)展，提升會(huì)員滿意度。第二章日常辦公事務(wù)流程第四條考勤管理流程（一）考勤方式：全體員工實(shí)行指紋打卡考勤，工作日上午8:30前、下午17:30后各打卡一次；泳池運(yùn)營(yíng)崗、會(huì)員服務(wù)崗按輪班制度執(zhí)行，由部門負(fù)責(zé)人每日登記考勤情況。（二）遲到早退處理：遲到或早退10分鐘以內(nèi)，每次扣當(dāng)月績(jī)效工資50元；10-30分鐘，每次扣100元；超過(guò)30分鐘不足1小時(shí)，按曠工半天處理；超過(guò)1小時(shí)按曠工1天處理。曠工1天扣3倍日工資，月累計(jì)曠工3天及以上，俱樂(lè)部有權(quán)解除勞動(dòng)合同。（三）忘打卡處理：?jiǎn)T工忘打卡需當(dāng)日填寫《忘打卡申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交行政部備案，每月忘打卡不超過(guò)2次不予處罰，超過(guò)2次每次扣20元。（四）考勤統(tǒng)計(jì)：行政部每月5日前統(tǒng)計(jì)上月考勤情況，報(bào)財(cái)務(wù)部作為工資核算依據(jù)。第五條請(qǐng)假管理流程（一）請(qǐng)假類型：包括事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、喪假等，具體假期天數(shù)及待遇按國(guó)家規(guī)定及俱樂(lè)部《人事管理制度》執(zhí)行。（二）請(qǐng)假流程：1.員工請(qǐng)假需提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，注明請(qǐng)假類型、天數(shù)、事由及工作交接人；2.事假1天以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審批，1-3天由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部經(jīng)理審批，3天以上報(bào)總經(jīng)理審批；3.病假需附二級(jí)以上醫(yī)院診斷證明，審批流程同事假；4.緊急情況無(wú)法提前申請(qǐng)的，需在請(qǐng)假當(dāng)日上午8:00前電話向部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，并于復(fù)工后1日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)；5.請(qǐng)假申請(qǐng)經(jīng)審批后交行政部備案，未按規(guī)定辦理手續(xù)的按曠工處理。第六條辦公用品申領(lǐng)流程（一）申領(lǐng)時(shí)間：每周一、周三下午14:00-17:00為辦公用品申領(lǐng)時(shí)間；（二）申領(lǐng)流程：1.員工填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明所需物品名稱、數(shù)量及用途；2.部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)申領(lǐng)物品為工作必需；3.行政部核對(duì)庫(kù)存，庫(kù)存充足的當(dāng)場(chǎng)發(fā)放，不足的登記后統(tǒng)一采購(gòu)，到貨后24小時(shí)內(nèi)通知申領(lǐng)人領(lǐng)??；4.申領(lǐng)人簽字確認(rèn)領(lǐng)取物品；（三）庫(kù)存管理：行政部每月底盤點(diǎn)辦公用品庫(kù)存，根據(jù)消耗情況制定下月采購(gòu)計(jì)劃，確保庫(kù)存充足且不積壓。第七條會(huì)員投訴處理流程（一）投訴接收：行政部負(fù)責(zé)接收會(huì)員投訴，包括電話、郵件、現(xiàn)場(chǎng)投訴等，即時(shí)登記《會(huì)員投訴登記表》，內(nèi)容包括投訴人姓名、聯(lián)系方式、投訴事項(xiàng)、發(fā)生時(shí)間及地點(diǎn)。（二）投訴處理：1.行政部根據(jù)投訴事項(xiàng)歸屬，1小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)至相關(guān)責(zé)任部門（如泳池運(yùn)營(yíng)部、客服部）；2.責(zé)任部門接到投訴后，24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系會(huì)員，核實(shí)情況并提出解決方案；3.責(zé)任部門將處理結(jié)果反饋行政部；（三）回訪與總結(jié)：行政部在處理完畢后3日內(nèi)回訪會(huì)員，確認(rèn)滿意度；每月匯總會(huì)員投訴情況，分析共性問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，報(bào)總經(jīng)理備案。第三章文件與檔案管理流程第八條收文流程1.行政部負(fù)責(zé)簽收外部來(lái)文（包括紙質(zhì)文件、郵件、傳真等），即時(shí)登記《收文登記簿》，內(nèi)容包括來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、收到日期、經(jīng)辦人；2.行政部經(jīng)理對(duì)來(lái)文進(jìn)行初審，提出擬辦意見（如轉(zhuǎn)某部門承辦、呈總經(jīng)理批示等）；3.按擬辦意見呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示；4.承辦部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示處理，處理完畢后將結(jié)果書面反饋行政部；5.行政部將文件及處理結(jié)果歸檔保存。第九條發(fā)文流程1.承辦部門擬寫文件初稿，內(nèi)容需明確發(fā)文事由、主送單位、抄送單位、具體要求等；2.部門負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合理性；3.行政部審核文件格式規(guī)范性（包括字體、字號(hào)、編號(hào)、落款等）；4.總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件；5.行政部對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)印發(fā)，登記《發(fā)文登記簿》；6.將文件分發(fā)至相關(guān)單位或部門，留存一份歸檔；7.重要文件需在俱樂(lè)部?jī)?nèi)部公告欄或OA系統(tǒng)發(fā)布。第十條檔案管理流程（一）檔案分類：俱樂(lè)部檔案分為行政檔案（規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等）、人事檔案（員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同等）、財(cái)務(wù)檔案（會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等）、會(huì)員檔案（會(huì)員信息、服務(wù)記錄等）、賽事檔案（賽事策劃、成績(jī)統(tǒng)計(jì)等）五大類。（二）歸檔要求：各部門每月5日前將上月需歸檔文件整理成冊(cè)，交行政部；行政部按分類標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)歸檔，確保檔案完整有序。（三）檔案查閱：?jiǎn)T工查閱檔案需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部；行政部核對(duì)信息，安排查閱，查閱過(guò)程需有行政人員陪同，不得涂改損壞檔案。（四）檔案借閱：?jiǎn)T工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審批；借閱期限不超過(guò)7天，到期需歸還，如需續(xù)借需重新申請(qǐng)；借閱檔案不得帶出俱樂(lè)部辦公區(qū)域（特殊情況需總經(jīng)理審批）。（五）檔案銷毀：檔案保管期滿需銷毀的，行政部填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部與財(cái)務(wù)部共同監(jiān)督銷毀，留存銷毀記錄。第四章會(huì)議管理流程第十一條會(huì)議籌備流程1.會(huì)議發(fā)起部門確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程，填寫《會(huì)議籌備申請(qǐng)表》，部門負(fù)責(zé)人審核；2.行政部根據(jù)申請(qǐng)表安排會(huì)議室，提前1天通知參會(huì)人員（注明時(shí)間、地點(diǎn)、議程及需準(zhǔn)備材料）；3.會(huì)議發(fā)起部門準(zhǔn)備會(huì)議材料，行政部準(zhǔn)備會(huì)議用品（紙筆、投影儀、茶水等）；4.行政部在會(huì)議前30分鐘檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常，材料是否齊全。第十二條會(huì)議召開流程1.主持人宣布會(huì)議開始，介紹主題及議程；2.參會(huì)人員按議程發(fā)言，主持人把控時(shí)間，引導(dǎo)討論方向；3.記錄員做好會(huì)議記錄，包括議題、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)間；4.主持人總結(jié)會(huì)議決議，確認(rèn)參會(huì)人員無(wú)異議后宣布結(jié)束。第十三條會(huì)議紀(jì)要流程1.記錄員在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》，準(zhǔn)確反映決議及責(zé)任人；2.會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核《會(huì)議紀(jì)要》；3.行政部將《會(huì)議紀(jì)要》分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門；4.行政部跟蹤決議事項(xiàng)落實(shí)情況，每月匯總反饋總經(jīng)理；5.《會(huì)議紀(jì)要》歸檔保存，作為績(jī)效評(píng)估依據(jù)。第五章物資采購(gòu)與資產(chǎn)管理流程第十四條物資采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)：部門因工作需要采購(gòu)物資時(shí)，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途，部門負(fù)責(zé)人審核；（二）審批流程：采購(gòu)預(yù)算金額≤5000元，行政部經(jīng)理審批；＞5000元，報(bào)總經(jīng)理審批；（三）采購(gòu)執(zhí)行：行政部按審批意見采購(gòu)，優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商，確保質(zhì)量與價(jià)格合理；金額＞10000元的采購(gòu)需組織招標(biāo)，由行政部與財(cái)務(wù)部共同監(jiān)督；（四）驗(yàn)收：物資到貨后，行政部與申請(qǐng)部門共同驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的聯(lián)系供應(yīng)商退換；（五）入庫(kù)：驗(yàn)收合格后，行政部登記《庫(kù)存登記簿》，辦理入庫(kù)；（六）付款：行政部將《采購(gòu)申請(qǐng)表》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》交財(cái)務(wù)部，按財(cái)務(wù)流程付款。第十五條資產(chǎn)管理流程（一）資產(chǎn)登記：行政部對(duì)固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)、泳池設(shè)備等）建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，注明名稱、規(guī)格、購(gòu)置日期、價(jià)值、使用部門、責(zé)任人；（二）資產(chǎn)領(lǐng)用：?jiǎn)T工領(lǐng)用固定資產(chǎn)需填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，行政部登記領(lǐng)用信息；（三）資產(chǎn)維護(hù)：使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)，故障及時(shí)報(bào)行政部維修；行政部建立《資產(chǎn)維修記錄表》跟蹤進(jìn)度；（四）資產(chǎn)盤點(diǎn)：行政部每季度組織資產(chǎn)盤點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部核對(duì)臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符；發(fā)現(xiàn)缺失或損壞的，查明原因追究責(zé)任；（五）資產(chǎn)處置：資產(chǎn)報(bào)廢或轉(zhuǎn)讓需填寫《資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，行政部辦理處置手續(xù)，財(cái)務(wù)部核銷臺(tái)賬；處置收入上繳財(cái)務(wù)部。第六章人事行政流程第十六條招聘流程1.用人部門填寫《招聘需求表》，注明崗位名稱、職責(zé)、任職要求、人數(shù)，部門負(fù)責(zé)人審核；2.行政部發(fā)布招聘信息（招聘網(wǎng)站、社交媒體等）；3.行政部篩選簡(jiǎn)歷，通知面試；4.面試流程：部門負(fù)責(zé)人初試（專業(yè)技能）、行政部復(fù)試（綜合素質(zhì)）、重要崗位總經(jīng)理終試；5.確定錄用人員后，行政部發(fā)放《錄用通知書》；6.錄用人員按要求辦理入職手續(xù)。第十七條入職流程1.新員工入職當(dāng)日，行政部核對(duì)身份證、學(xué)歷證書、健康證明等原件，收取復(fù)印件；2.新員工填寫《員工信息登記表》，簽訂勞動(dòng)合同及保密協(xié)議；3.行政部發(fā)放《員工手冊(cè)》，介紹規(guī)章制度、企業(yè)文化；4.帶領(lǐng)新員工熟悉辦公環(huán)境及同事；5.安排崗位培訓(xùn)（用人部門負(fù)責(zé)，內(nèi)容包括崗位職責(zé)、工作流程等）；6.行政部辦理考勤卡、辦公用品領(lǐng)用手續(xù)；7.入職一周內(nèi)，行政部回訪新員工，了解適應(yīng)情況。第十八條培訓(xùn)流程1.行政部每年初制定年度培訓(xùn)計(jì)劃（入職培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、安全培訓(xùn)等），報(bào)總經(jīng)理審批；2.培訓(xùn)前通知參訓(xùn)人員時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容，準(zhǔn)備培訓(xùn)材料；3.培訓(xùn)由內(nèi)部講師或外部專家授課；4.培訓(xùn)結(jié)束后組織考核，結(jié)果記入員工檔案；5.行政部整理培訓(xùn)資料歸檔，每季度總結(jié)培訓(xùn)效果調(diào)整計(jì)劃。第十九條離職流程1.員工提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請(qǐng)書》，部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行離職談話，填寫《離職談話記錄》；2.部門負(fù)責(zé)人審核《離職申請(qǐng)書》，交行政部；3.行政部通知員工辦理離職交接：a.工作交接：填寫《工作交接清單》；b.物資交接：歸還辦公用品、固定資產(chǎn)等，填寫《物資交接清單》；c.財(cái)務(wù)交接：結(jié)清借款、報(bào)銷等，填寫《財(cái)務(wù)交接清單》；4.所有交接清單簽字確認(rèn)后，行政部辦理勞動(dòng)合同解除手續(xù)，開具離職證明；5.財(cái)務(wù)部當(dāng)日結(jié)清員工工資；6.行政部將離職員工資料歸檔保存。第七章財(cái)務(wù)報(bào)銷流程第二十條報(bào)銷準(zhǔn)備員工報(bào)銷需收集正規(guī)發(fā)票（注明俱樂(lè)部全稱、稅號(hào)、日期、內(nèi)容、金額），填寫《報(bào)銷單》，注明事由、金額、附件張數(shù)，粘貼好發(fā)票及相關(guān)憑證（如行程單、招待申請(qǐng)單等）。第二十一條報(bào)銷審核1.部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)事由真實(shí)、金額合理，與工作相關(guān)；2.行政部審核：確認(rèn)附件齊全、填寫規(guī)范；3.財(cái)務(wù)部審核：確認(rèn)發(fā)票合規(guī)、金額計(jì)算正確，符合財(cái)務(wù)制度。第二十二條報(bào)銷審批1.報(bào)銷金額≤1000元，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批；2.報(bào)銷金額＞1000元，報(bào)總經(jīng)理審批；3.招待費(fèi)、差旅費(fèi)報(bào)銷需附提前審批的《招待申請(qǐng)單》《出差申請(qǐng)表》，否則不予審批。第二十三條報(bào)銷付款財(cái)務(wù)部按審批意見付款，現(xiàn)金支付≤500元，銀行轉(zhuǎn)賬＞500元；報(bào)銷時(shí)間為每周五，逾期順延至下一周。第八章安全與應(yīng)急管理流程第二十四條日常安全檢查流程1.行政部每日檢查辦公區(qū)域：門窗關(guān)閉、電器斷電、消防設(shè)施完好、通道暢通；2.每周聯(lián)合泳池運(yùn)營(yíng)部門檢查泳池區(qū)域：救生設(shè)備齊全、水質(zhì)達(dá)標(biāo)、防滑措施到位、警示標(biāo)志清晰；3.每月組織全面安全檢查，填寫《安全檢查記錄表》，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；4.每季度組織消防演練，提高員工應(yīng)急能力。第二十五條應(yīng)急事件處理流程（一）火災(zāi)應(yīng)急：1.發(fā)現(xiàn)火情立即撥打119，報(bào)告行政部經(jīng)理及總經(jīng)理；2.組織人員按疏散路線疏散（優(yōu)先疏散會(huì)員），使用滅火器初期滅火；3.配合消防部門救援；4.事后調(diào)查原因，總結(jié)教訓(xùn)，完善消防措施；（二）人員受傷應(yīng)急：1.立即撥打120，報(bào)告行政部；2.安排專人陪同就醫(yī)，保留醫(yī)療單據(jù)；3.記錄事件經(jīng)過(guò)，