律師事務(wù)所客戶檔案管理細(xì)則律師事務(wù)所的客戶檔案承載著案件核心信息、客戶權(quán)益訴求及法律服務(wù)全流程記錄，其規(guī)范管理是保障服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)客戶隱私、滿足合規(guī)監(jiān)管的核心環(huán)節(jié)。為明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化管理流程，特制定本細(xì)則，指導(dǎo)全所檔案管理工作有序開展。一、管理目的通過規(guī)范客戶檔案的收集、存儲(chǔ)、使用與銷毀流程，實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：1.保障客戶信息安全，防范隱私泄露風(fēng)險(xiǎn)；2.提升法律服務(wù)效率，為案件辦理、客戶維護(hù)提供可靠數(shù)據(jù)支撐；3.滿足司法行政部門、行業(yè)協(xié)會(huì)的監(jiān)管要求，確保律所合規(guī)運(yùn)營(yíng)。二、檔案分類（一）按服務(wù)類型劃分訴訟案件檔案：含民事、刑事、行政訴訟及仲裁案件的全部材料（如起訴狀、證據(jù)清單、庭審記錄、判決書等）；非訴訟業(yè)務(wù)檔案：如法律顧問服務(wù)、合同審查、并購(gòu)重組、知識(shí)產(chǎn)權(quán)代理等業(yè)務(wù)的相關(guān)文件（如服務(wù)協(xié)議、法律意見書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等）。（二）按客戶性質(zhì)劃分自然人客戶檔案：含身份證、授權(quán)委托書、家庭/財(cái)產(chǎn)相關(guān)材料等；法人及其他組織客戶檔案：含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、公司章程、股權(quán)結(jié)構(gòu)等主體資質(zhì)材料。（三）按服務(wù)階段劃分服務(wù)前期：咨詢記錄、委托意向書、風(fēng)險(xiǎn)告知書等；服務(wù)中期：委托合同、證據(jù)材料、法律文書草稿、溝通紀(jì)要等；服務(wù)后期：結(jié)案報(bào)告、客戶反饋、費(fèi)用結(jié)算憑證等。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.客戶基礎(chǔ)信息：自然人的身份信息、聯(lián)系方式；法人的主體資質(zhì)、授權(quán)代表信息；2.委托相關(guān)材料：委托合同、授權(quán)委托書、收費(fèi)憑證；3.案件核心材料：證據(jù)清單及原件/復(fù)印件、法律意見書、庭審筆錄、裁判文書；4.溝通記錄：郵件、微信/短信記錄（需脫敏后存檔）、會(huì)議紀(jì)要。（二）整理要求紙質(zhì)檔案：按“案件編號(hào)-材料類型-時(shí)間”排序，編制目錄并裝訂成冊(cè)，封面標(biāo)注客戶名稱、案件類型、承辦律師；電子檔案：建立“客戶名稱-案件類型-年份”命名的文件夾，掃描件分辨率不低于300dpi，重要文件需雙份備份（本地服務(wù)器+合規(guī)云存儲(chǔ)）。（三）收集時(shí)限服務(wù)啟動(dòng)后3個(gè)工作日內(nèi)，完成客戶基礎(chǔ)信息與委托材料收集；案件辦理過程中，同步整理證據(jù)、文書等材料；結(jié)案后10個(gè)工作日內(nèi)，完成全部檔案的歸檔審核。四、檔案存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案：存放于律所專用檔案室，配備防潮、防火、防蟲設(shè)備，定期（每季度）檢查檔案完整性；非經(jīng)審批，嚴(yán)禁外帶紙質(zhì)檔案。電子檔案：存儲(chǔ)于律所加密服務(wù)器或合規(guī)云平臺(tái)，設(shè)置訪問權(quán)限（如合伙人、檔案管理員、承辦律師分級(jí)權(quán)限），每月進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（二）檔案編號(hào)規(guī)則采用“客戶編號(hào)-案件編號(hào)-年份”組合編碼（如“KH001-AS____”），確保檔案唯一性，便于檢索。五、檔案使用規(guī)范（一）內(nèi)部調(diào)閱律師或助理因辦案需要調(diào)閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人審批；跨團(tuán)隊(duì)借閱需額外經(jīng)檔案管理部門同意。借閱后需在5個(gè)工作日內(nèi)歸還，嚴(yán)禁涂改、標(biāo)注或拆分檔案。（二）外部提供因司法調(diào)查、客戶要求或合規(guī)審查需提供檔案時(shí)，需經(jīng)律所主任或分管合伙人審批。提供時(shí)需登記接收方信息、用途，涉密內(nèi)容（如客戶隱私、商業(yè)秘密）需脫敏處理（如隱去身份證號(hào)后6位、合同金額等）。六、安全與保密管理（一）權(quán)限與加密電子檔案系統(tǒng)設(shè)置分級(jí)權(quán)限：合伙人、檔案管理員擁有最高權(quán)限，律師僅能訪問本人經(jīng)辦案件檔案；電子檔案需加密存儲(chǔ)（如AES-256加密），傳輸過程采用SSL協(xié)議，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密責(zé)任所有接觸檔案的人員（含律師、助理、行政人員）需簽署《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。若因故意或過失泄露檔案，將追究法律責(zé)任。（三）應(yīng)急處理發(fā)生檔案丟失、泄露等安全事件時(shí)，需立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：1.報(bào)告律所管理層，封存相關(guān)設(shè)備/文件；2.配合司法機(jī)關(guān)調(diào)查，及時(shí)告知受影響客戶并采取補(bǔ)救措施（如數(shù)據(jù)恢復(fù)、法律追責(zé)）。七、檔案更新與銷毀（一）更新機(jī)制客戶信息變更（如聯(lián)系方式、企業(yè)股權(quán)變動(dòng)）需在獲知后5個(gè)工作日內(nèi)更新檔案；案件進(jìn)展材料（如補(bǔ)充證據(jù)、二審文書）隨案同步補(bǔ)充。（二）銷毀流程1.保管期限：訴訟檔案保管期不少于20年，非訴訟檔案不少于10年；長(zhǎng)期服務(wù)客戶的檔案可延長(zhǎng)保管期。2.銷毀條件：達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存必要（如客戶終止服務(wù)、案件已過追溯期）。3.審批與執(zhí)行：由檔案管理員提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)合規(guī)委員會(huì)審核、主任批準(zhǔn)后，紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案徹底刪除并記錄銷毀日志（含銷毀時(shí)間、經(jīng)辦人、檔案編號(hào)）。八、監(jiān)督與考核（一）日常檢查檔案管理員每月抽查檔案管理情況，重點(diǎn)檢查：檔案收集的完整性（如是否缺漏關(guān)鍵材料）；存儲(chǔ)的規(guī)范性（如編號(hào)、備份是否合規(guī)）；借閱登記的準(zhǔn)確性（如是否超期未歸還）。（二）考核機(jī)制獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)檔案管理規(guī)范、無安全事故的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人，在績(jī)效考核中加分，并給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；處罰：對(duì)違規(guī)操作（如逾期歸檔、越權(quán)訪問、泄露檔案）