公務用車檔案管理員檔案利用管理辦法公務用車檔案是行政管理的重要組成部分，涉及車輛購置、使用、維修、報廢等全生命周期管理，直接關系到公務用車的安全、高效運行及國有資產保值增值。檔案管理員作為檔案管理工作的核心執(zhí)行者，需嚴格執(zhí)行檔案利用管理辦法，確保檔案信息準確、完整、安全，同時滿足公務用車管理的實際需求。本文結合公務用車檔案管理的特殊性，制定檔案利用管理辦法，明確檔案利用的權限、流程、監(jiān)督機制，以提升檔案管理規(guī)范化水平。一、檔案利用的原則公務用車檔案利用必須遵循以下原則：1.依法依規(guī)。檔案利用必須符合《檔案法》《車輛檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，確保利用行為合法合規(guī)。2.安全保密。公務用車檔案涉及敏感信息，如車輛購置成本、維修記錄、使用單位等，需嚴格保密，防止泄露。3.真實完整。檔案利用不得篡改、損毀檔案內容，確保檔案信息的真實性、完整性。4.服務導向。檔案利用應以公務用車管理需求為導向，提高檔案服務效率，支持公務用車管理決策。二、檔案利用的范圍公務用車檔案利用主要包括以下范圍：1.車輛基本信息檔案。包括車輛購置合同、登記證、行駛證、保險單等原始檔案，用于車輛登記、年檢、過戶等管理。2.維修保養(yǎng)檔案。包括維修記錄、保養(yǎng)報告、零部件更換記錄等，用于車輛維修成本核算、故障追溯及安全評估。3.使用記錄檔案。包括用車申請單、行駛里程記錄、油耗統(tǒng)計、違章處理記錄等，用于公務用車使用監(jiān)督及績效考核。4.報廢處置檔案。包括報廢申請、評估報告、處置合同等，用于車輛報廢管理及資產核銷。5.財務檔案。包括車輛購置資金支付憑證、維修費用報銷單、保險繳費記錄等，用于財務審計及成本控制。三、檔案利用的權限管理檔案利用權限分為內部利用和外部利用兩種，需嚴格審批。（一）內部利用內部利用指公務用車管理部門、財務部門、審計部門等機構因工作需要查閱檔案。權限管理如下：1.部門查閱。各部門需填寫《檔案利用申請表》，注明查閱目的、利用范圍、時間等，經部門負責人簽字后提交檔案管理員審批。2.借閱管理。檔案管理員需核對申請人的身份及查閱需求，對借閱檔案進行登記，并設定借閱期限（一般不超過30天）。借閱檔案需妥善保管，不得涂改、損毀。3.歸還確認。借閱期滿后，檔案管理員需核對檔案完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）外部利用外部利用指上級機關、司法機關、審計機構等因公務需要查閱檔案。權限管理如下：1.審批程序。外部利用需提供單位介紹信、經辦人身份證明及查閱目的說明，經公務用車管理部門負責人審批后，報檔案管理員執(zhí)行。2.查閱監(jiān)督。檔案管理員需全程監(jiān)督外部利用過程，防止檔案遺失或泄露。必要時，可安排專人陪同查閱。3.復制限制。外部利用原則上不得復制檔案，確需復制的，需經審批并注明復制范圍，原件由檔案管理員妥善保管。四、檔案利用的流程檔案利用流程分為申請、審批、執(zhí)行、歸檔四個環(huán)節(jié)。1.申請環(huán)節(jié)。利用者需填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、時間等，并附相關證明材料。2.審批環(huán)節(jié)。檔案管理員審核申請材料，必要時與利用者溝通，確認利用需求后，按權限報批。內部利用由部門負責人審批，外部利用由公務用車管理部門負責人審批。3.執(zhí)行環(huán)節(jié)。審批通過后，檔案管理員需核對利用者身份，并按利用范圍提供檔案。利用者需在檔案利用登記簿上簽字確認。4.歸檔環(huán)節(jié)。利用完畢后，檔案管理員需檢查檔案完整性，并辦理歸還手續(xù)。同時，將利用記錄存檔備查。五、檔案利用的監(jiān)督機制為確保檔案利用規(guī)范，需建立以下監(jiān)督機制：1.定期檢查。檔案管理員需定期檢查檔案利用記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告公務用車管理部門。2.責任追究。對擅自篡改、損毀、泄露檔案的行為，依法依規(guī)追究相關責任人責任。3.技術防護。對重要檔案實施電子化存儲，并設置訪問權限，防止未授權訪問。六、特殊情況處理1.緊急利用。因突發(fā)事件需緊急利用檔案的，可簡化審批程序，但需事后補辦手續(xù)。2.檔案借出。檔案借出需經公務用車管理部門負責人批準，并設定借出期限，借出檔案需全程監(jiān)督。3.檔案遺失。如發(fā)生檔案遺失，需立即報告公務用車管理部門，并啟動應急預案，查找遺失檔案。七、附則1.本辦法適用于公務用車檔案的利用管理，由公務用車管理部門負責解釋。2.檔案管理員需定期參加檔案管理培訓，提升業(yè)務能力。3.各單位需根據(jù)實際