行政辦公文書檔案管理制度一、總則為規(guī)范行政辦公文書檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等全流程管理，保障檔案的完整性、準確性與安全性，充分發(fā)揮檔案在單位管理、決策及歷史傳承中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定本制度。本制度適用于本單位各部門在行政辦公活動中形成的各類文書檔案管理工作。本制度所指行政辦公文書檔案，是各部門在公務活動中形成的、具有查考利用價值、經(jīng)整理歸檔的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、管理職責（一）檔案管理部門職責單位辦公室為文書檔案管理的主管部門，統(tǒng)籌檔案全流程管理，具體職責包括：1.制定并優(yōu)化文書檔案管理制度及工作流程，指導各部門開展檔案形成、收集工作；2.審核、整理、編號、保管各部門移交的文書檔案，建立規(guī)范的檔案管理體系；3.維護檔案保管環(huán)境，確保檔案存儲安全；4.辦理檔案借閱、利用登記，提供檔案信息咨詢服務；5.組織檔案鑒定、銷毀及移交工作，定期向檔案行政管理部門備案。（二）各部門職責各部門應指定專人負責本部門文書檔案的初步整理與移交，具體職責包括：1.及時收集本部門辦公活動中形成的各類文書材料，確保材料完整、準確；2.對本部門文書材料進行初步分類、排序，按時移交至辦公室；3.配合辦公室開展檔案利用、鑒定等工作，提供相關(guān)背景信息。（三）檔案管理人員職責檔案管理人員須具備專業(yè)素養(yǎng)，嚴格履行以下職責：1.熟悉檔案管理規(guī)范，熟練掌握檔案整理、編目、檢索技能；2.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的接收、登記、保管、統(tǒng)計工作；3.保守檔案機密，未經(jīng)批準不得擅自提供、復制檔案內(nèi)容；4.定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)損毀、變質(zhì)等問題及時采取補救措施。三、歸檔范圍（一）行政類文書1.單位制定的規(guī)章制度、管理辦法、工作細則等規(guī)范性文件；2.年度工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復等行政文書；3.與上級、同級、下屬單位的往來公文（含函件、通知、公函等）；4.機構(gòu)設置、人員編制、崗位職責等組織管理類文件；5.行政會議記錄、紀要，及涉及行政管理的重要決議、決定。（二）業(yè)務類文書1.業(yè)務工作規(guī)劃、方案、報告，及業(yè)務開展過程中形成的調(diào)研、分析材料；2.業(yè)務合同、協(xié)議（不含需長期保密的商業(yè)秘密文件，此類文件按專項制度管理）；3.業(yè)務統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)臺賬及相關(guān)分析材料；4.業(yè)務檢查、考核、驗收等工作形成的文書材料。（三）會議類文書1.黨委會、辦公會、專題會等各類會議的通知、議程、簽到表、記錄、紀要；2.會議相關(guān)的匯報材料、研討成果、決議執(zhí)行情況跟蹤材料。（四）人事關(guān)聯(lián)類文書（與人事檔案分工管理，側(cè)重行政辦公關(guān)聯(lián)文書）1.人員任免、調(diào)動、考核、獎懲等行政決定類文件；2.職工培訓、職稱評審、崗位聘任等工作形成的匯總性文書；3.勞動用工、薪酬福利等政策類文件（不含個人隱私材料）。（五）其他類文書1.單位榮譽證書（復印件/掃描件）、媒體報道材料；2.重要活動（慶典、調(diào)研、考察等）形成的照片、音像資料及文字說明；3.與單位發(fā)展相關(guān)的外部政策文件、行業(yè)動態(tài)分析報告。四、檔案整理要求（一）收集要求1.各部門在文件辦理完畢后及時收集相關(guān)材料，確保文書材料無遺漏；2.需歸檔的文書材料應齊全完整，正文、附件、審批單、修改說明等一并收集；3.電子文書應與紙質(zhì)文書同步收集，確保內(nèi)容一致、格式規(guī)范。（二）分類整理1.檔案管理人員按“年度—機構(gòu)（部門）—問題”或“年度—問題—機構(gòu)（部門）”的分類方法，結(jié)合單位實際確定分類體系；2.同一事由的文書材料按時間順序排列，批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后。（三）編號與裝訂1.采用檔案編號規(guī)則，為每份檔案賦予唯一檔號（含年度、分類號、件號等要素）；2.紙質(zhì)檔案以“件”為單位裝訂，去除金屬物，使用檔案專用裝訂材料，確保裝訂牢固、整齊；3.電子檔案按年度、類別建立文件夾，以“年度_部門_事由_序號”命名文件，確保檢索便捷。（四）編目與歸檔1.編制《文書檔案目錄》，內(nèi)容包括檔號、文號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、備注等；2.紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，電子檔案需刻錄光盤或存儲至專用檔案服務器，確保長期可讀。五、檔案保管與利用（一）保管要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件，溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在45-60%；2.每季度對紙質(zhì)檔案進行一次全面檢查，每年對電子檔案進行一次有效性檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；3.檔案柜架應編號管理，檔案存放位置與目錄信息一致，便于查找。（二）保管期限文書檔案保管期限分為永久、30年、10年，具體劃分標準如下：永久保管：涉及單位歷史沿革、重要決策、重大活動、人員任免等具有長遠利用價值的文書；30年保管：涉及重要業(yè)務工作、合同協(xié)議、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等具有較長利用價值的文書；10年保管：一般性行政事務、會議記錄（非重要）、臨時性文件等利用價值較短的文書。（三）利用流程1.本單位人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到辦公室辦理借閱手續(xù)；2.外單位人員借閱檔案，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)單位分管領(lǐng)導批準后，在檔案閱覽室查閱（原則上不提供外借）；3.檔案利用應遵守保密規(guī)定，不得涂改、圈劃、抽取、拆散檔案，不得泄露檔案內(nèi)容；4.借閱檔案應按時歸還，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用方式1.提供檔案原件查閱（僅限本單位人員，且檔案無特殊保管要求）；2.提供檔案復印件、掃描件（外單位人員或檔案需特殊保護時）；3.建立檔案檢索系統(tǒng)，通過電子目錄、全文檢索等方式提高利用效率。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定流程1.辦公室每10年組織一次檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務部門人員、法律顧問組成的鑒定小組；2.鑒定小組依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案的保存價值進行評估，提出“繼續(xù)保管”或“銷毀”的意見。（二）銷毀要求1.經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、檔號、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等；2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位分管領(lǐng)導審核、主要領(lǐng)導批準后，報檔案行政管理部門備案；3.檔案銷毀應指定兩人以上負責，采用粉碎、