銷售合同審核與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同接收與初步登記發(fā)起方提交：銷售專員/業(yè)務(wù)經(jīng)理與客戶達(dá)成合作意向后，填寫《銷售合同審批申請(qǐng)表》（見模板一），連同合同草案（需為最終版本，包含雙方簽字蓋章頁掃描件）、客戶主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、附件清單（如技術(shù)規(guī)格書、價(jià)格確認(rèn)函等）提交至銷售部門負(fù)責(zé)人。銷售部門登記：銷售助理收到材料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成合同信息登記，核對(duì)合同編號(hào)是否符合公司編碼規(guī)則（如“年份-銷售區(qū)域-合同類型-流水號(hào)”，示例：2024-華東-產(chǎn)品銷售-001），并將材料同步至法務(wù)部門及相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部、供應(yīng)鏈部）。（二）多維度審核1.銷售部門初審（業(yè)務(wù)合規(guī)性）審核重點(diǎn)：合同主體信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等）與客戶證明材料是否一致；銷售條款（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、賬期等）是否符合公司定價(jià)政策及客戶承諾；合同金額與訂單系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否匹配；違約責(zé)任中關(guān)于銷售方義務(wù)的約定是否合理。輸出成果：銷售部門負(fù)責(zé)人在《合同審核意見表》（見模板二）中填寫初審意見，通過則流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門，不通過則退回銷售專員修改并重新提交。2.法務(wù)部門審核（法律風(fēng)險(xiǎn)）審核重點(diǎn)：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)；合同主體是否具備完全民事行為能力及履約能力；標(biāo)的物/服務(wù)的權(quán)屬是否清晰；知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）是否符合公司規(guī)定；格式條款是否排除或限制主要權(quán)利、加重對(duì)方義務(wù)；違約責(zé)任是否明確、公平，賠償范圍是否合理。輸出成果：法務(wù)專員在《合同審核意見表》中填寫法律審核意見，通過則流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，不通過則注明修改建議，退回銷售部門與客戶協(xié)商調(diào)整。3.財(cái)務(wù)部門審核（財(cái)務(wù)合規(guī)性）審核重點(diǎn)：合同金額、付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、尾款支付條件）、開票信息（如稅率、開票時(shí)間）是否符合公司財(cái)務(wù)制度；客戶信用額度是否超限，付款賬期是否在客戶信用等級(jí)允許范圍內(nèi)；涉及費(fèi)用分?jǐn)?、返利、質(zhì)保金等條款是否明確財(cái)務(wù)處理方式。輸出成果：財(cái)務(wù)專員在《合同審核意見表》中填寫財(cái)務(wù)審核意見，通過則流轉(zhuǎn)至銷售部門負(fù)責(zé)人審批，不通過則退回銷售部門調(diào)整財(cái)務(wù)相關(guān)條款。（三）內(nèi)部審批與客戶確認(rèn)最終審批：銷售部門負(fù)責(zé)人匯總各部門審核意見，確認(rèn)無異議后，在《合同審批申請(qǐng)表》中簽署“同意簽署”意見，并提交至分管銷售副總（或總經(jīng)理）進(jìn)行最終審批（根據(jù)合同金額分級(jí)審批，如金額≥50萬元需副總審批，≥100萬元需總經(jīng)理審批）?？蛻舸_認(rèn)：審批通過后，銷售專員將最終版合同發(fā)送至客戶，確認(rèn)客戶簽字蓋章（需保證簽字人具有法定代表人授權(quán)委托書，如非法定代表人簽字）。客戶簽署后，收回合同原件（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）及客戶主體資格證明復(fù)印件。（四）簽署與歸檔準(zhǔn)備內(nèi)部簽署：銷售專員將客戶簽署的合同提交至公司法定代表人（或授權(quán)代表）簽字，并加蓋公司公章（或合同專用章），保證公章清晰、不覆蓋合同條款。歸檔材料整理：簽署完成后，銷售助理整理歸檔材料，包括：最終版合同原件（雙方簽字蓋章頁完整）；《合同審批申請(qǐng)表》及《合同審核意見表》（含各部門審核意見及審批簽字）；客戶主體資格證明復(fù)印件（加蓋客戶公章）；客戶授權(quán)委托書（如非法定代表人簽字）；合同相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、價(jià)格確認(rèn)函、補(bǔ)充協(xié)議等）。（五）歸檔與后續(xù)管理檔案移交：銷售助理在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的歸檔材料提交至公司檔案管理部門（或行政部），填寫《合同歸檔清單》（見模板三），雙方簽字確認(rèn)。檔案存儲(chǔ)：檔案管理部門對(duì)合同進(jìn)行分類編號(hào)（按“年份-合同類型-流水號(hào)”），建立電子檔案（掃描原件，存入合同管理系統(tǒng)）及紙質(zhì)檔案（裝入檔案袋，標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、簽訂日期），存儲(chǔ)于專用檔案柜，保證防火、防潮、防蟲。后續(xù)管理：合同履行過程中，銷售專員負(fù)責(zé)跟蹤交付、驗(yàn)收、付款進(jìn)度，及時(shí)更新合同管理系統(tǒng)中的履約狀態(tài)；合同到期前1個(gè)月，銷售專員提醒客戶續(xù)約或終止合作，相關(guān)溝通記錄歸入合同檔案；合同發(fā)生變更或解除時(shí)，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，參照原流程審核歸檔。三、核心工具表單模板模板一：銷售合同審批申請(qǐng)表合同編號(hào)銷售區(qū)域客戶名稱合同類型產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量合同總金額（元）交付時(shí)間交付地點(diǎn)付款方式賬期（天）銷售專員業(yè)務(wù)經(jīng)理提交日期附件清單（可附頁）申請(qǐng)事由□首次簽訂□續(xù)簽□變更□其他：________________________銷售部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______法務(wù)部門審核意見審核人簽字：__________日期：______財(cái)務(wù)部門審核意見審核人簽字：__________日期：______最終審批意見分管副總/總經(jīng)理簽字：__________日期：______模板二：合同審核意見表合同編號(hào)審核部門審核人審核日期審核模塊□業(yè)務(wù)合規(guī)性□法律風(fēng)險(xiǎn)□財(cái)務(wù)合規(guī)性審核內(nèi)容概述（簡(jiǎn)要說明審核的合同核心條款，如標(biāo)的、金額、付款方式等）審核意見□同意□有條件同意（修改意見：______________________）□不同意（理由：______________________）修改后復(fù)核審核人簽字：__________日期：______模板三：合同歸檔清單歸檔日期合同編號(hào)合同名稱客戶名稱銷售專員檔案編號(hào)歸檔材料清單□合同原件□審批申請(qǐng)表□審核意見表□客戶資質(zhì)證明□授權(quán)委托書□其他附件：________________移交人簽字：__________接收人簽字：__________備注（如電子檔案存儲(chǔ)路徑、特殊情況說明等）四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）審核環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制主體資格審查：嚴(yán)禁與無獨(dú)立法人資格、營(yíng)業(yè)執(zhí)照過期或被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄的客戶簽訂合同，新客戶需通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)信用狀況。條款一致性：合同中的產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、金額、日期等核心信息需與訂單、報(bào)價(jià)單完全一致，避免“陰陽合同”或條款沖突。法律條款優(yōu)先級(jí)：當(dāng)銷售條款與法律條款沖突時(shí)，以法律條款為準(zhǔn)，如格式條款與非格式條款不一致的，采用非格式條款。（二）歸檔管理規(guī)范材料完整性：歸檔材料必須包含“審批-審核-簽署”全流程文件，缺失任何一項(xiàng)均需補(bǔ)齊后方可歸檔，保證合同可追溯。保密要求：合同檔案涉及商業(yè)秘密，僅銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案管理部門相關(guān)人員因工作需要查閱，查閱需登記《合同檔案查閱記錄》，嚴(yán)禁外泄。存儲(chǔ)期限：銷售合同檔案保存期限一般為合同履行完畢后5年，涉及訴訟、仲裁或質(zhì)量爭(zhēng)議的，保存至爭(zhēng)議解決完畢。（三）異常情況處理客戶拖延簽署：超過約定簽署期限15日未反饋的，銷售專員需主動(dòng)溝通，確認(rèn)原因并上報(bào)銷售部門負(fù)責(zé)人；若客戶無正當(dāng)理由拒簽，啟動(dòng)終止合作流程，避免資源浪費(fèi)。合同履