采購訂單審核與供應商信息登記表工具模板一、適用范圍與場景本工具模板適用于企業(yè)采購管理場景，涵蓋新供應商信息登記、采購訂單與全流程審核環(huán)節(jié)。具體包括：企業(yè)首次合作供應商的資質審核與信息備案，日常采購訂單的提交、多級審批及結果跟蹤，保證采購活動合規(guī)、透明，同時為供應商管理提供標準化數(shù)據支撐。適用于制造業(yè)、服務業(yè)等各類需規(guī)范采購流程的企業(yè)，涉及采購部門、需求部門、財務部門及供應商管理部門的協(xié)同工作。二、操作流程詳解（一）供應商信息登記階段供應商發(fā)起登記申請新供應商聯(lián)系企業(yè)采購對接人（如采購專員*），獲取《供應商信息登記表》模板，填寫完整基本信息（含公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系方式、主營業(yè)務等），并附加蓋公章的資質文件掃描件（如營業(yè)執(zhí)照副本、相關行業(yè)許可證、質量體系認證證書等）。采購部門初審資質采購專員*收到供應商提交材料后，1個工作日內完成資質初審，重點核對：營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內，經營范圍是否涵蓋擬供貨品類；特殊行業(yè)資質（如食品經營許可證、醫(yī)療器械經營許可證等）是否齊全；統(tǒng)一社會信用代碼真實性（通過“國家信用信息公示系統(tǒng)”核驗）。初審通過后，將材料轉交供應商管理部門；初審不通過的，注明原因并退回供應商補充。供應商管理部門復核備案供應商管理部門專員*在2個工作日內對材料進行復核，確認無誤后，將供應商信息錄入企業(yè)供應商管理系統(tǒng)，分配唯一供應商編碼，并同步更新《合格供應商名錄》。（二）采購訂單審核階段需求部門提交訂單申請需求部門根據采購計劃，在采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，填寫以下信息：訂單基礎信息：訂單編號、申請日期、預計到貨日期、交付地址；物品/服務明細：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、技術參數(shù)（若有）；供應商信息：選擇已備案的供應商（或新登記供應商待審核通過后關聯(lián)）；備注：如特殊交付要求、質量標準等。提交后，系統(tǒng)自動流轉至采購專員*進行初審。采購專員初審訂單采購專員*在1個工作日內完成初審，重點審核：訂單信息與采購計劃是否一致，需求部門審批手續(xù)是否齊全；供應商是否在《合格供應商名錄》內，新供應商是否已完成信息登記；數(shù)量、單價、金額計算是否準確，是否超預算（需核對預算編碼）。初審通過后，提交至采購經理*復審；初審不通過的，注明修改意見并退回需求部門。采購經理復審訂單采購經理*在1個工作日內完成復審，重點審核：采購必要性、價格合理性（對比歷史采購價或市場價）；供應商選擇是否符合企業(yè)采購政策（如定點采購、招標結果等）；大額訂單（如超過X萬元）是否附比價記錄或三方報價單。復審通過后，提交至財務部門*終審；復審不通過的，說明理由并退回采購專員。財務部門終審訂單財務專員*在1個工作日內完成終審，重點審核：訂單金額是否在預算范圍內，資金支付計劃是否合理；涉及預付款的，是否附合同條款或審批文件；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合財務要求。終審通過后，系統(tǒng)正式采購訂單，自動發(fā)送至供應商及需求部門；終審不通過的，反饋至采購部門調整。訂單執(zhí)行與歸檔供應商收到訂單后，確認交期并安排發(fā)貨；需求部門收貨后驗收，在系統(tǒng)中確認收貨狀態(tài)。采購專員*每月匯總訂單執(zhí)行情況，將訂單表單、供應商資質文件、審核記錄等整理歸檔，保存期限不少于3年。三、核心表格模板（一）供應商信息登記表登記信息類別具體內容基本信息公司名稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、經營期限、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、郵箱、主營業(yè)務范圍資質文件營業(yè)執(zhí)照副本（掃描件）、相關行業(yè)許可證（如適用）、質量體系認證證書（如ISO9001）、法定代表人證件號碼明（掃描件）銀行賬戶信息開戶銀行、銀行賬號、賬戶名稱供貨范圍擬供應物品/服務名稱、規(guī)格型號、品牌（若有）、年供貨能力（預估）補充信息企業(yè)簡介、主要業(yè)績案例（近2年）、獲獎證書（如有）供應商承諾（手寫簽字并蓋章）“本表所填信息真實有效，如有虛假愿承擔一切責任”登記日期年月日（二）采購訂單審核表訂單基礎信息訂單編號：_________申請部門：_________申請日期：_________預計到貨日期：_________供應商信息供應商名稱：_________供應商編碼：_________聯(lián)系人：_________聯(lián)系方式：_________物品/服務明細序號名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）金額（元）技術參數(shù)/服務要求備注1________________________________________________________________________2________________________________________________________________________金額匯總訂單總金額（大寫）：____________________元（小寫）：￥_________預算編碼：_________審核流程審核環(huán)節(jié)訂單狀態(tài)□待提交□初審中□復審中□終審中□已批準□已駁回□已執(zhí)行□已完成備注如：特殊交付要求、預付款約定等四、使用要點提示信息真實性要求供應商登記信息必須真實、準確，營業(yè)執(zhí)照、資質文件需在有效期內，到期前1個月需提交更新材料；采購訂單物品/服務信息需與實際需求一致，避免虛假采購。審核時限規(guī)范各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內完成審核（初審1個工作日、復審1個工作日、終審1個工作日），無特殊情況不得拖延，保證采購流程高效。權限與職責分離采購申請、審核、執(zhí)行崗位需分離，避免同一人負責全流程，防范內控風險；大額訂單（如超過X萬元）需分管領導*額外審批。數(shù)據保密與歸檔供應商信息及采購訂單數(shù)據涉及商業(yè)秘密，僅相關人員可查看，嚴禁外泄；每月需對訂單及供應商資料進行分類歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務器，紙質版存檔于指定文件柜。異常情況處理若供應商資質審核不通過或訂單被駁回，需及時通知相關方說明原