通用合同管理模板與流程一、適用業(yè)務(wù)場景與對(duì)象采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如咨詢、保潔、IT運(yùn)維等）；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制化開發(fā)交付等；合作類合同：項(xiàng)目聯(lián)合開發(fā)、渠道代理、技術(shù)合作、品牌授權(quán)等；資產(chǎn)類合同：固定資產(chǎn)租賃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、不動(dòng)產(chǎn)買賣等；其他類合同：保密協(xié)議、勞動(dòng)合同（補(bǔ)充）、借款合同等。適用對(duì)象為企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、行政部門及相關(guān)管理人員，保證合同從談判到歸檔的規(guī)范管理。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同起草：需求確認(rèn)與條款擬定責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起人）、法務(wù)部門（審核）操作說明：需求收集：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)等核心要素，填寫《合同需求審批單》（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后啟動(dòng)起草。模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫（如采購合同模板、銷售合同模板），無對(duì)應(yīng)模板時(shí)，參照《民法典》及相關(guān)法律法規(guī)擬定框架條款。條款擬定：基礎(chǔ)信息：合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門代碼-合同序號(hào)，如“2024-CG-001”）、合同名稱（明確合同性質(zhì)，如“設(shè)備采購合同”）、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)；主體信息：甲方（采購方/需求方）、乙方（供應(yīng)方/服務(wù)方）全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（示例：聯(lián)系人張*，電話）；核心條款：標(biāo)的描述（具體、可量化，如“型號(hào)為的服務(wù)器10臺(tái)，配置參數(shù)如下…”）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)款及支付方式（含金額、幣種、賬戶信息、支付節(jié)點(diǎn)，如“合同簽訂后7個(gè)工作日內(nèi)支付30%預(yù)付款…”）、履行期限（起止時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（“按本合同附件一《技術(shù)規(guī)格書》執(zhí)行”）、違約責(zé)任（明確違約情形及賠償計(jì)算方式，如“逾期交付每日按合同總額的0.05%支付違約金”）、爭議解決方式（“協(xié)商不成，提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民訴訟解決”）；附件：列明所有附件名稱（如技術(shù)附件、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單等），保證附件與條款一致。（二）內(nèi)部審批：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說明：部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容的真實(shí)性、合理性及與業(yè)務(wù)需求的匹配性，重點(diǎn)核對(duì)數(shù)量、價(jià)款、履行期限等關(guān)鍵信息。法務(wù)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審核條款合法性（如是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定）、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性（如權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確）、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力約定等），出具《合同法務(wù)審核意見表》（見附件2）。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核價(jià)款構(gòu)成是否合理、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類型及稅務(wù)處理（如“乙方提供13%增值稅專用發(fā)票”）、履約保證金條款（如“需繳納合同總額5%的履約保證金”）。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性，分級(jí)報(bào)批（示例：金額≤10萬元，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及分管副總審批；10萬元＜金額≤50萬元，需總經(jīng)理審批；金額＞50萬元，提交董事會(huì)審批）。審批通過后，形成《合同審批流轉(zhuǎn)表》（見附件3），作為簽訂依據(jù)。（三）對(duì)方洽談：條款協(xié)商與確認(rèn)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（主談）、法務(wù)部門（支持）操作說明：談判準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門內(nèi)部明確談判底線（如最低價(jià)格、最晚交付時(shí)間），法務(wù)部門提供談判中的法律風(fēng)險(xiǎn)提示（如“違約金不得超過實(shí)際損失的30%”）。條款協(xié)商：與對(duì)方就合同核心條款（價(jià)款、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）逐項(xiàng)溝通，重點(diǎn)分歧點(diǎn)需形成書面記錄，如“關(guān)于逾期交付違約金，乙方要求從0.03%調(diào)整為0.05%，經(jīng)協(xié)商暫定為0.04%”。確認(rèn)定稿：雙方達(dá)成一致后，修改合同文本并最終確認(rèn)，保證所有修改痕跡清晰（如使用修訂模式標(biāo)注），由雙方授權(quán)代表簽字蓋章頁掃描件留存。（四）合同簽訂：用印與生效管理責(zé)任主體：行政部門（用印管理）、法務(wù)部門（歸檔）操作說明：用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請(qǐng)表》（見附件4），附《合同審批流轉(zhuǎn)表》《對(duì)方資質(zhì)證明》（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明）等材料，交行政部門審核。用印規(guī)范：合同需加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁以部門章或個(gè)人章代替）；加印位置為合同尾頁雙方簽字處及“騎縫章”（多頁合同需在每頁側(cè)面加蓋騎縫章，防止拆換）；合同一式多份（如正本2份，副本4份），正本由雙方各執(zhí)1份，副本由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、行政部門各執(zhí)1份。生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定生效條件的，如“收到首付款后生效”，需滿足條件后生效），生效日期需在合同中明確標(biāo)注。（五）履行跟蹤：進(jìn)度監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行）、財(cái)務(wù)部門（付款）、法務(wù)部門（風(fēng)險(xiǎn)）操作說明：履約臺(tái)賬：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行臺(tái)賬》（見附件5），記錄合同履行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付時(shí)間、交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、尾款支付時(shí)間），定期更新進(jìn)度（每周/每月）。進(jìn)度監(jiān)控：交付類合同：跟蹤生產(chǎn)/服務(wù)進(jìn)度，要求乙方提供階段性進(jìn)展報(bào)告（如“每月5日前提交上月生產(chǎn)計(jì)劃完成情況”）；付款類合同：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定節(jié)點(diǎn)，審核乙方提供的付款憑證（如發(fā)票、驗(yàn)收單），安排付款并記錄臺(tái)賬；驗(yàn)收管理：標(biāo)的交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合技術(shù)部門、使用部門按約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收確認(rèn)單》（見附件6），明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）及整改要求。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：出現(xiàn)可能影響履約的情形（如乙方逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、經(jīng)營異常等），業(yè)務(wù)部門需立即啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制，3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門，協(xié)商解決方案（如催告、解除合同、索賠等）。（六）變更與解除：流程規(guī)范與書面確認(rèn)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起）、法務(wù)部門（審核）、雙方協(xié)商操作說明：合同變更：情形：履行過程中因政策變化、需求調(diào)整等需修改合同條款（如數(shù)量增減、價(jià)款調(diào)整、履行期限延長）；流程：雙方協(xié)商一致→業(yè)務(wù)部門擬定《合同變更協(xié)議》（明確變更內(nèi)容、生效條件）→內(nèi)部審批（參照原審批流程）→雙方簽字蓋章→履行臺(tái)賬同步更新。合同解除：協(xié)商解除：雙方協(xié)商一致，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、已履行部分處理方式（如“乙方已完成70%交付，甲方支付對(duì)應(yīng)70%價(jià)款，剩余30%合同自動(dòng)終止”）；單方解除：符合法定或約定解除條件（如乙方嚴(yán)重違約），守約方需書面通知對(duì)方，說明解除理由，并留存違約證據(jù)（如逾期交付的催告函、驗(yàn)收不合格報(bào)告），必要時(shí)通過法律途徑解決。（七）歸檔管理：資料整理與保存責(zé)任主體：行政部門（歸檔）、法務(wù)部門（監(jiān)督）操作說明：歸檔范圍：合同正本、副本、《合同審批流轉(zhuǎn)表》《法務(wù)審核意見表》《對(duì)方資質(zhì)證明》《履行臺(tái)賬》《驗(yàn)收確認(rèn)單》《變更/解除協(xié)議》等所有與合同相關(guān)的書面及電子材料。歸檔流程：合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將全套材料移交行政部門；行政部門按“一合同一檔”原則整理，檔案袋標(biāo)注“合同編號(hào)+合同名稱+簽訂日期”，錄入《合同檔案登記表》（見附件7）；電子檔案同步存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（加密處理），保存期限與紙質(zhì)檔案一致。保存期限：保管期限：一般合同保管期限為合同履行完畢后10年；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭議解決的合同保管期限為20年；借閱管理：借閱合同需填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》（見附件8），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳涉密條款。三、合同核心要素模板（附表格示例）附件1：合同需求審批表項(xiàng)目內(nèi)容填寫說明合同名稱如“公司2024年度辦公設(shè)備采購合同”需求部門如“行政部”需求描述明確采購設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途（如“采購筆記本電腦20臺(tái)，用于新員工入職”）預(yù)算金額含稅金額（大寫：人民幣壹拾萬元整；小寫：￥100,000.00）履行期限如“合同簽訂后30日內(nèi)交付并驗(yàn)收合格”業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人意見簽字：______日期：______法務(wù)部門意見簽字：______日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：______日期：______附件2：合同法務(wù)審核意見表審核項(xiàng)目審核要點(diǎn)審核意見（通過/修改/不通過）主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份是否有效通過核心條款合法性價(jià)款、違約責(zé)任、爭議解決等條款是否符合法律強(qiáng)制性規(guī)定修改：違約金調(diào)整為“每日0.03%”邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、條款之間是否存在沖突（如交付時(shí)間與驗(yàn)收時(shí)間矛盾）通過風(fēng)險(xiǎn)提示保密條款缺失，建議增加“乙方對(duì)甲方技術(shù)信息保密，期限至合同終止后3年”修改：補(bǔ)充保密條款附件3：合同審批流轉(zhuǎn)表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期業(yè)務(wù)部門初審?fù)?（行政部負(fù)責(zé)人）同意王*2024-03-01法務(wù)部門審核李*（法務(wù)專員）修改后通過李*2024-03-02財(cái)務(wù)部門審核張*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）同意張*2024-03-03分管領(lǐng)導(dǎo)審批趙*（分管副總）同意趙*2024-03-04附件4：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門業(yè)務(wù)部合同名稱公司2024年度辦公設(shè)備采購合同合同編號(hào)2024-CG-001用印份數(shù)正本2份，副本4份用印原因合同正式簽訂，需加蓋公章及騎縫章附件清單1.合同文本6份；2.《審批流轉(zhuǎn)表》1份行政部門審核同意用印經(jīng)辦人劉*用印日期2024-03-05附件5：合同履行臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱標(biāo)的描述履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成狀態(tài)責(zé)任人2024-CG-001辦公設(shè)備采購筆記本電腦20臺(tái)預(yù)付款支付2024-03-102024-03-10已完成劉*2024-CG-001辦公設(shè)備采購設(shè)備交付2024-04-102024-04-08已完成劉*2024-CG-001辦公設(shè)備采購驗(yàn)收合格2024-04-152024-04-18進(jìn)行中陳*附件6：驗(yàn)收確認(rèn)單合同編號(hào)2024-CG-001驗(yàn)收日期2024-04-18驗(yàn)收標(biāo)的筆記本電腦20臺(tái)（型號(hào)：ThinkPadT480）驗(yàn)收部門行政部、IT部驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)合同附件一《技術(shù)規(guī)格書》參數(shù)要求驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格需說明原因）合格驗(yàn)收意見設(shè)備數(shù)量、型號(hào)、配置符合合同約定，運(yùn)行正常驗(yàn)收小組簽字行政部：王；IT部：周；財(cái)務(wù)部：張*附件7：合同檔案登記表檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽訂日期保存期限歸檔人借閱記錄（日期、借閱人、歸還日期）HT-2024-0012024-CG-001辦公設(shè)備采購2024-03-052034-03-05吳*附件8：合同檔案借閱申請(qǐng)表借閱人陳*（業(yè)務(wù)部）借閱部門業(yè)務(wù)部合同編號(hào)2024-CG-001借閱原因項(xiàng)目審計(jì)需查閱借閱期限2024-05-10至2024-05-12審批人（部門）王*（行政部負(fù)責(zé)人）審批人（法務(wù)）李*歸還日期2024-05-11四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示（一）法律合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)提示：合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“不得約定‘造成人身傷害不承擔(dān)責(zé)任’”），涉及特許經(jīng)營、外資準(zhǔn)入等特殊行業(yè)，需提前確認(rèn)資質(zhì)要求；操作：重大合同（金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）需外聘律師進(jìn)行二次審核，留存《法律意見書》。（二）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)提示：簽約前需核實(shí)對(duì)方主體資格，包括：企業(yè)法人：提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明，核實(shí)經(jīng)營范圍是否包含合同標(biāo)的；其他組織：如合伙企業(yè)、個(gè)體工商戶，需提供登記證書及負(fù)責(zé)人證件號(hào)碼明；自然人：核實(shí)證件號(hào)碼信息，保證完全民事行為能力。操作：對(duì)方資質(zhì)證明材料需與合同文本一并歸檔，定期更新合作方“合格供應(yīng)商名錄”（每年核查一次）。（三）審批流程完整性風(fēng)險(xiǎn)提示：嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越權(quán)審批”，合同金額、類型變更需重新履行審批程序；操作：通過企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)審批流程線上化，保證各環(huán)節(jié)審批意見可追溯，審批記錄