2026年高端民宿運營公司固定資產(chǎn)采購與驗收管理辦法管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司固定資產(chǎn)采購與驗收管理工作，保障高端民宿運營所需固定資產(chǎn)的品質(zhì)、性能、適配性符合要求，控制采購成本，杜絕不合格資產(chǎn)流入運營環(huán)節(jié)，依據(jù)《企業(yè)財務(wù)通則》《固定資產(chǎn)管理暫行辦法》《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高端民宿運營特性（含固定資產(chǎn)品類多、適配房源風(fēng)格要求高、使用頻率高、安全性能要求嚴等）及公司實際經(jīng)營需求，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司所有高端民宿運營相關(guān)固定資產(chǎn)的采購與驗收工作，涵蓋客房家具、家電設(shè)備、軟裝陳設(shè)、消防設(shè)備、清潔設(shè)備、辦公設(shè)備等品類，涉及采購部門、運營部門、財務(wù)部門、倉儲部門及專職驗收人員，是公司開展固定資產(chǎn)采購與驗收的核心依據(jù)。第三條固定資產(chǎn)采購與驗收遵循“需求導(dǎo)向、性價比優(yōu)先、合規(guī)采購、嚴格驗收”的基本原則，采購需貼合民宿運營實際需求，在保證品質(zhì)的前提下控制成本，采購流程符合公司及國家相關(guān)規(guī)定，驗收環(huán)節(jié)嚴把質(zhì)量關(guān)，確保資產(chǎn)符合使用標準。第四條公司各部門履行以下管理職責(zé)：采購部門為固定資產(chǎn)采購牽頭部門，負責(zé)采購申請審核、供應(yīng)商篩選、采購實施、合同簽訂及異常問題協(xié)調(diào)；運營部門負責(zé)提報固定資產(chǎn)采購需求，明確資產(chǎn)適配房源的風(fēng)格、性能要求，參與驗收環(huán)節(jié)確認資產(chǎn)實用性；財務(wù)部門負責(zé)采購預(yù)算審核、資金支付管控、資產(chǎn)入賬核算；倉儲部門配合驗收工作，負責(zé)合格資產(chǎn)的入庫保管；驗收人員負責(zé)資產(chǎn)驗收的具體實施，對驗收結(jié)果的真實性、準確性負責(zé)。第二章固定資產(chǎn)采購管理第一節(jié)采購申請與審批第五條采購申請分為常規(guī)采購申請和應(yīng)急采購申請：常規(guī)采購適用于房源裝修、設(shè)備更新?lián)Q代等計劃性需求，運營部門需提前填寫《固定資產(chǎn)采購申請單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、適配房源、預(yù)計使用年限、預(yù)算金額及采購理由，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交采購部門；應(yīng)急采購適用于房源設(shè)備突發(fā)故障、安全設(shè)施失效等緊急需求，運營部門可先口頭向采購部門報備，24小時內(nèi)補充完善書面申請手續(xù)。第六條采購審批實行分級管控：常規(guī)采購申請按預(yù)算金額分級審批，金額較低的采購申請由采購部門負責(zé)人審批，金額較高的采購申請需經(jīng)財務(wù)部門審核預(yù)算后報公司管理層審批；應(yīng)急采購申請可簡化審批流程，由采購部門負責(zé)人初審、公司管理層口頭同意后先行采購，事后3個工作日內(nèi)補充完整審批手續(xù)。第七條采購部門收到審批后的采購申請，需對采購需求進行復(fù)核，確認資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、適配性等信息無誤，對模糊不清的需求及時與運營部門溝通確認，避免因需求偏差導(dǎo)致采購資產(chǎn)無法使用。第二節(jié)采購實施第八條采購部門需篩選合格供應(yīng)商，優(yōu)先選擇有行業(yè)資質(zhì)、合作口碑良好、售后保障完善的供應(yīng)商，涉及家電、消防設(shè)備等特殊品類的供應(yīng)商，需具備對應(yīng)品類的經(jīng)營許可資質(zhì)；采購實施需遵循比價原則，同類資產(chǎn)至少對比3家及以上供應(yīng)商的報價、品質(zhì)、售后條款，確保采購價格合理。第九條采購金額達到一定標準的，需與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，合同中明確資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、交付時間、品質(zhì)標準、驗收要求、售后保障、違約責(zé)任等核心條款；小額采購可簽訂簡易采購協(xié)議，留存雙方確認的采購明細及溝通記錄。第十條采購部門需跟蹤供應(yīng)商的備貨、發(fā)貨進度，及時向運營部門反饋采購進展，確保資產(chǎn)按約定時間交付；資產(chǎn)到貨前，采購部門需將采購合同、送貨單等單據(jù)提交驗收人員，作為驗收依據(jù)。第三章固定資產(chǎn)驗收管理第一節(jié)驗收范圍與標準第十一條驗收范圍覆蓋所有采購的固定資產(chǎn)，重點核驗以下內(nèi)容：外觀驗收，檢查資產(chǎn)表面無破損、劃痕、變形、色差等問題，軟裝陳設(shè)需符合房源風(fēng)格要求；性能驗收，測試家電設(shè)備、清潔設(shè)備等的運行狀態(tài)，確保功能正常、運行穩(wěn)定，無噪音、故障提示等異常；資質(zhì)驗收，核查消防設(shè)備、特種設(shè)備等的合格證書、檢驗報告、保修憑證等，確保資質(zhì)齊全且在有效期內(nèi)；適配性驗收，確認資產(chǎn)規(guī)格、尺寸與房源空間、使用需求匹配，可正常安裝使用。第十二條不同品類資產(chǎn)的專項驗收標準：客房家電需通電測試核心功能，運行參數(shù)符合產(chǎn)品說明，無漏電、異響等安全隱患；消防設(shè)備需有消防產(chǎn)品認證標識，壓力值、有效期等符合安全標準；家具類資產(chǎn)需結(jié)構(gòu)穩(wěn)固，無松動、開裂，材質(zhì)符合環(huán)保要求；軟裝陳設(shè)需圖案、色彩與申請要求一致，無褪色、脫線等質(zhì)量問題。第二節(jié)驗收流程第十三條到貨核對：資產(chǎn)到貨后，驗收人員首先核對送貨單、采購合同、采購申請單的信息一致性，確認資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息與采購要求相符，無錯發(fā)、漏發(fā)情況。第十四條現(xiàn)場驗收：驗收人員按驗收標準逐項核驗資產(chǎn)，對家電、設(shè)備類資產(chǎn)進行通電、試運行測試，測試過程需有運營部門人員在場確認；消防設(shè)備等特殊資產(chǎn)，可邀請專業(yè)人員協(xié)助驗收；驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題的，需當場記錄并拍攝留存證據(jù)，及時告知采購部門。第十五條驗收記錄與入庫：驗收合格的資產(chǎn)，驗收人員填寫《固定資產(chǎn)驗收記錄表》，注明驗收時間、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果，由驗收人員、運營部門確認人員簽字后，提交倉儲部門辦理入庫；驗收不合格的資產(chǎn)，單獨標注存放，禁止入庫使用。第四章采購與驗收異常處置第十六條驗收不合格的資產(chǎn)，采購部門需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，根據(jù)合同約定提出退換貨、補貨或索賠要求；涉及品質(zhì)嚴重不符、安全隱患的資產(chǎn)，需要求供應(yīng)商立即召回，重新配送合格資產(chǎn)。第十七條采購過程中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商報價異常、資質(zhì)造假、未按約定時間交付等問題，采購部門需暫停合作，核實情況后視情節(jié)終止合作，將該供應(yīng)商列入不合格供應(yīng)商名單，不再納入后續(xù)采購合作范圍。第十八條應(yīng)急采購的資產(chǎn)若驗收不合格，但房源運營急需使用的，經(jīng)運營部門確認、公司管理層審批后，可臨時調(diào)配備用資產(chǎn)，采購部門需加急與供應(yīng)商協(xié)商更換，確保不影響房源正常運營。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十九條日常監(jiān)督：財務(wù)部門每季度核查固定資產(chǎn)采購預(yù)算執(zhí)行情況、資金支付合規(guī)性；采購部門每月梳理采購及驗收記錄，復(fù)盤異常問題的處置情況；公司每半年開展一次固定資產(chǎn)采購與驗收專項檢查，覆蓋采購流程、驗收標準、資產(chǎn)使用情況等環(huán)節(jié)。第二十條考核機制：將采購資產(chǎn)的適配率、驗收合格率、采購成本控制效果納入采購部門績效考核；將采購需求提報的準確性、驗收配合的及時性納入運營部門績效考核；驗收人員的驗收準確率、記錄完整性納入個人績效考核。第二十一條責(zé)任追究：運營部門提報虛假采購需求、錯誤需求導(dǎo)致資產(chǎn)無法使用的，追究相關(guān)提報人員責(zé)任；采購部門未按規(guī)定比價、簽訂合同，導(dǎo)致采購成本過高或資產(chǎn)品質(zhì)不合格的，視情節(jié)給予通報批評、績效扣分等處理；驗收人員未按標準驗收，導(dǎo)致不合格資產(chǎn)入庫使用的，承擔相應(yīng)責(zé)任，造成經(jīng)濟損失的需按比例賠償。第六章附則第二十二條本辦法由公司采購部門會同財務(wù)部門負責(zé)解釋，若國家相關(guān)固定資產(chǎn)管理、采購管理的法律法規(guī)發(fā)生調(diào)整，或公司民宿運營需求變化，由采購部門牽頭修訂，報公司管理層審批后生效。第二十三條