企業(yè)日常采購(gòu)申請(qǐng)及審批流程工具指南一、采購(gòu)流程適用范圍與常見(jiàn)場(chǎng)景在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)活動(dòng)是保障各部門工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。本流程適用于以下常見(jiàn)采購(gòu)場(chǎng)景：辦公用品采購(gòu)：如紙張、筆具、文件夾等日常消耗品；設(shè)備采購(gòu)：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等固定資產(chǎn)或低值易耗品；服務(wù)采購(gòu)：如保潔、維修、咨詢等外部服務(wù)；生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如原材料、零部件、勞保用品等業(yè)務(wù)相關(guān)物資。無(wú)論采購(gòu)金額大小、品類差異，均需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程申請(qǐng)審批，保證采購(gòu)合規(guī)、資源合理配置。二、采購(gòu)申請(qǐng)及審批全流程操作指南流程總覽：申請(qǐng)發(fā)起→部門審核→財(cái)務(wù)復(fù)核→分級(jí)審批→采購(gòu)執(zhí)行→入庫(kù)驗(yàn)收→財(cái)務(wù)結(jié)算→資料歸檔。各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任人與操作要點(diǎn)，具體步驟步驟1：采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起操作人：需求部門申請(qǐng)人（如**）動(dòng)作：明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門工作需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及期望交付時(shí)間；填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》：需完整填寫“申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購(gòu)類別、預(yù)算金額、供應(yīng)商信息（若有）、需求描述”等字段，并附相關(guān)證明材料（如報(bào)價(jià)單、需求說(shuō)明、技術(shù)參數(shù)等）；提交申請(qǐng)：將《采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審批。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含附件）步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核操作人：需求部門負(fù)責(zé)人（如**）動(dòng)作：核查需求合理性：確認(rèn)采購(gòu)內(nèi)容是否符合部門工作計(jì)劃，數(shù)量、規(guī)格是否必要，避免過(guò)度采購(gòu)；審批預(yù)算：核對(duì)申請(qǐng)預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需說(shuō)明理由并同步財(cái)務(wù)部門；審批通過(guò)：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，若不通過(guò)需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。關(guān)鍵點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性負(fù)直接責(zé)任。步驟3：財(cái)務(wù)部門復(fù)核操作人：財(cái)務(wù)專員（如**）動(dòng)作：預(yù)算符合性審核：檢查申請(qǐng)金額是否在部門預(yù)算余額內(nèi)，若超預(yù)算需確認(rèn)是否有預(yù)算調(diào)整審批文件；價(jià)格合理性審核：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)行情，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理，必要時(shí)要求申請(qǐng)人補(bǔ)充多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)；資金計(jì)劃匹配：確認(rèn)采購(gòu)是否影響其他重點(diǎn)項(xiàng)目資金使用，保證資金安排合理。輸出：審核通過(guò)后簽字，若不通過(guò)注明退回理由（如“超預(yù)算未附調(diào)整說(shuō)明”“價(jià)格偏離市場(chǎng)均價(jià)超20%”等）。步驟4：分級(jí)審批（根據(jù)金額劃分）根據(jù)企業(yè)采購(gòu)金額分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（以下為示例，企業(yè)可自行調(diào)整）：小額采購(gòu)（≤5000元）：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（如趙六）審批，確認(rèn)采購(gòu)品類是否在“小額采購(gòu)目錄”內(nèi)，流程簡(jiǎn)化至采購(gòu)執(zhí)行；中等金額采購(gòu)（5000元-5萬(wàn)元）：除采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批外，需提交分管副總（如孫七）簽字確認(rèn)；大額采購(gòu)（＞5萬(wàn)元）：需經(jīng)分管副總、總經(jīng)理（如周八）雙簽審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策。關(guān)鍵點(diǎn)：緊急采購(gòu)（如突發(fā)維修）可啟動(dòng)“綠色通道”，但需在申請(qǐng)單注明“緊急”原因，事后補(bǔ)簽審批手續(xù)。步驟5：采購(gòu)執(zhí)行操作人：采購(gòu)專員（如吳九）動(dòng)作：選擇供應(yīng)商：根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)，通過(guò)“合格供應(yīng)商名錄”選取供應(yīng)商，若需新增供應(yīng)商需完成資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）；下達(dá)采購(gòu)訂單：與供應(yīng)商確認(rèn)交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等，簽訂采購(gòu)合同或下達(dá)訂單；跟蹤進(jìn)度：實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單執(zhí)行情況，保證按時(shí)交付，若延遲需及時(shí)反饋給需求部門。輸出：采購(gòu)合同/訂單、供應(yīng)商資質(zhì)文件。步驟6：入庫(kù)驗(yàn)收操作人：需求部門驗(yàn)收人（如鄭十）、倉(cāng)庫(kù)管理員（如錢十一）動(dòng)作：核對(duì)實(shí)物：收到物品后，對(duì)照采購(gòu)訂單檢查名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量是否一致，服務(wù)類采購(gòu)需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容達(dá)標(biāo)；驗(yàn)收簽字：驗(yàn)收合格后，需求部門、倉(cāng)庫(kù)管理員分別在《入庫(kù)驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)；若不合格，需當(dāng)場(chǎng)拒收并通知采購(gòu)專員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨；登記入賬：倉(cāng)庫(kù)管理員將驗(yàn)收信息錄入庫(kù)存系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門據(jù)此登記資產(chǎn)或費(fèi)用。輸出：《入庫(kù)驗(yàn)收單》（需有驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)管理員雙簽字）。步驟7：財(cái)務(wù)結(jié)算操作人：財(cái)務(wù)專員（如**）動(dòng)作：審核單據(jù)：核對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《入庫(kù)驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)是否一致、齊全；付款審批：按合同約定付款方式，提交付款審批單，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后辦理付款；賬務(wù)處理：登記應(yīng)付賬款、資產(chǎn)或費(fèi)用科目，保證賬實(shí)相符。關(guān)鍵點(diǎn)：發(fā)票抬頭、稅號(hào)需與企業(yè)信息一致，否則不予付款。步驟8：資料歸檔操作人：采購(gòu)專員、行政文員（如馮十二）動(dòng)作：收集資料：將《采購(gòu)申請(qǐng)表》、審批記錄、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等全套資料整理成冊(cè)；分類歸檔：按“采購(gòu)日期+部門+品類”編號(hào)，電子版存入企業(yè)共享系統(tǒng)，紙質(zhì)版存入檔案柜保存（保存期限≥3年）；查閱管理：建立歸檔清單，保證資料可追溯，非經(jīng)授權(quán)不得外泄。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板（示例）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)：CG-2024-X申請(qǐng)部門聯(lián)系方式采購(gòu)類別□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)□其他：________緊急程度□普通□緊急預(yù)算金額大寫：______________________小寫：￥________采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱12供應(yīng)商信息名稱：____________________聯(lián)系人：________電話：__________附件清單□報(bào)價(jià)單□需求說(shuō)明□技術(shù)參數(shù)□其他：________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：__________簽字：________日期：__________財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)：__________簽字：________日期：__________采購(gòu)部意見(jiàn)：__________簽字：________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：__________簽字：________日期：__________總經(jīng)理意見(jiàn)（如需）：__________簽字：________日期：__________備注四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示信息真實(shí)性與完整性：申請(qǐng)人需如實(shí)填寫采購(gòu)需求，虛報(bào)、瞞報(bào)將追究責(zé)任；附件（如報(bào)價(jià)單）需清晰有效，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)必須提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，未經(jīng)審批不得擅自采購(gòu)。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇“合格供應(yīng)商名錄”內(nèi)供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需審核營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，避免采購(gòu)“三無(wú)”產(chǎn)品或服務(wù)。審批時(shí)限要求：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核