ICS13.100CCSC77211DB21/T4337—2025安全評價檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了安全評價檔案管理的基本要求、基礎檔案管理要求、法定安全評價項目檔案管理要求、安全評價從業(yè)人員技術檔案管理要求、儀器設備檔案管理要求、檔案保管要求以及檔案保存期限。本文件適用于安全評價機構對安全評價機構基礎檔案、法定安全評價項目檔案、安全評價從業(yè)人員技術檔案以及儀器設備檔案的管理，相關法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。其他安全評價項目檔案管理可參照本規(guī)范執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范AQ/T8001安全評價通則DA/T1檔案工作基本術語DA/T22歸檔文件整理規(guī)則3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1檔案管理archivesmanagement對國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的有保存價值的材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。3.2安全評價檔案technicalarchivesofSafetyevaluation安全評價機構在技術服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等，主要包括基礎檔案、法定安全評價項目檔案、安全評價從業(yè)人員技術檔案、儀器設備檔案。3.3法定安全評價項目檔案archivesoflegalsafetyevaluationproject法定安全評價項目檔案是指安全評價機構在從事資質(zhì)認可業(yè)務范圍內(nèi)的安全評價技術服務時，按照有關規(guī)定所形成的各種文字、圖表、聲像資料等，包括安全評價報告、過程控制文件、現(xiàn)場勘驗和檢測檢驗記錄、現(xiàn)場影像資料、會議評審資料、報告修改說明及相關電子文件等資料。2DB21/T4337—20253.4電子檔案electronicarchives電子文件以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?基本要求4.1安全評價機構應建立安全評價檔案管理制度，明確責任部門和相關人員職責，對本機構安全評價涉及的各類資料做好收集、整理、立卷、裝盒、歸檔、保管和銷毀等工作。4.2安全評價機構應設置專（兼）職檔案管理員，負責檔案室及檔案日常管理工作。4.3安全評價機構應設有專用檔案室，檔案室面積不得少于100m2。檔案室應配備檔案柜（架）、消防器材、溫濕度計、門禁等設備設施，且應滿足防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等要求。4.4檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關說明及描述上應保持一致。不一致時應以紙質(zhì)檔案記載信息為準。4.5安全評價檔案應按照國家法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求，采取有效的檔案管理措施，保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。4.6安全評價機構是檔案管理的責任主體，應對本機構的安全評價檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。4.7安全評價機構因注銷、解散、改制、分立或者合并等原因發(fā)生變化的，應及時報告資質(zhì)認可機關，提出處置意見并妥善處置相關檔案。5基礎檔案管理要求5.1安全評價機構應建立本機構的基礎檔案，發(fā)生變化時應及時更新。5.2安全評價機構應指定專人負責基礎檔案資料的收集、整理及更新。5.3基礎檔案應包括但不限于以下內(nèi)容：——營業(yè)執(zhí)照或法人證書復印件；——安全評價機構資質(zhì)證書復印件；——法人承諾書原件；——過程控制手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格（文件）及安全評價管理制度；——過程控制體系運行過程中形成的文件和記錄（含人員培訓計劃和記錄）；——安全評價從業(yè)人員基本信息匯總表（含人員簽字）；——安全評價從業(yè)人員資格證書原件或復印件；——安全評價從業(yè)人員學歷證書、技術職稱證書及認定專業(yè)能力有關證明文件等的復印件；——安全評價從業(yè)人員法定勞動關系證明材料復印件（包括勞動合同，基本養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明）；——儀器設備基本信息匯總表（類別、儀器編號、名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、檢定或校準證書有效期和證書編號、有效期）；DB21/T4337—20253——其他與安全評價技術服務相關的基礎資料。6法定安全評價項目檔案管理要求6.1安全評價機構應按照“一項目一檔案”的立檔原則建立法定安全評價項目檔案。6.2法定安全評價項目檔案可采用電子版和（或）紙質(zhì)版歸檔文件。6.3法定安全評價項目檔案應包括但不限于以下內(nèi)容：——風險分析記錄；——技術服務合同；——評價任務通知書；——評價計劃書；——現(xiàn)場考察原始記錄；——客戶提供的原始材料（含法定檢測檢驗報告復印件）及清單；——評價報告內(nèi)部審核痕跡稿；——評價報告內(nèi)部審核記錄表；——評價報告技術負責人審核痕跡稿；——評價報告技術負責人審核記錄表；——過程控制負責人審核記錄表；——評價報告報審稿（紙質(zhì)版）；——評價報告專家評審意見及修改說明（如開展了外部專家評審）；——評價報告?zhèn)浒父澹堎|(zhì)版）；——安全評價從業(yè)告知書；——評價過程中采集的各類影像資料；——其他安全評價相關資料。6.4安全評價機構應在對項目組下達評價任務通知書時派發(fā)項目編號，項目編號應連續(xù)且唯一。若評價任務通知書下達后項目中止，項目組組長應及時告知檔案管理員并做好登記，確?？杖钡捻椖烤幪栍袚?jù)可循。6.5法定安全評價項目檔案以安全評價項目為單位，檔案材料收集整理工作完成后，項目組應編制歸檔目錄（參考格式見附錄A），歸檔人、項目組組長審核后簽字確認。檔案材料移交給檔案管理員后，檔案管理員應對照歸檔目錄對歸檔材料進行形式審查，核對無誤后簽字辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔工作應當自安全評價報告?zhèn)浒父搴灠l(fā)之日起的20個工作日之內(nèi)完成。6.6法定安全評價項目檔案經(jīng)核對無誤后，由檔案管理員對非裝訂成冊材料按形成時間先后順序排列，并按“第幾頁共幾頁”的格式統(tǒng)一編寫頁碼，建立索引和目錄。編碼后的有關評價資料應裝訂成冊，資料較多的可分冊裝訂。6.7項目組組長對項目歸檔材料的真實性、完整性和規(guī)范性負責。負責歸檔的項目組成員應確保歸檔材料完整、規(guī)范；負責形成或收集檔案材料的項目組成員應確保相關材料真實。6.8項目組應按照規(guī)定的檔案內(nèi)容收集和形成歸檔材料。相關材料原則上應保留原件，項目委托方提供的復印件上應有委托單位或其陪同人員的簽章；評價過程形成的記錄表格應保存原件，如必須謄寫，DB21/T4337—20254原件應一并保存；檔案材料中所有簽名均應為本人簽字；技術服務過程中形成的影像資料應同其他紙質(zhì)材料一同歸檔。法定安全評價項目檔案歸檔目錄（樣式）見附錄A。6.9評價檔案的檔案盒面或盒脊應注明年度、項目名稱、項目編號、類型（安全預評價或設立評價、安全現(xiàn)狀評價、安全驗收評價等）、保存期限等信息。6.10安全評價過程控制負責人每年應至少抽查3份評價檔案，檢查檔案的真實性和完整性。7安全評價從業(yè)人員技術檔案管理要求7.1安全評價機構應按照“一人一檔”的原則建立安全評價從業(yè)人員技術檔案。7.2安全評價從業(yè)人員技術檔案可采用電子版和（或）紙質(zhì)版歸檔文件。7.3安全評價機構應指定專人負責安全評價從業(yè)人員技術檔案資料的收集、整理，發(fā)生變化時應及時更新。7.4安全評價從業(yè)人員技術檔案應應包括但不限于以下內(nèi)容：——安全評價從業(yè)人員簡歷表；——安全評價從業(yè)人員資格證書（復印件）；——安全評價從業(yè)人員學歷證明（復印件）；——安全評價從業(yè)人員職稱證書（復印件）；——認定專業(yè)能力的其他證明材料（復印件）；——注冊安全工程師相關資格證書（復印件）；——勞動合同（復印件）；——其他相關業(yè)績成果：論文、專著、專利、科研成果、標準等（復印件）；——其他相關證明資料。8儀器設備檔案管理要求8.1安全評價機構應按照“一設備一檔案”的立檔原則建立儀器設備檔案。8.2儀器設備檔案可采用電子版和（或）紙質(zhì)版歸檔文件。8.3安全評價機構應指定專人負責儀器設備檔案資料的收集、整理，發(fā)生變化時應及時更新。8.4儀器設備管理檔案內(nèi)應至少包括以下內(nèi)容：——儀器設備購置憑證（或復印件）；——儀器設備操作規(guī)程（使用說明書、指南）；——儀器設備定期維護保養(yǎng)記錄；——檢定及校準證書；——其他有關資料。9檔案保管要求9.1紙質(zhì)檔案DB21/T4337—202559.1.1檔案應定期清理核對，檔案銷毀時應有記錄說明。9.1.2檔案應定期檢查，對破損褪變的檔案應進行修裱、復制和其它技術處理。9.1.3安全評價機構應建立檔案鑒定和銷毀制度，檔案經(jīng)識別達到保存期限可以銷毀的應按程序進行銷毀，并應保存銷毀審批及實施記錄。9.1.4安全評價機構應嚴格執(zhí)行檔案管理制度，借閱、更正、復印、交接、保存、銷毀檔案應辦理相關手續(xù)，并保存相關記錄。9.2電子檔案9.2.1電子檔案的保管應符合紙質(zhì)檔案的要求。9.2.2歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。9.2.3歸檔載體應采取避免擠壓損壞的措施。9.2.4電子檔案存放室應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。9.2.5超過保存期限的電子檔案的鑒定和銷毀，參照9.1.3，其刪除和銷毀應符合GB/T18894的要求。9.3檔案保密管理9.3.1安全評價機構應制定并實施檔案保密管理制度。9.3.2涉及國家保密的安全評價項目檔案應按照有關保守國家秘密的法律法規(guī)的規(guī)定和要求執(zhí)行。9.4定期檢查9.4.1安全評價機構應定期進行檔案管理檢查。檢查內(nèi)容包括檔案室的消防安全、環(huán)境設施安全、各項檔案管理制度的執(zhí)行情況等。9.4.2安全評價機構應將檔案管理納入本機構內(nèi)審計劃，對本機構安全評價檔案管理流程及有關執(zhí)行情況實施審核。9.5檔案索引9.5.1為方便檔案的使用和檢索，提高檔案資料的使用和管理效率，安全評價機構應編制檔案資料索9.5.2編制的檔案索引目錄應結(jié)構合理、信息準確、方便使用。10檔案保存期限10.1安全評價機構應根據(jù)檔案管理相關法規(guī)及行業(yè)的特點，明確檔案保存期限。安全