流程審批電子化工具使用指南一、適用工作場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，覆蓋日常辦公中的高頻需求，包括但不限于：費(fèi)用報(bào)銷：差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等費(fèi)用支出的報(bào)銷申請(qǐng)；請(qǐng)假管理：?jiǎn)T工年假、病假、事假等假期申請(qǐng)及審批；物資采購(gòu)：辦公設(shè)備、耗材采購(gòu)的申請(qǐng)與審批；項(xiàng)目立項(xiàng)：新項(xiàng)目啟動(dòng)、預(yù)算審批及資源調(diào)配申請(qǐng)；合同審批：業(yè)務(wù)合同、服務(wù)協(xié)議的擬定與合規(guī)性審核；其他流程：如加班申請(qǐng)、用印申請(qǐng)、員工入職/離職手續(xù)等。通過(guò)電子化工具，可實(shí)現(xiàn)審批流程線上化、標(biāo)準(zhǔn)化，減少紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)，提升審批效率，同時(shí)保證流程留痕、責(zé)任可追溯。二、詳細(xì)操作指引第一步：登錄系統(tǒng)并進(jìn)入審批模塊使用企業(yè)統(tǒng)一分配的賬號(hào)密碼登錄系統(tǒng)（如OA平臺(tái)、協(xié)同辦公軟件等）；在首頁(yè)導(dǎo)航欄找到“審批中心”或“流程審批”模塊，進(jìn)入；選擇“新建審批”或“發(fā)起流程”，進(jìn)入審批類型選擇界面。第二步：選擇審批類型并填寫基礎(chǔ)信息根據(jù)實(shí)際需求選擇對(duì)應(yīng)的審批流程（如“費(fèi)用報(bào)銷”“請(qǐng)假申請(qǐng)”“采購(gòu)申請(qǐng)”等）；填寫審批單基礎(chǔ)信息，包括：申請(qǐng)人信息：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)登錄人姓名、工號(hào)、部門，無(wú)需手動(dòng)填寫；申請(qǐng)日期：默認(rèn)為當(dāng)前日期，可根據(jù)實(shí)際情況修改；審批主題：簡(jiǎn)要說(shuō)明審批事由（如“2024年3月差旅費(fèi)報(bào)銷”“事假申請(qǐng)”）；緊急程度：根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇“普通”“緊急”“特急”（緊急流程將優(yōu)先推送審批人）。第三步：填寫審批詳情及附件根據(jù)審批類型填寫具體內(nèi)容：費(fèi)用報(bào)銷：填寫報(bào)銷金額、費(fèi)用發(fā)生日期、費(fèi)用明細(xì)（如交通費(fèi)、住宿費(fèi)）、報(bào)銷事由等；請(qǐng)假申請(qǐng)：填寫請(qǐng)假類型、起止時(shí)間、請(qǐng)假天數(shù)、工作交接人等；采購(gòu)申請(qǐng)：填寫物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估金額、采購(gòu)理由等；必要附件材料（所有附件需為PDF、JPG、Excel等格式，單個(gè)文件不超過(guò)10MB，總附件不超過(guò)50MB）：費(fèi)用報(bào)銷需發(fā)票、行程單、費(fèi)用明細(xì)表等；請(qǐng)假申請(qǐng)需附醫(yī)院證明（病假）、加班記錄（調(diào)休）等；采購(gòu)申請(qǐng)需附比價(jià)表、需求說(shuō)明等。第四步：設(shè)置審批流程并提交系統(tǒng)根據(jù)審批類型自動(dòng)匹配默認(rèn)審批流程（如“費(fèi)用報(bào)銷”默認(rèn)流程為：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)），申請(qǐng)人可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整審批節(jié)點(diǎn)（如需增加“總經(jīng)理審批”環(huán)節(jié)）；確認(rèn)審批人信息（系統(tǒng)支持按崗位、部門、指定人員選擇審批人，如部門負(fù)責(zé)人為“”，財(cái)務(wù)審核人為“”）；檢查所有信息填寫完整、附件無(wú)誤后，“提交”按鈕，審批流程正式啟動(dòng)。第五步：跟蹤審批進(jìn)度與處理結(jié)果提交后，申請(qǐng)人可在“我的審批-已提交”中查看流程進(jìn)度，實(shí)時(shí)顯示當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)、審批人及處理狀態(tài)（如“審批中”“已通過(guò)”“已駁回”）；審批人收到系統(tǒng)推送的待辦提醒（短信、APP消息或系統(tǒng)內(nèi)消息），需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批：通過(guò)：“同意”按鈕，流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回：填寫駁回理由（如“發(fā)票信息有誤”“附件不完整”），流程退回至申請(qǐng)人，需修改后重新提交；轉(zhuǎn)辦：審批人如無(wú)法處理，可“轉(zhuǎn)辦”將流程提交給其他指定人員處理。第六步：確認(rèn)審批完成并歸檔審批流程全部通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)電子審批單，申請(qǐng)人收到“審批完成”通知；申請(qǐng)人可在“審批記錄”中電子審批單（PDF格式），作為業(yè)務(wù)辦理憑證；系統(tǒng)自動(dòng)將審批單及附件歸檔至電子檔案庫(kù)，支持按申請(qǐng)單號(hào)、申請(qǐng)人、日期等條件檢索查詢，無(wú)需紙質(zhì)存檔。三、標(biāo)準(zhǔn)化審批表單示例以下以“費(fèi)用報(bào)銷審批單”為例，展示電子化審批表單的核心字段設(shè)計(jì)：字段名稱填寫說(shuō)明示例申請(qǐng)單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，唯一標(biāo)識(shí)審批流程FP202403150001申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，不可修改*所屬部門系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，不可修改市場(chǎng)部申請(qǐng)日期默認(rèn)為提交當(dāng)日期，可手動(dòng)修改2024-03-15報(bào)銷類型下拉選擇：差旅費(fèi)/辦公費(fèi)/業(yè)務(wù)招待費(fèi)/其他差旅費(fèi)報(bào)銷金額（元）數(shù)字格式，保留兩位小數(shù)2,580.50費(fèi)用發(fā)生期間起止日期，格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD2024-03-01至2024-03-10費(fèi)用明細(xì)表格形式填寫，包括日期、費(fèi)用項(xiàng)目、金額、備注2024-03-02，交通費(fèi)（地鐵），50.00，市內(nèi)通勤附件清單自動(dòng)的文件名及大小發(fā)票.pdf（2.3MB）、行程單.jpg（1.1MB）審批流程分節(jié)點(diǎn)顯示審批人、審批意見(jiàn)、審批時(shí)間見(jiàn)下表最終審批結(jié)果系統(tǒng)自動(dòng)：通過(guò)/駁回通過(guò)備注其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)（選填）無(wú)審批流程節(jié)點(diǎn)示例：審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見(jiàn)審批時(shí)間部門負(fù)責(zé)人審核*同意2024-03-1510:30財(cái)務(wù)審核*同意2024-03-1514:20分管領(lǐng)導(dǎo)審批*趙六同意2024-03-1609:15四、使用注意事項(xiàng)信息填寫需真實(shí)準(zhǔn)確所有必填項(xiàng)（如申請(qǐng)金額、日期、事由）需如實(shí)填寫，不得虛報(bào)、漏填；審批主題需簡(jiǎn)潔明了，便于審批人快速識(shí)別業(yè)務(wù)內(nèi)容（如避免使用“報(bào)銷”“請(qǐng)假”等模糊主題）。附件材料需規(guī)范完整附件需為原件掃描件或清晰照片，保證關(guān)鍵信息（如發(fā)票代碼、金額、公章）可辨識(shí)；電子發(fā)票需為PDF格式，避免截圖或圖片拼接，防止篡改風(fēng)險(xiǎn)。審批流程需按層級(jí)推進(jìn)不得擅自調(diào)整審批節(jié)點(diǎn)（如跳過(guò)部門負(fù)責(zé)人直接提交分管領(lǐng)導(dǎo)），如需特殊流程需提前聯(lián)系系統(tǒng)管理員；審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急流程需在4小時(shí)內(nèi)處理，避免延誤業(yè)務(wù)進(jìn)度。審批結(jié)果及時(shí)確認(rèn)申請(qǐng)人需留意系統(tǒng)通知，審批被駁回后需根據(jù)駁回理由及時(shí)修改（如補(bǔ)充附件、更正金額），重新提交時(shí)需注明“已修改”。審批完成后，及時(shí)電子審批單并妥善保存，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷、考勤統(tǒng)計(jì)的依據(jù)。電子檔案妥善保管審批單及附件僅限申請(qǐng)人、審批人及授權(quán)人員查詢，嚴(yán)禁外泄敏感信息；企業(yè)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，申請(qǐng)人