企業(yè)文件存檔管理制度執(zhí)行指南一、適用范圍與典型場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類文件（含紙質(zhì)與電子文件）的存檔管理，覆蓋業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要、客戶資料等全類型文件。典型場(chǎng)景包括：日常業(yè)務(wù)文件處理后的規(guī)范化歸檔、年度檔案系統(tǒng)整理與移交、審計(jì)/檢查前的檔案調(diào)取與備查、員工崗位變動(dòng)時(shí)的文件交接、超期檔案的鑒定與銷毀等。通過統(tǒng)一管理，保證文件完整、安全、可追溯，滿足合規(guī)運(yùn)營(yíng)與業(yè)務(wù)決策需求。二、執(zhí)行流程與操作步驟（一）文件分類與編碼明確分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件屬性，按“部門-業(yè)務(wù)類型-時(shí)間”三級(jí)分類。例如：部類：行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、技術(shù)部等；類別：行政部下設(shè)“制度文件”“會(huì)議紀(jì)要”“辦公用品管理”等子類；年度：按文件形成年度（如“2024”）。賦予唯一編碼：采用“部門縮寫-類別代碼-年度-流水號(hào)”格式。例如：行政部制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ為行政部縮寫，ZD為制度類別代碼）；財(cái)務(wù)部憑證：CW-PZ-2024-005（CW為財(cái)務(wù)部縮寫，PZ為憑證類別代碼）。編制分類目錄：由各部門檔案管理員于每年1月更新本部門《文件分類目錄》，報(bào)檔案管理部備案。（二）文件歸檔準(zhǔn)備文件完整性檢查：歸檔前確認(rèn)文件要素齊全，如合同需含雙方簽字、蓋章頁，會(huì)議紀(jì)要需有參會(huì)人員簽到表及決議事項(xiàng)。規(guī)范化處理：紙質(zhì)文件：去除訂書針、夾子等金屬物，破損文件需修補(bǔ)，重要文件建議復(fù)印后歸檔原件；電子文件：采用PDF、OFFICE等通用格式，命名與編碼一致，禁止使用特殊字符，重要文件需加密存儲(chǔ)（加密密碼由檔案管理員保管）。填寫《文件歸檔清單》：內(nèi)容包括文件名稱、編碼、形成日期、頁數(shù)、份數(shù)、歸檔人、部門負(fù)責(zé)人簽字等（模板見“三、常用表單模板”）。（三）移交與接收歸檔移交時(shí)限：日常文件：業(yè)務(wù)完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；年度匯總文件：次年1月15日前完成上一年度文件歸檔。移交流程：歸檔人填寫《文件歸檔清單》并簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，連同文件一并移交至檔案管理部；檔案管理員核對(duì)文件與清單一致性，檢查文件完整性、規(guī)范性，確認(rèn)無誤后在清單上簽字接收，并留存一份清單備查。電子文件歸檔：通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)，后發(fā)送歸檔確認(rèn)郵件至檔案管理部，郵件需包含文件編碼、數(shù)量及移交人信息。（四）檔案保管與維護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境管理：紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，環(huán)境要求溫度14-24℃，濕度45-60%，遠(yuǎn)離火源、水源，定期（每季度）檢查溫濕度并記錄；電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器，定期（每月）進(jìn)行異地備份，備份數(shù)據(jù)需加密并存儲(chǔ)于獨(dú)立物理介質(zhì)。動(dòng)態(tài)更新：檔案管理員每半年對(duì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；新增檔案需及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，更新檢索目錄。安全防護(hù)：紙質(zhì)檔案：檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管，非工作時(shí)間啟用密碼鎖；電子檔案：設(shè)置訪問權(quán)限，按“最小權(quán)限原則”分配，禁止未經(jīng)授權(quán)的復(fù)制、修改操作。（五）檔案借閱與使用借閱申請(qǐng)：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（模板見“三、常用表單模板”），說明借閱原因、文件名稱、編碼、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部。審批與登記：普通檔案：由檔案管理員審批，借閱期限不超過5個(gè)工作日；涉密或重要檔案（如未公開合同、核心技術(shù)資料）：需報(bào)請(qǐng)分管副總審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日。借閱與歸還：紙質(zhì)檔案：借閱時(shí)需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)文件數(shù)量，歸還時(shí)檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》處理；電子檔案：通過系統(tǒng)在線借閱，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借閱人、時(shí)間、操作日志，禁止或?qū)С觯ń?jīng)審批的特殊用途除外）。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月由檔案管理部牽頭，組織法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)超期檔案（保管期限參考《企業(yè)文件保管期限表》）進(jìn)行鑒定。鑒定流程：鑒定小組核查檔案價(jià)值，確定“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類；對(duì)擬銷毀檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)分管副總審批后，由檔案管理員與監(jiān)銷人（非檔案管理部門人員）共同監(jiān)銷。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)銷毀，監(jiān)銷人全程監(jiān)督，銷毀后在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)；電子檔案：徹底刪除存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)，并覆蓋原始數(shù)據(jù)，銷毀記錄需留存3年以上。三、常用表單模板（一）文件歸檔清單文件編碼文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)份數(shù)歸檔人部門負(fù)責(zé)人簽字備注XZ-ZD-2024-001辦公用品管理制度行政部2024-01-1582**含修訂版CW-PZ-2024-0051月費(fèi)用報(bào)銷憑證財(cái)務(wù)部2024-01-30151**趙六原件（二）文件借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門聯(lián)系方式借閱日期*孫七市場(chǎng)部2024-03-01文件編碼文件名稱借閱原因借閱期限SC-HT-2024-002與A公司采購(gòu)合同項(xiàng)目審計(jì)2024-03-05部門負(fù)責(zé)人意見檔案管理員意見審批意見同意*周八已登記，請(qǐng)按時(shí)歸還*吳九同意*鄭十（三）檔案銷毀清單文件編碼文件名稱形成年度保管期限銷毀原因備注XZ-QJ-2020-0052020年第三季度會(huì)議紀(jì)要202010年超期保存已鑒定無價(jià)值JS-JS-2018-0122018年技術(shù)方案（舊版）20185年版本更新已被新版替代監(jiān)銷人簽字檔案管理員簽字審批人簽字日期*馮十一*陳十二*褚十三2024-12-20四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合規(guī)性要求嚴(yán)格執(zhí)行《_________檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》等法律法規(guī)，保證檔案管理流程合法合規(guī)；涉密文件（如商業(yè)秘密、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)分類管理，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，并簽訂《保密協(xié)議》。（二）操作規(guī)范性文件編碼一旦確定不得隨意變更，如需修改需提交《文件編碼變更申請(qǐng)》，經(jīng)檔案管理部審核后更新；電子文件禁止使用個(gè)人存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤）直接拷貝，需通過企業(yè)指定傳輸渠道。（三）責(zé)任劃分部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需保證本部門文件及時(shí)、完整歸檔；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案日常管理、系統(tǒng)維護(hù)及借閱監(jiān)督，因管理不當(dāng)導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，按企業(yè)規(guī)定承擔(dān)責(zé)任。（四）應(yīng)急處理發(fā)生火災(zāi)、漏水等突發(fā)事件時(shí)，優(yōu)先搶救涉密檔案和重要業(yè)務(wù)檔案，并啟動(dòng)檔案?jìng)浞莼謴?fù)流程；