行業(yè)通用合同審查與簽訂流程工具模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程模板適用于各類(lèi)企業(yè)及組織在開(kāi)展以下業(yè)務(wù)時(shí)，需規(guī)范的合同審查與簽訂管理：企業(yè)間合作：如采購(gòu)與銷(xiāo)售、供應(yīng)鏈管理、戰(zhàn)略聯(lián)盟等商業(yè)合作；服務(wù)外包：包括IT技術(shù)開(kāi)發(fā)、咨詢服務(wù)、市場(chǎng)推廣、人力資源外包等服務(wù)類(lèi)合同；項(xiàng)目實(shí)施：如工程建設(shè)、研發(fā)項(xiàng)目、活動(dòng)策劃等需明確雙方權(quán)利義務(wù)的項(xiàng)目合作；知識(shí)產(chǎn)權(quán)與許可：如專利授權(quán)、商標(biāo)使用、軟件著作權(quán)轉(zhuǎn)讓等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)協(xié)議；租賃與資產(chǎn)處置：包括設(shè)備租賃、場(chǎng)地租賃、資產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)等涉及物權(quán)轉(zhuǎn)移的合同。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）第一步：合同需求發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作目標(biāo)：明確合同需求，收集基礎(chǔ)資料，保證合同簽訂的必要性和可行性。具體步驟：需求部門(mén)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求，填寫(xiě)《合同簽訂申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套工具表單1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心條款（如金額、期限、主要權(quán)利義務(wù)）等，并附上合作方初步資料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、合作方案、技術(shù)規(guī)格書(shū)等）。資料完整性審核：行政或綜合管理部門(mén)對(duì)《合同簽訂申請(qǐng)表》及附件資料進(jìn)行形式審核，保證資料齊全（如涉及特殊行業(yè)，需提供對(duì)方資質(zhì)證明文件，如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）。需求確認(rèn)：需求部門(mén)與財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門(mén)溝通，確認(rèn)合同內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略及預(yù)算要求，避免重復(fù)或沖突條款。（二）第二步：合同初步審查（形式與內(nèi)容）操作目標(biāo)：從基礎(chǔ)層面審查合同的完整性、合規(guī)性及與業(yè)務(wù)需求的匹配度。具體步驟：結(jié)構(gòu)完整性審查：檢查合同是否包含基本要素，如合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方法、簽訂日期等核心條款，避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。主體資格審查：對(duì)方主體：核實(shí)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)，若涉及特殊資質(zhì)（如建筑行業(yè)施工資質(zhì)），需確認(rèn)資質(zhì)等級(jí)與項(xiàng)目要求匹配；我方主體：確認(rèn)我方簽約主體為公司或其合法授權(quán)分支機(jī)構(gòu)，避免超越權(quán)限簽訂合同（如分公司需附總公司授權(quán)書(shū)）。內(nèi)容邏輯性審查：檢查條款表述是否清晰、無(wú)歧義，前后條款是否矛盾（如履行期限與付款條件是否沖突），技術(shù)類(lèi)術(shù)語(yǔ)是否與附件中的技術(shù)規(guī)格書(shū)一致。（三）第三步：專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)審查與部門(mén)協(xié)同操作目標(biāo)：通過(guò)多部門(mén)協(xié)同，識(shí)別并規(guī)避法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。具體步驟：法務(wù)部門(mén)審查：法律合規(guī)性：審查條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，避免霸王條款、無(wú)效條款（如“一方放棄全部權(quán)利”等顯失公平內(nèi)容）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任（是否明確違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)）、爭(zhēng)議解決方式（管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（是否清晰界定合作中產(chǎn)生的成果權(quán)屬）、保密條款（保密范圍、期限是否合理）等高風(fēng)險(xiǎn)條款。財(cái)務(wù)部門(mén)審查：收支條款：審核價(jià)款、付款方式（如分期付款的節(jié)點(diǎn)比例）、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開(kāi)具要求等是否符合財(cái)務(wù)制度，保證資金流轉(zhuǎn)安全；成本控制：評(píng)估合同成本是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否存在隱性費(fèi)用（如違約金、違約賠償?shù)呢?cái)務(wù)影響）。業(yè)務(wù)部門(mén)審查：可行性：確認(rèn)合同內(nèi)容是否具備可操作性，如交付周期是否滿足項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合客戶要求；資源匹配：評(píng)估我方是否有足夠的人力、物力、技術(shù)能力履行合同，避免超能力承諾。意見(jiàn)匯總：各部門(mén)審查后，在《合同審查表》中填寫(xiě)具體意見(jiàn)（如“需增加‘不可抗力條款’”“付款比例調(diào)整為30%預(yù)付款”），由需求部門(mén)匯總整理，形成修訂清單。（四）第四步：談判溝通與條款修訂操作目標(biāo)：與合作方就審查意見(jiàn)進(jìn)行溝通，達(dá)成一致，修訂合同文本。具體步驟：談判準(zhǔn)備：需求部門(mén)牽頭，組織法務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)人員制定談判方案，明確談判底線（如價(jià)格浮動(dòng)范圍、違約責(zé)任上限）及備選方案。談判實(shí)施：與合作方就合同條款逐項(xiàng)溝通，重點(diǎn)針對(duì)審查意見(jiàn)中的分歧點(diǎn)（如付款條件、違約責(zé)任）進(jìn)行協(xié)商，保證雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等。記錄共識(shí)：談判過(guò)程中，使用《合同談判記錄表》（見(jiàn)配套工具表單2）記錄談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與方、討論議題及達(dá)成的共識(shí)條款，對(duì)未決分歧明確下一步解決計(jì)劃（如“需補(bǔ)充對(duì)方技術(shù)參數(shù)附件”）。文本修訂：根據(jù)談判共識(shí)，由需求部門(mén)或法務(wù)部門(mén)修訂合同文本，形成《合同修訂說(shuō)明》，明確修改前后的條款對(duì)比及修改原因，保證修訂內(nèi)容經(jīng)雙方確認(rèn)（如通過(guò)郵件、書(shū)面函件等方式獲得對(duì)方認(rèn)可）。（五）第五步：最終審批與簽訂確認(rèn)操作目標(biāo)：完成合同內(nèi)部審批，保證合同簽訂權(quán)限合法，正式簽署合同文本。具體步驟：內(nèi)部審批：修訂后的合同文本提交至公司管理層（如總經(jīng)理、分管副總）或授權(quán)審批人審批，審批人根據(jù)合同金額、重要性等因素簽署審批意見(jiàn)（如“同意簽訂”“補(bǔ)充擔(dān)保后簽訂”）。最終文本核對(duì)：審批通過(guò)后，法務(wù)部門(mén)或需求部門(mén)與對(duì)方核對(duì)最終合同文本，保證所有修訂內(nèi)容已準(zhǔn)確納入，文本份數(shù)滿足雙方需求（如一式三份，雙方各執(zhí)一份，留存一份）。正式簽訂：簽約主體：由法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章（或合同專用章），授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書(shū)》（見(jiàn)配套工具表單3）；簽署形式：優(yōu)先采用紙質(zhì)簽署，若采用電子簽署，需保證符合《電子簽名法》要求（如通過(guò)可靠的第三方電子簽約平臺(tái)）；簽署時(shí)間：合同簽署日期一般為雙方最后一方簽字蓋章日期，明確合同生效條件（如“自雙方簽字蓋章之日起生效”或“收到預(yù)付款后生效”）。（六）第六步：合同履行與歸檔管理操作目標(biāo)：保證合同順利履行，規(guī)范合同檔案管理，便于后續(xù)查閱與風(fēng)險(xiǎn)追溯。具體步驟：履行跟蹤：需求部門(mén)作為合同履行主體，定期跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付節(jié)點(diǎn)、付款狀態(tài)），及時(shí)向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)反饋履行中的問(wèn)題（如對(duì)方違約、需求變更），并形成《合同履行記錄表》。變更與解除：若合同履行中需變更或解除，雙方應(yīng)簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更內(nèi)容、解除條件及后續(xù)責(zé)任處理（如已履行部分的結(jié)算、違約賠償），避免口頭協(xié)議。歸檔管理：歸檔內(nèi)容：合同正本、審批文件、談判記錄、修訂說(shuō)明、授權(quán)委托書(shū)、履行記錄等所有與合同相關(guān)的書(shū)面及電子資料；歸檔要求：合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，由行政或綜合管理部門(mén)完成歸檔，按“一合同一檔”原則分類(lèi)存放（如按合同類(lèi)型、簽訂日期編號(hào)），電子檔案需加密備份，明保證管期限（一般不少于合同履行期滿后5年）。三、配套工具表單表單1：合同簽訂申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期合同名稱合作方名稱合作方地址聯(lián)系人及電話合同標(biāo)的合同金額（大寫(xiě)/小寫(xiě)）履行期限核心條款摘要（如標(biāo)的、質(zhì)量、付款方式）附件清單（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、技術(shù)規(guī)格書(shū)）需求部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：審批意見(jiàn)（如總經(jīng)理）簽字：日期：表單2：合同談判記錄表談判時(shí)間談判地點(diǎn)參與方（我方/對(duì)方）及職務(wù)談判議題討論內(nèi)容與分歧：達(dá)成的共識(shí)條款：未決分歧及下一步計(jì)劃：我方談判負(fù)責(zé)人簽字：對(duì)方談判負(fù)責(zé)人簽字：日期：表單3：授權(quán)委托書(shū)授權(quán)人（公司全稱）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼法定代表人受托人姓名職務(wù)授權(quán)權(quán)限（如“代表本公司簽訂合同，處理相關(guān)談判及簽署事宜”）授權(quán)期限自年月日至年月日委托權(quán)限說(shuō)明：授權(quán)人（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合作方無(wú)實(shí)際履約能力、超越經(jīng)營(yíng)范圍簽訂合同、或冒用他人名義簽約。應(yīng)對(duì)措施：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照真實(shí)性，要求對(duì)方提供近三年履約證明（如過(guò)往合同、客戶評(píng)價(jià)），涉及特殊行業(yè)需查驗(yàn)其資質(zhì)證書(shū)原件。（二）條款明確性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：條款表述模糊（如“盡快交付”“合理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”），導(dǎo)致履行爭(zhēng)議或責(zé)任無(wú)法界定。應(yīng)對(duì)措施：將模糊條款量化（如“交付時(shí)間：2024年12月31日前”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”），技術(shù)類(lèi)條款需引用具體規(guī)范或附件，避免口語(yǔ)化表述。（三）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同條款違反法律法規(guī)（如“爭(zhēng)議解決約定為公司所在地法院”但合同未明確公司所在地），或存在無(wú)效條款（如“一方放棄全部違約責(zé)任”）。應(yīng)對(duì)措施：法務(wù)部門(mén)需重點(diǎn)審查合同效力，保證爭(zhēng)議解決方式明確（如“提交仲裁委員會(huì)仲裁”或“由被告所在地人民法院管轄”），避免“約定不明”或“顯失公平”條款。（四）履約能力風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：對(duì)方因資金、技術(shù)等問(wèn)題無(wú)法按時(shí)履約，導(dǎo)致我方損失。應(yīng)對(duì)措施：合作前調(diào)查對(duì)方財(cái)務(wù)狀況（如要求提供近一年財(cái)務(wù)報(bào)表），對(duì)大額合同可要求對(duì)方提供擔(dān)保（如保證金、保函），明確違約責(zé)任（如“逾期交付每日按合同總額0.05%支付違約金”）。（五）保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合作中產(chǎn)生的商業(yè)秘密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明，導(dǎo)致后續(xù)糾紛。應(yīng)對(duì)措施：在合同中明保證密范圍（如“技術(shù)資料、客戶信息”）、保密期限（如“合同履行后3年”）及違約責(zé)任；知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款需清晰界定“現(xiàn)有成果”與“合作開(kāi)發(fā)成果”的歸屬，避免模糊表