企業(yè)文書撰寫和歸檔管理制度模板第一章總則第一條制度目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文書撰寫流程，保證文書內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，同時(shí)實(shí)現(xiàn)文書歸檔的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高信息利用效率，防范管理風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類文書，包括但不限于通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、制度文件、請(qǐng)示批復(fù)、調(diào)研材料等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)及電子文書。第三條基本原則文書撰寫應(yīng)遵循“真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范、簡(jiǎn)明扼要”原則；文書歸檔應(yīng)遵循“及時(shí)完整、分類有序、安全保密、便于檢索”原則。第二章文書撰寫管理第四條文書撰寫流程（一）明確撰寫目的與范圍發(fā)起部門需根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定文書類型（如通知、報(bào)告等）及核心目標(biāo)（如傳達(dá)信息、請(qǐng)示事項(xiàng)、總結(jié)工作等），明確文書適用范圍（如部門內(nèi)部、跨部門、對(duì)外等）。涉及跨部門協(xié)作的文書，需提前與相關(guān)部門溝通，保證內(nèi)容無(wú)爭(zhēng)議。（二）收集資料與信息撰寫人需根據(jù)文書目標(biāo)收集相關(guān)資料，包括但不限于政策文件、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、會(huì)議記錄、歷史文書、外部函件等。資料來(lái)源需真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)需經(jīng)核對(duì)無(wú)誤，引用政策需注明文號(hào)及生效日期。（三）確定文書結(jié)構(gòu)與格式文書結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)/部門、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)/部門、成文日期等部分。格式要求：簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括文書內(nèi)容，如“關(guān)于2024年度員工培訓(xùn)計(jì)劃的通知”；按“事由-事項(xiàng)-要求”邏輯組織，段落分明，條理清晰；字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體，用三號(hào)仿宋，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體；頁(yè)邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅。（四）內(nèi)容撰寫與審核撰寫人依據(jù)收集的資料及確定的格式撰寫初稿，保證內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際，無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)病，專業(yè)術(shù)語(yǔ)使用準(zhǔn)確。審核流程：部門初審：由部門負(fù)責(zé)人*或指定專人審核，重點(diǎn)檢查內(nèi)容完整性、業(yè)務(wù)邏輯合規(guī)性及與部門職責(zé)的匹配度；跨部門會(huì)簽：涉及多個(gè)部門職責(zé)的文書，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*會(huì)簽確認(rèn)；終審審批：根據(jù)文書重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批（如合同、重要制度需總經(jīng)理審批）。（五）定稿與簽發(fā)審核通過(guò)后，撰寫人根據(jù)審核意見(jiàn)修改定稿，保證審批手續(xù)完備。文書簽發(fā)需明確簽發(fā)人（如總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)*），簽發(fā)日期為文書生效日期。電子文書需加蓋電子印章，紙質(zhì)文書需加蓋公章。第三章文書歸檔管理第五條文書歸檔流程（一）歸檔范圍與分類歸檔范圍：包括已簽發(fā)的正式文書、定稿、修改稿、審批附件、重要會(huì)議記錄等具有查考利用價(jià)值的文書。分類標(biāo)準(zhǔn)：按部門分類：如行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等；按文種分類：如通知、報(bào)告、合同、制度等；按年度分類：以文書成文年度為準(zhǔn)，如2024年文書歸入“2024年度”類。（二）整理與編目紙質(zhì)文書整理：去除金屬夾、訂書針等易銹蝕物品，按時(shí)間順序排序，裝訂成冊(cè)（每卷厚度不超過(guò)2cm），每卷首頁(yè)附《文書歸檔目錄》（格式見(jiàn)附表2）。電子文書整理：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器目錄（如“D:\2024年”），命名規(guī)范為“部門-文種-日期-序號(hào)”，如“行政部-通知-20240315-001”。編目要求：每卷文書需編制唯一歸檔編號(hào)，格式為“部門代碼-年度-文種代碼-序號(hào)”（如“XZ-2024-TZ-001”），電子文書需同步錄入檔案管理系統(tǒng)，包含歸檔編號(hào)、標(biāo)題、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。（三）移交與接收歸檔時(shí)間：文書辦理完畢后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。移交程序：移交部門填寫《文書歸檔移交表》（格式見(jiàn)附表1），注明歸檔文書清單、數(shù)量、移交人、移交日期；檔案管理員（由行政部指定專人擔(dān)任）核對(duì)文書完整性、規(guī)范性，確認(rèn)無(wú)誤后在移交表上簽字接收；電子文書需通過(guò)檔案管理系統(tǒng)在線移交，并移交回執(zhí)。（四）保管與利用保管要求：紙質(zhì)文書存放于專用檔案柜，庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥、防火、防潮、防蟲(chóng)，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子文書定期備份（每月1次），備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤、云存儲(chǔ)）需與服務(wù)器異地存放。利用權(quán)限：內(nèi)部查閱：需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人*同意，檔案管理員登記查閱信息（查閱人、時(shí)間、用途）；跨部門查閱：需經(jīng)查閱部門及文書形成部門負(fù)責(zé)人*雙重同意；外部查閱：需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，并由檔案管理員全程陪同。（五）鑒定與銷毀保管期限：根據(jù)文書價(jià)值分為永久（如公司章程、重要合同）、長(zhǎng)期（10年以上，如年度工作總結(jié)、制度文件）、短期（3-5年，如一般通知、會(huì)議紀(jì)要）三類。鑒定程序：檔案管理員每?jī)赡杲M織一次文書鑒定，由行政部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人*組成鑒定小組，對(duì)到期文書提出銷毀或繼續(xù)保管意見(jiàn)。銷毀程序：對(duì)需銷毀的文書，編制《文書銷毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理*審批；由檔案管理員、監(jiān)銷人（由行政部指定）共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文書采用粉碎或焚燒方式，電子文書徹底刪除并銷毀備份；監(jiān)銷人在銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀清單永久保存。第四章責(zé)任分工第六條各部門職責(zé)行政部：負(fù)責(zé)制定、修訂本制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，指導(dǎo)文書撰寫與歸檔工作，管理檔案庫(kù)房及檔案管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門文書的起草、初審、會(huì)簽及按時(shí)歸檔，保證文書內(nèi)容真實(shí)、業(yè)務(wù)合規(guī)。檔案管理員：負(fù)責(zé)文書的接收、整理、編目、保管、利用及銷毀工作，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行，定期向行政部匯報(bào)歸檔情況。第七條人員責(zé)任文書撰寫人對(duì)文書內(nèi)容真實(shí)性、規(guī)范性負(fù)直接責(zé)任；審核人對(duì)審核環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性負(fù)審核責(zé)任；檔案管理員對(duì)文書歸檔完整性、安全性負(fù)管理責(zé)任。第五章監(jiān)督與改進(jìn)第八條定期檢查行政部每季度對(duì)各部門文書撰寫與歸檔情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查：文書格式是否符合規(guī)范；審批手續(xù)是否完備；歸檔是否及時(shí)、完整；檔案保管是否符合要求。檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核，對(duì)發(fā)覺(jué)的問(wèn)題下達(dá)《整改通知書》，限期整改。第九條問(wèn)題反饋與制度修訂各部門在制度執(zhí)行中遇到的問(wèn)題，可向行政部反饋；行政部每年對(duì)制度進(jìn)行一次評(píng)估，根據(jù)實(shí)際需求修訂完善，保證制度適用性。第六章附則第十條制度解釋本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第十一條生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附表附表1：《文書歸檔移交表》歸檔編號(hào)文件標(biāo)題文種形成日期頁(yè)數(shù)移交部門移交人接收人移交日期備注XZ-2024-TZ-001關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知通知2024-03-151行政部張*李*2024-03-16無(wú)XZ-2024-BC-0022024年第一季度業(yè)務(wù)總結(jié)報(bào)告報(bào)告2024-03-305業(yè)務(wù)部王*李*2024-04-02含附件2份附表2：《文書歸檔目錄》歸檔編號(hào)文件標(biāo)題文種形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置備注XZ-