2026年高端鮮花定制公司印章管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司印章刻制、保管、使用、銷毀全流程管理，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)，結(jié)合高端鮮花定制業(yè)務(wù)（含私人定制、企業(yè)定制、節(jié)日批量定制等）合同簽訂、訂單確認(rèn)、財(cái)務(wù)結(jié)算、對(duì)外溝通等實(shí)際場(chǎng)景，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有正式備案印章的管理，包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章（鮮花定制訂單專用章）等，臨時(shí)用章、電子印章的管理參照本制度執(zhí)行。第三條印章管理遵循“專人保管、審批使用、全程留痕、權(quán)責(zé)明確”的原則，使用過(guò)程符合《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》《中華人民共和國(guó)民法典》等法律法規(guī)及公司合同、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定。第四條公司行政部門是印章管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)印章刻制、備案、銷毀的統(tǒng)籌辦理，印章保管人指定及履職監(jiān)督；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章的日常保管及使用審核；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專用章的使用申請(qǐng)及用印后文件歸檔；管理層按審批權(quán)限負(fù)責(zé)印章使用的最終審批，形成“行政歸口管理、部門專項(xiàng)保管、審批后使用、全程可追溯”的印章管理體系。第二章印章種類與保管職責(zé)第五條公司印章種類及使用范圍：（一）公章：用于公司對(duì)外發(fā)布公告、出具證明、簽訂重要合作協(xié)議、辦理工商稅務(wù)等行政手續(xù)，是公司法人資格的核心證明印章；（二）合同專用章：用于簽訂鮮花定制業(yè)務(wù)合同（含企業(yè)長(zhǎng)期定制協(xié)議、大額節(jié)日批量定制合同）、供應(yīng)商合作協(xié)議等各類經(jīng)營(yíng)性合同；（三）財(cái)務(wù)專用章：用于銀行結(jié)算、資金支付、財(cái)務(wù)報(bào)表確認(rèn)、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)類業(yè)務(wù)；（四）發(fā)票專用章：用于開具增值稅發(fā)票、普通發(fā)票等各類涉稅票據(jù)；（五）業(yè)務(wù)專用章：用于確認(rèn)高端鮮花定制訂單（含私人定制方案確認(rèn)單、客戶訂單變更單）、交付驗(yàn)收單等業(yè)務(wù)類文件，僅適用于公司內(nèi)部及與客戶的業(yè)務(wù)溝通。第六條印章保管人任職要求及指定：（一）印章保管人需為公司正式在崗員工，無(wú)不良信用記錄，熟悉公司業(yè)務(wù)流程及印章管理規(guī)定；（二）公章、合同專用章由行政部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，業(yè)務(wù)專用章由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；（三）印章保管人確定后，需簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任及違規(guī)追責(zé)條款，責(zé)任書由行政部門歸檔保存。第七條印章保管人主要職責(zé)：（一）妥善保管印章，存放于帶鎖保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌鹿?，鑰匙由保管人專人保管，嚴(yán)禁隨意放置、轉(zhuǎn)借他人；（二）建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄用印日期、用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人、用印人等信息，臺(tái)賬保存期限不少于5年；（三）嚴(yán)格按審批意見用印，對(duì)未經(jīng)審批、用印文件內(nèi)容與審批事由不符的，有權(quán)拒絕用印，并及時(shí)向行政部門反饋；（四）每日下班前檢查印章存放狀態(tài)，定期核對(duì)印章與臺(tái)賬，發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜、損毀的，立即向行政部門及管理層報(bào)告，并配合辦理掛失、補(bǔ)刻等手續(xù)；（五）保管人因離職、調(diào)崗等原因離崗的，需在離崗前3個(gè)工作日內(nèi)完成印章交接，填寫《印章交接清單》，由行政部門監(jiān)交，交接雙方簽字確認(rèn)后方可離崗。第三章印章使用申請(qǐng)與審批第八條常規(guī)用印申請(qǐng)流程：（一）申請(qǐng)?zhí)峤唬河糜∩暾?qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、預(yù)計(jì)用印時(shí)間，附用印文件電子版或紙質(zhì)版初稿，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至對(duì)應(yīng)審批部門；（二）內(nèi)容審核：行政部門（公章、合同專用章）、財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)類印章）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（業(yè)務(wù)專用章）對(duì)用印文件內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)歧義、無(wú)違規(guī)條款后簽署審核意見；（三）分級(jí)審批：公章、合同專用章使用金額≥5萬(wàn)元的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批；金額＜5萬(wàn)元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；財(cái)務(wù)類印章使用由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；業(yè)務(wù)專用章使用由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；（四）用印辦理：審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持《印章使用申請(qǐng)表》及用印文件至保管人處辦理用印，保管人核對(duì)審批意見、文件內(nèi)容后完成用印，并在臺(tái)賬中記錄。第九條緊急用印申請(qǐng)流程：（一）因客戶加急定制、合同緊急簽訂等特殊情況需緊急用印的，申請(qǐng)人可先通過(guò)線上方式（企業(yè)微信、郵件）向?qū)徟苏f(shuō)明情況，申請(qǐng)臨時(shí)審批；（二）審批人確認(rèn)緊急事由屬實(shí)后，在線上出具審批意見，申請(qǐng)人持線上審批記錄及用印文件至保管人處辦理用??；（三）緊急用印后1個(gè)工作日內(nèi)，申請(qǐng)人需補(bǔ)充填寫《印章使用申請(qǐng)表》，完成線下審批流程，保管人同步完善臺(tái)賬記錄。第十條禁止用印情形：（一）空白紙張、空白合同、空白介紹信等無(wú)具體內(nèi)容的文件；（二）與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件（如個(gè)人借貸、擔(dān)保類文件）；（三）內(nèi)容存在虛假、違規(guī)條款，或可能損害公司利益的文件；（四）未經(jīng)審批或?qū)徟掷m(xù)不全的文件；（五）非公司正式員工申請(qǐng)用印且無(wú)授權(quán)委托的。第四章印章使用規(guī)范第十一條用印操作要求：（一）用印時(shí)保管人需在場(chǎng)監(jiān)督，印章加蓋位置需清晰、端正，加蓋在文件落款處或騎縫位置，確保每份文件印章完整可識(shí)別；（二）一份文件有多頁(yè)的，需加蓋騎縫章，防止文件內(nèi)容被替換；（三）用印文件為復(fù)印件的，需在復(fù)印件上注明“復(fù)印件與原件一致”并加蓋印章，嚴(yán)禁在模糊、破損的文件上用?。唬ㄋ模┯糜『蟊９苋诵韬藢?duì)用印份數(shù)，與申請(qǐng)表注明份數(shù)一致，多余份數(shù)需當(dāng)場(chǎng)銷毀或標(biāo)注作廢。第十二條用印文件歸檔：（一）用印完成后，業(yè)務(wù)類文件由業(yè)務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)歸檔，合同類文件由行政部門歸檔，財(cái)務(wù)類文件由財(cái)務(wù)部門歸檔；（二）歸檔文件需與《印章使用申請(qǐng)表》一并保存，便于后續(xù)核查，歸檔期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行（合同類保存10年，業(yè)務(wù)類保存3年，財(cái)務(wù)類保存5年）；（三）涉及客戶隱私的高端鮮花定制訂單用印文件，需單獨(dú)歸檔，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。第五章印章刻制與銷毀第十三條印章刻制流程：（一）因業(yè)務(wù)新增、印章?lián)p毀、備案信息變更需刻制印章的，由需求部門提交《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部門到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理刻制及備案手續(xù)；（二）刻制完成后，行政部門核對(duì)印章樣式、規(guī)格，與備案信息一致后，辦理入庫(kù)登記，指定保管人并簽訂《印章保管責(zé)任書》。第十四條印章銷毀流程：（一）印章因作廢、注銷、更換等原因需銷毀的，由保管人提交《印章銷毀申請(qǐng)表》，附印章作廢說(shuō)明，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部門組織銷毀；（二）銷毀前需核對(duì)印章信息，拍攝留存影像資料，銷毀過(guò)程由2名以上工作人員見證，填寫《印章銷毀記錄表》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、見證人員等信息；（三）銷毀后的印章碎片需妥善處理，嚴(yán)禁私自留存，《印章銷毀記錄表》由行政部門歸檔永久保存。第六章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲第十五條監(jiān)督機(jī)制：（一）行政部門每月核查印章使用臺(tái)賬，核對(duì)用印申請(qǐng)與審批記錄、歸檔文件的一致性；每季度開展印章保管情況檢查，核查印章存放安全、交接記錄完整情況；（二）管理層每半年開展印章管理專項(xiàng)審計(jì)，排查用印風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；（三）鼓勵(lì)員工監(jiān)督印章違規(guī)使用行為，設(shè)置匿名反饋渠道，對(duì)反饋線索經(jīng)查實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。第十六條獎(jiǎng)勵(lì)措施：（一）年度內(nèi)印章保管無(wú)差錯(cuò)、用印臺(tái)賬完整率100%的保管人，獎(jiǎng)勵(lì)1000-2000元；（二）及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止印章違規(guī)使用行為，避免公司損失的，獎(jiǎng)勵(lì)2000-5000元；（三）印章管理專項(xiàng)檢查中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門，獎(jiǎng)勵(lì)部門負(fù)責(zé)人1500-3000元。第十七條追責(zé)措施：（一）保管人未按規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章遺失、被盜的，扣減當(dāng)月績(jī)效20%-30%，承擔(dān)補(bǔ)辦印章產(chǎn)生的費(fèi)用；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；（二）未經(jīng)審批擅自用印、在空白文件上用印的，扣減責(zé)任人當(dāng)月績(jī)效50%，造成公司損失的，承擔(dān)賠償責(zé)任；（三）用印申請(qǐng)人提供虛假文件、虛假事由申請(qǐng)用印的，扣減當(dāng)月績(jī)效30%-40%，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離崗位或解除勞動(dòng)合同；（四）審批人違規(guī)審批用印，導(dǎo)致公司利益受損的，扣減當(dāng)月績(jī)效40%-50%，承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。第七章附則第十八條本制度由公司行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)、業(yè)