采購合同審核與簽訂規(guī)范模板一、適用場景與核心目標本規(guī)范模板適用于企業(yè)各類采購業(yè)務的合同審核與簽訂環(huán)節(jié)，涵蓋原材料采購、設備購置、服務外包、工程合作等場景。通過標準化流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確，有效防范采購風險，保障企業(yè)與供應商雙方的合法權(quán)益，同時提升采購工作效率，實現(xiàn)采購流程的透明化與規(guī)范化。核心目標包括：降低法律糾紛風險、明確權(quán)責邊界、保證采購成本可控、保障合同履約質(zhì)量。二、標準操作流程詳解（一）第一步：合同發(fā)起與資料準備需求確認業(yè)務部門根據(jù)采購需求，填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、交付時間、質(zhì)量標準等核心要素，經(jīng)部門負責人審批通過后，啟動合同流程。供應商選定采購部門依據(jù)《采購管理辦法》，通過招標、詢價、比價或單一來源采購等方式選定合格供應商，并收集供應商資質(zhì)文件（包括營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等），保證供應商具備履約能力。合同草案擬定采購部門根據(jù)采購需求及供應商報價，擬定合同初稿，內(nèi)容應至少包含：合同雙方主體信息、采購標的詳情、數(shù)量與價格、質(zhì)量標準與驗收方式、交付時間與地點、付款條件與方式、違約責任、爭議解決方式、合同生效條件等核心條款。（二）第二步：多部門聯(lián)合審核合同初稿擬定后，需依次通過以下部門審核，保證條款合規(guī)性與風險可控：業(yè)務部門審核審核重點：采購標的的技術參數(shù)、規(guī)格型號是否符合需求，交付時間、質(zhì)量標準是否滿足項目要求，驗收流程是否明確。審核人：業(yè)務部門負責人*，審核意見需書面反饋至采購部門。財務部門審核審核重點：合同金額是否在預算范圍內(nèi)，付款方式與公司財務制度是否一致（如預付款比例、進度款節(jié)點、質(zhì)保金條款等），發(fā)票類型及稅務處理是否合規(guī)。審核人：財務經(jīng)理*，需對資金風險點進行標注并提出修改建議。法務部門審核審核重點：合同主體是否適格（供應商是否具備相應資質(zhì)），條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標投標法》等），權(quán)利義務是否對等，違約責任是否明確且可執(zhí)行，爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定明確。審核人：法務專員*，需出具《法律意見書》，對高風險條款進行重點說明。采購部門復核采購部門匯總各部門審核意見，與供應商溝通修改合同草案，保證所有修改意見達成一致，形成終稿。（三）第三步：合同談判與最終確認談判組織由采購部門牽頭，業(yè)務部門、法務部門（必要時）參與，與供應商就合同條款進行談判，重點關注價格、交付周期、違約責任、售后服務等核心條款，保證談判結(jié)果符合公司利益。談判記錄談判過程中需形成《合同談判記錄》，明確談判時間、地點、參與人員、談判議題、雙方共識及分歧點，并由雙方代表簽字確認，作為合同附件。最終確認談判達成一致后，采購部門將最終版合同文本提交至公司授權(quán)審批人（如總經(jīng)理、分管副總）進行最終審批，審批通過后方可進入簽訂環(huán)節(jié)。（四）第四步：合同簽訂與歸檔用印管理合同文本需經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章（或合同專用章），騎縫章需完整覆蓋合同頁縫。嚴禁在空白合同或未審核通過的合同上加蓋公章。份數(shù)與分發(fā)合同一式至少四份：采購部門留存一份、財務部門留存一份、業(yè)務部門留存一份、供應商留存一份，如需備案另增加相應份數(shù)。歸檔管理合同簽訂后10個工作日內(nèi)，采購部門需將合同正本、審批文件、談判記錄、供應商資質(zhì)等資料整理成冊，編號歸檔，并錄入合同管理系統(tǒng)，保證檔案完整、可追溯。三、配套工具表格模板（一）采購合同審核表合同編號合同名稱采購方供應商合同金額（元）審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見修改說明審核日期業(yè)務審核業(yè)務部張*技術參數(shù)符合需求，交付時間需提前3天修改交付時間為年月日2023–財務審核財務部李*付款比例調(diào)整為“預付款30%，驗收合格后付65%”同意修改2023–法務審核法務部王*違約責任條款需補充“逾期交付每日按合同總額0.05%支付違約金”已修改2023–最終審批總經(jīng)理辦趙*同意簽訂無2023–（二）合同談判記錄表談判時間談判地點采購方參與人員供應商參與人員談判主題2023–:公司會議室張（采購經(jīng)理）、李（業(yè)務主管）劉（供應商銷售經(jīng)理）、陳（供應商法務）設備采購合同條款細化談判議題原條款內(nèi)容修改后條款內(nèi)容雙方共識價格單價元/臺單價元/臺（下浮5%）同意調(diào)整后價格交付周期簽約后30天簽約后25天供應商承擔延期交付違約責任質(zhì)保期1年2年供應商延長質(zhì)保期備注：雙方同意以本談判記錄作為合同附件，具有同等法律效力。|

采購方代表簽字：__________供應商代表簽字：__________|（三）合同簽訂登記表合同編號合同名稱簽訂日期簽訂地點采購方簽字人供應商簽字人合同份數(shù)分存部門歸檔日期CG-2023-X設備采購合同2023–公司會議室趙*（總經(jīng)理）劉*（法定代表人）4份采購部、財務部、業(yè)務部、供應商2023–四、關鍵風險提示與操作要點主體資格審查簽訂前必須核實供應商營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等文件，保證簽約代表具有合法授權(quán)，避免因主體不適格導致合同無效。條款完整性合同核心條款（標的、數(shù)量、價格、質(zhì)量、交付、付款、違約責任、爭議解決）不得遺漏，模糊表述（如“approximately”“around”）需明確為具體數(shù)值，避免歧義。金額與付款風險合同金額需與采購申請單、發(fā)票一致，付款條件應與履約進度掛鉤，預付款比例一般不超過30%，質(zhì)保金比例不低于5%，且質(zhì)保期結(jié)束后支付。法律合規(guī)性法務審核需重點關注格式條款是否排除對方主要權(quán)利、是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄或明確仲裁機構(gòu)。檔案管理合同簽訂后需及時歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保證合同變更、補充協(xié)議等文件與主合同一并