行政文件審批流程電子化模板一、適用工作情境二、詳細(xì)操作流程（一）第一步：發(fā)起申請(qǐng)與基礎(chǔ)信息填寫登錄系統(tǒng)：申請(qǐng)人通過組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）進(jìn)入“行政文件審批”模塊，“新建審批”。選擇文件類型：根據(jù)文件性質(zhì)，從下拉菜單中選擇對(duì)應(yīng)類型（如“請(qǐng)示類”“通知類”“事務(wù)申請(qǐng)類”），系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)聯(lián)基礎(chǔ)表單模板。填寫基礎(chǔ)信息：文件名稱：需簡潔明確，體現(xiàn)文件核心內(nèi)容（如“關(guān)于2024年度辦公用品采購的請(qǐng)示”）；文件編號(hào)：若組織有固定編號(hào)規(guī)則，按規(guī)則填寫（如“行辦〔2024〕XX號(hào)”），無規(guī)則則系統(tǒng)自動(dòng)；密級(jí)：根據(jù)文件重要性選擇“公開”“內(nèi)部”“秘密”等（默認(rèn)為“內(nèi)部”）；申請(qǐng)人信息：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)申請(qǐng)人姓名、工號(hào)、所屬部門及聯(lián)系方式，無需手動(dòng)填寫；緊急程度：選擇“普通”“緊急”“特急”，緊急文件將觸發(fā)優(yōu)先審批提醒。（二）第二步：附件與文件說明主文件：“添加附件”，需審批的正式文件（如Word、PDF格式），文件大小建議不超過50MB，命名格式為“文件名稱_版本號(hào)_日期”（如“2024年度辦公用品采購方案_V1.0_20240301”）。補(bǔ)充說明材料：若需輔助審批，可同步相關(guān)材料（如采購清單、會(huì)議紀(jì)要、政策依據(jù)等），并在“附件說明”欄簡要說明各附件用途（如“附件1為采購明細(xì)表，附件2為3家供應(yīng)商比價(jià)說明”）。預(yù)覽文件內(nèi)容：完成后，系統(tǒng)支持在線預(yù)覽文件格式及內(nèi)容，申請(qǐng)人需確認(rèn)附件完整、清晰無誤后進(jìn)入下一步。（三）第三步：選擇審批路徑與審批人確定審批層級(jí)：根據(jù)文件類型及組織權(quán)限規(guī)則，系統(tǒng)自動(dòng)推薦審批路徑（如“部門負(fù)責(zé)人-分管領(lǐng)導(dǎo)-總經(jīng)理”），申請(qǐng)人也可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整（如涉及跨部門協(xié)作，需增加“協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人”審批環(huán)節(jié)）。指定審批人：固定審批人：若某環(huán)節(jié)審批崗位固定（如部門負(fù)責(zé)人），系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)人員；臨時(shí)審批人：若需指定具體人員（如分管領(lǐng)導(dǎo)出差期間委托他人審批），需在“審批人”欄輸入姓名或工號(hào)，并注明“委托審批”及委托原因；會(huì)簽審批：若文件需多個(gè)部門會(huì)簽，勾選“會(huì)簽”選項(xiàng)，按順序添加會(huì)簽部門及審批人。設(shè)置審批時(shí)限：為每個(gè)審批環(huán)節(jié)設(shè)置建議時(shí)限（如“部門負(fù)責(zé)人：2個(gè)工作日”“分管領(lǐng)導(dǎo)：3個(gè)工作日”），超時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)提醒審批人。（四）第四步：提交申請(qǐng)與流程啟動(dòng)檢查信息完整性：提交前，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)（如文件名稱、審批路徑、主文件附件），若存在缺失，將提示申請(qǐng)人補(bǔ)充。提交審批：確認(rèn)信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)將審批流水號(hào)，申請(qǐng)人可通過“我的申請(qǐng)”實(shí)時(shí)查看流程進(jìn)度。通知審批人：提交成功后，系統(tǒng)自動(dòng)通過站內(nèi)消息、短信或郵件通知首個(gè)審批人，提醒及時(shí)處理。（五）第五步：審批中溝通與材料補(bǔ)充審批操作：審批人收到通知后，登錄系統(tǒng)查看文件內(nèi)容及附件，“同意”“駁回”或“需補(bǔ)充材料”：同意：可直接在審批意見欄填寫同意理由（或默認(rèn)“同意”），流程自動(dòng)進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；駁回：需填寫駁回原因（如“預(yù)算金額超出標(biāo)準(zhǔn)，需重新核算”），流程將終止并退回申請(qǐng)人，修改后可重新提交；需補(bǔ)充材料：注明需補(bǔ)充的具體內(nèi)容（如“需增加供應(yīng)商資質(zhì)證明文件”），流程退回申請(qǐng)人，補(bǔ)充材料后重新流轉(zhuǎn)。溝通反饋：審批過程中，若審批人對(duì)文件內(nèi)容有疑問，可通過系統(tǒng)內(nèi)置“溝通”功能與申請(qǐng)人實(shí)時(shí)溝通，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致審批延誤。（六）第六步：審批結(jié)果確認(rèn)與反饋結(jié)果查看：所有審批環(huán)節(jié)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)“審批結(jié)果通知”，通過站內(nèi)消息告知申請(qǐng)人，審批狀態(tài)更新為“已辦結(jié)”。文件印發(fā)/歸檔：需印發(fā)的文件：由申請(qǐng)人根據(jù)審批結(jié)果，通過系統(tǒng)提交“用印申請(qǐng)”，經(jīng)審批后至行政管理部門加蓋電子或?qū)嶓w印章，并通過系統(tǒng)分發(fā)至相關(guān)部門；需歸檔的文件：系統(tǒng)自動(dòng)將審批全流程（含附件、審批意見、時(shí)間記錄）歸檔至“文件管理中心”，支持按文件名稱、編號(hào)、審批人等關(guān)鍵詞檢索。（七）第七步：流程跟蹤與記錄查詢實(shí)時(shí)跟蹤：申請(qǐng)人及審批人可通過“我的申請(qǐng)”或“審批記錄”模塊，實(shí)時(shí)查看文件當(dāng)前所處環(huán)節(jié)、審批人停留時(shí)間及審批意見。歷史查詢：系統(tǒng)支持按時(shí)間段、文件類型、審批狀態(tài)等條件查詢歷史審批記錄，便于追溯文件流轉(zhuǎn)軌跡及統(tǒng)計(jì)分析審批效率。三、標(biāo)準(zhǔn)化審批表單行政文件審批表基礎(chǔ)信息文件名稱文件編號(hào)密級(jí)□公開□內(nèi)部□秘密□機(jī)密緊急程度□普通□緊急□特急申請(qǐng)人工號(hào)：所屬部門：*聯(lián)系方式：申請(qǐng)日期年月日文件內(nèi)容摘要事由：（簡要說明文件背景、目的及核心訴求）主要內(nèi)容：（概括文件核心條款、數(shù)據(jù)及結(jié)論，可另附頁）附件清單：（注明附件名稱、份數(shù)及頁數(shù)）1.2.3.審批流程記錄審批環(huán)節(jié)審批人部門/職務(wù)審批意見第一環(huán)節(jié)（如：部門負(fù)責(zé)人）□同意□駁回□需補(bǔ)充材料意見：第二環(huán)節(jié)（如：分管領(lǐng)導(dǎo)）□同意□駁回□需補(bǔ)充材料意見：第三環(huán)節(jié)（如：總經(jīng)理）□同意□駁回□需補(bǔ)充材料意見：會(huì)簽部門（如有）意見：備注說明1.本審批表一式兩份，審批完成后一份由行政部歸檔，一份由申請(qǐng)人留存；2.緊急文件需在提交時(shí)電話通知首個(gè)審批人，保證24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)審批流程。四、使用關(guān)鍵提示（一）信息填寫規(guī)范文件名稱需準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，避免使用“關(guān)于……的文件”等模糊表述；事由及主要內(nèi)容需簡明扼要，重點(diǎn)突出，便于審批人快速掌握核心信息；附件命名需規(guī)范，包含文件主題及版本號(hào)（如“2024年Q1費(fèi)用明細(xì)表_V2.1”），避免使用“新建文檔1”“資料”等無意義名稱。（二）審批路徑設(shè)置原則嚴(yán)格遵循組織層級(jí)管理原則，不得越級(jí)審批（特殊情況需經(jīng)最高負(fù)責(zé)人書面授權(quán)）；涉及跨部門協(xié)作的文件，需提前與協(xié)辦部門溝通，保證會(huì)簽審批人無遺漏；委托審批需提前向系統(tǒng)管理員報(bào)備委托關(guān)系，避免因權(quán)限問題導(dǎo)致審批卡頓。（三）時(shí)限管理與效率保障普通文件審批總時(shí)限原則上不超過5個(gè)工作日，緊急文件不超過3個(gè)工作日，特急文件不超過1個(gè)工作日；審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，若因出差、休假等無法處理，需提前在系統(tǒng)中設(shè)置“代理人”或委托同崗位人員代為審批；申請(qǐng)人需及時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，若某一環(huán)節(jié)超時(shí)2個(gè)工作日未處理，可通過系統(tǒng)“催辦”功能提醒審批人。（四）信息安全與歸檔要求涉密文件需在系統(tǒng)中勾選“密級(jí)”選項(xiàng)，審批過程中僅限指定人員查看，嚴(yán)禁通過外部通訊工具傳輸；審批辦結(jié)后的文件，由系統(tǒng)管理員定期（每月末）備份至服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)安全；電子檔案保存期限參照組織《檔案管理規(guī)定》，到期需銷毀的，需經(jīng)檔案管理部門審批后，通過系統(tǒng)“銷毀申請(qǐng)”流程辦理，全程留痕。（五）特殊情況處理若審批過程中申請(qǐng)