實用的課外培訓學校有限公司檔案管理制度總則為了加強課外培訓學校有限公司（以下簡稱“學校”）檔案管理，提高檔案利用效率，保護學校的歷史記錄和重要信息，根據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)和政策，結(jié)合學校實際情況，制定本制度。本制度適用于學校各部門及全體員工在各項工作中形成的各種檔案的管理。檔案管理體制與人員職責學校檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導學校的檔案工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。檔案管理部門負責人職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定學校檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.組織制定學校檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，并組織實施和監(jiān)督檢查。3.負責學校檔案管理部門的日常管理工作，包括人員調(diào)配、業(yè)務培訓、績效考核等。4.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.加強與學校各部門的溝通與協(xié)作，指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題。6.組織開展檔案信息化建設工作，推進檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化。7.負責學校檔案的對外交流與合作，開展檔案宣傳和教育活動，提高全校師生的檔案意識。檔案管理人員職責：1.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的規(guī)范整理和有序存放。2.負責檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護措施，確保檔案的安全和完整。3.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標準，對過期、無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。4.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。5.負責檔案的提供利用工作，根據(jù)學校各部門和師生的需求，及時、準確地提供檔案服務，做好檔案利用登記和反饋工作。6.負責檔案信息化建設工作，參與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護和使用，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的在線查詢和利用。7.負責檔案的保密工作，嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全。8.完成檔案管理部門負責人交辦的其他工作任務。檔案的分類與范圍學校檔案分為以下幾類：1.黨群工作類：主要包括學校黨組織、工會、共青團等群眾組織在工作中形成的文件材料，如黨組織會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、黨員發(fā)展材料、工會活動記錄、共青團組織活動材料等。2.行政工作類：涵蓋學校行政管理工作中形成的各種文件材料，如學校章程、規(guī)章制度、行政管理文件、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、統(tǒng)計報表等。3.教學工作類：包含學校教學管理、教學實踐、教學研究等方面的文件材料，如教學計劃、教學大綱、課程表、教材、教案、教學評估材料、教學成果獎申報材料、學生成績檔案、畢業(yè)論文（設計）等。4.科研工作類：涉及學校科研項目管理、科研成果等方面的文件材料，如科研項目申請書、立項批復、科研合同、科研報告、科研成果鑒定材料、科研獎勵申報材料等。5.人事工作類：主要是學校人事管理工作中形成的文件材料，如教職工人事檔案、人員招聘材料、職稱評審材料、績效考核材料、工資福利材料、人事調(diào)動材料等。6.財務工作類：包括學校財務管理工作中形成的文件材料，如財務預算、財務決算、會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。7.學生工作類：涵蓋學生招生、學籍管理、獎懲、就業(yè)等方面的文件材料，如招生簡章、招生計劃、錄取名單、學生學籍檔案、學生獎懲材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。8.后勤工作類：包含學校后勤管理、基建工程、物資采購等方面的文件材料，如后勤工作計劃、工作總結(jié)、基建工程圖紙、施工合同、物資采購合同、設備檔案等。9.聲像檔案類：主要是學校在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料，如學校重大活動照片、教學錄像、會議錄音等。10.電子檔案類：指以電子形式存在的各種文件材料，如電子文檔、電子表格、電子郵件、網(wǎng)頁等。檔案的收集與整理1.收集要求-各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時、完整地收集本部門在工作中形成的各種文件材料。-檔案收集應遵循“及時、完整、準確”的原則，確保文件材料的真實性、完整性和有效性。-對于學校重大活動、重要會議等形成的文件材料，相關部門應在活動結(jié)束或會議結(jié)束后及時整理并移交檔案管理部門。-對于零散的文件材料，各部門應定期進行清理和收集，避免文件材料的丟失和損壞。2.收集方法-文件材料形成部門應在文件材料形成后的一個月內(nèi)，將文件材料整理好并移交本部門檔案收集人員。-檔案收集人員應定期對本部門的文件材料進行檢查和收集，對于未及時移交的文件材料，應及時督促相關人員移交。-對于學校外部來文，辦公室應在文件簽收后及時進行登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)給相關部門辦理，辦理完畢后，由相關部門將文件材料移交檔案管理部門。3.整理原則-檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。-檔案整理應按照分類、編號、裝訂、編目等步驟進行，確保檔案的規(guī)范整理和有序存放。4.整理方法-檔案管理人員應根據(jù)檔案的分類標準，對收集到的文件材料進行分類。-對分類后的文件材料進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。-對編號后的文件材料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和利用。-對裝訂后的文件材料進行編目，編目應包括文件材料的題名、日期、文號、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。檔案的保管與保護1.保管條件-學校應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等條件，確保檔案的安全。-檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。-檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應符合國家有關標準和要求。2.保管要求-檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄相符。-檔案管理人員應定期對檔案庫房進行清潔和維護，保持檔案庫房的整潔和衛(wèi)生。-檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。3.保護措施-學校應建立健全檔案保護制度，采取必要的保護措施，確保檔案的安全和完整。-對于重要的檔案，學校應采取備份、異地存放等措施，防止檔案的丟失和損壞。-對于破損、霉變的檔案，檔案管理人員應及時進行修復和處理，確保檔案的可讀性和可用性。檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織-學校應成立檔案鑒定工作小組，檔案鑒定工作小組由學校領導、檔案管理部門負責人、相關部門負責人和專業(yè)人員組成。-檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和批準。2.鑒定標準-檔案鑒定應根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和學校的實際情況，制定檔案保管期限表，明確檔案的保管期限。-檔案保管期限分為永久、長期（16-50年）和短期（15年以下）三種。3.鑒定程序-檔案管理人員應定期對檔案進行清理和鑒定，提出檔案鑒定意見。-檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案管理人員的鑒定意見，對檔案進行審核和鑒定，確定檔案的保管期限。-對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定工作小組應提出銷毀意見，報學校領導批準后進行銷毀。4.銷毀程序-經(jīng)學校領導批準銷毀的檔案，檔案管理人員應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、文號、保管期限、數(shù)量等信息。-檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定工作小組負責人和檔案管理人員簽字確認。-檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀，確保檔案銷毀徹底。-檔案銷毀后，檔案管理人員應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并將檔案銷毀清冊存檔保存。檔案的利用與服務1.利用范圍-學校各部門和師生員工因工作、學習需要，可以查閱和利用學校檔案。-校外單位和個人因工作需要查閱和利用學校檔案，應持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準后，方可查閱和利用。2.利用程序-查閱和利用學校檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱和利用的目的、范圍、期限等信息。-檔案管理人員應根據(jù)檔案查閱申請表的內(nèi)容，及時、準確地提供檔案服務。-查閱和利用檔案時，應遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案，不得泄露檔案機密。3.服務方式-檔案管理部門應通過多種方式為學校各部門和師生員工提供檔案服務，如現(xiàn)場查閱、電話查詢、電子郵件查詢等。-檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行記錄和統(tǒng)計，以便為學校的管理和決策提供參考。檔案的信息化建設1.建設目標-學校應加快檔案信息化建設步伐，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務水平。-檔案信息化建設應遵循國家有關檔案信息化建設的標準和規(guī)范，確保檔案信息的安全和共享。2.建設內(nèi)容-建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理和利用，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功能。-推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的在線查詢和利用。-建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分類存儲和管理，提高檔案信息的檢索和利用效率。-加強檔案信息安全管理，采取必要的安全措施，確保檔案信息的安全和保密。3.保障措施-學校應加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件設備和軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設提供保障。-加強檔案管理人員的信息化培訓，提高檔案管理人員的信息化水平和業(yè)務能力。-建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化建設和管理工作，確保檔案信息化建設的順利進行。檔案的保密與安全1.保密制度-學校應建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責任，確保檔案信息的安全。-檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案機密。-查閱和利用涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照國家有關保密規(guī)定和學校的保密制度進行審批和管理。2.安全制度-學校應建立健全檔案安全制度，加強檔案庫房的安全管理，采取必要的安全措施，確保檔案的安全和完整。-檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。-對于發(fā)生的檔案安全事故，學校應及時進行調(diào)查和處理，追究相關人員的責任。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-學校應建立健全檔案工作監(jiān)督機制，加強對檔案工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。-檔案管理部門應定期對學校各部門的檔案工作進行檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-學校審計部門應定期對學校檔案