員工資質(zhì)證書管理流程規(guī)范一、目的為規(guī)范企業(yè)員工資質(zhì)證書管理工作，確保證書真實(shí)、有效、合規(guī)，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)開展、資質(zhì)維護(hù)、合規(guī)運(yùn)營等需求，明確管理職責(zé)與操作流程，提升證書管理效率及規(guī)范性，特制定本流程規(guī)范。二、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工（含正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣人員）所持各類資質(zhì)證書的管理，包括但不限于職業(yè)資格證、專業(yè)技術(shù)職稱證、行業(yè)培訓(xùn)證、崗位資格證等與企業(yè)業(yè)務(wù)及崗位要求相關(guān)的證書。三、管理職責(zé)（一）人力資源部作為證書管理統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定/修訂管理規(guī)范；組織證書審核、驗證、存檔；統(tǒng)籌證書借閱、使用管理；建立并維護(hù)證書臺賬與電子檔案；定期通報管理情況，對違規(guī)行為提出處理意見。（二）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門員工證書的日常收集、初審；根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出證書使用申請；配合開展證書更新、核查；對本部門員工證書的真實(shí)性、有效性承擔(dān)初審責(zé)任。（三）員工本人需如實(shí)提供證書原件及復(fù)印件，確保信息真實(shí)有效；按要求配合證書更新、核驗；妥善保管證書，合規(guī)使用且不得私自外借、篡改；離職時按流程完成證書交接。四、流程規(guī)范（一）證書收集1.入職階段：新員工入職一周內(nèi)，向所在部門提交證書原件及簽字確認(rèn)的復(fù)印件。部門初審?fù)暾浴⑶逦群?，移交人力資源部。2.在職階段：員工需按企業(yè)通知（如證書有效期更新、崗位調(diào)整需求），在指定時間內(nèi)提交更新/新增證書。人力資源部將通過郵件、OA系統(tǒng)提前發(fā)布收集通知。3.離職階段：員工離職時，需歸還企業(yè)留存的證書復(fù)印件或借閱的原件，經(jīng)人力資源部確認(rèn)無誤后，方可辦理離職手續(xù)。（二）審核驗證1.形式審核：人力資源部核查證書格式、公章、防偽標(biāo)識等形式要件，確認(rèn)復(fù)印件與原件一致、信息填寫準(zhǔn)確。2.實(shí)質(zhì)驗證：通過官方渠道（如國家職業(yè)資格查詢平臺、行業(yè)主管部門官網(wǎng)）驗證證書真實(shí)性、有效性；無法線上驗證的，聯(lián)系發(fā)證機(jī)關(guān)/協(xié)會核實(shí)。3.審核反饋：3個工作日內(nèi)反饋結(jié)果。審核通過的納入檔案；不通過的（如虛假、過期、信息不符），要求員工5個工作日內(nèi)補(bǔ)正，逾期無合理說明的按違規(guī)處理。（三）存檔管理1.檔案分類：建立電子、紙質(zhì)雙軌檔案。電子檔案按部門、崗位、證書類型分類存儲；紙質(zhì)檔案編號歸檔，存放于防潮、防火、防盜專用檔案柜。2.檔案內(nèi)容：電子檔案含證書掃描件、信息登記表（姓名、證書名稱、編號、發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期等）；紙質(zhì)檔案留存復(fù)印件（員工簽字）、審核記錄單。3.檔案借閱：因工作需借閱證書，需填寫《證書借閱申請表》，經(jīng)部門及人力資源部負(fù)責(zé)人審批后借閱，期限不超過5個工作日，歸還時檢查完整性并登記。（四）使用管理2.外部使用：政府檢查、合作方查驗等外部需求，由人力資源部統(tǒng)一對接并提供資料，員工不得私自外借。使用后及時收回資料，更新臺賬。3.使用限制：嚴(yán)禁私自外借、偽造、篡改證書，違者按制度嚴(yán)肅處理，涉及違法的移交司法機(jī)關(guān)。（五）證書更新1.到期提醒：人力資源部在證書有效期屆滿前3個月，通過系統(tǒng)、郵件提醒員工及部門及時更新。2.更新提交：員工需在到期前1個月提交更新后的證書原件及復(fù)印件；特殊原因需延期的，提前提交書面說明（最長延期1個月）。3.重新審核：更新后的證書按“審核驗證”流程重新審核，通過后更新檔案，舊證書（過期失效）按“證書銷毀”流程處理。（六）證書銷毀1.銷毀范圍：過期失效、虛假、無使用價值的證書及復(fù)印件。2.銷毀流程：人力資源部填寫《證書銷毀清單》（列明名稱、數(shù)量、編號、原因），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，安排2名以上專人監(jiān)督銷毀（碎紙、焚燒等合規(guī)方式），留存現(xiàn)場照片、銷毀記錄（參與人簽字）。五、監(jiān)督與考核（一）定期檢查人力資源部每季度抽查、每年全面檢查各部門證書管理情況（含收集及時性、審核準(zhǔn)確性、存檔規(guī)范性、使用合規(guī)性等），結(jié)果納入部門績效考核。（二）違規(guī)處理提供虛假證書：立即解除勞動合同，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。初審不嚴(yán)導(dǎo)致虛假證書流入：通報批評部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人，扣減績效。私自外借、篡改證書：記過處分，造成損失的依法追償。未及時更新影響業(yè)務(wù)：警告員工及部門，扣減績效。（三）激勵機(jī)制對證書管理規(guī)范、無違規(guī)且更新/審核表現(xiàn)突出的部門/個人，通報表揚(yáng)并在評優(yōu)、績效獎勵中傾斜。六、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋與修訂。2.各部門可制