一、引言合同管理是企業(yè)風(fēng)控體系的核心環(huán)節(jié)，直接影響經(jīng)營合規(guī)性與商業(yè)利益。科學(xué)設(shè)置合同管理機(jī)構(gòu)、規(guī)范職位任免流程，能有效防范合同糾紛、優(yōu)化資源配置，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展筑牢“契約防線”。二、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則與模式（一）設(shè)置原則1.合法性：機(jī)構(gòu)架構(gòu)、權(quán)責(zé)劃分需符合《公司法》《民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理》等法律法規(guī)。2.權(quán)責(zé)統(tǒng)一：明確各層級機(jī)構(gòu)的管理邊界與決策權(quán)限，避免“多頭管理”或“管理真空”。3.適應(yīng)性：匹配企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜度（如跨國企業(yè)需增設(shè)涉外合同管理模塊，小微企業(yè)可簡化架構(gòu)）。4.制衡性：合同談判、審核、履行、歸檔等環(huán)節(jié)需形成監(jiān)督閉環(huán)（如業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同，法務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門管控資金）。（二）典型設(shè)置模式企業(yè)規(guī)模機(jī)構(gòu)架構(gòu)適用場景-----------------------------------------------------------------------------大型集團(tuán)合同管理委員會(huì)（決策層）+專職合同管理部門（執(zhí)行層）+業(yè)務(wù)部門兼職管理員（操作層）業(yè)務(wù)多元化、合同量龐大（如央企、跨國公司）中型企業(yè)法務(wù)部（或風(fēng)控部）下設(shè)**合同管理崗**+業(yè)務(wù)部門兼職管理員業(yè)務(wù)聚焦、合同類型較集中（如區(qū)域型制造企業(yè)）小型企業(yè)總經(jīng)理指定人員（或外聘法律顧問）兼任合同管理員業(yè)務(wù)單一、合同量少（如初創(chuàng)科技公司、小微企業(yè)）三、合同管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)劃分（一）合同管理委員會(huì)（可選，大型企業(yè)適用）組成：由總經(jīng)理（或分管副總）、法務(wù)/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，主任一般由高管擔(dān)任。職責(zé)：審議合同管理制度、審批重大合同（如標(biāo)的額超千萬、涉外合同）、決策合同糾紛解決方案、統(tǒng)籌跨部門合同協(xié)作。（二）專職合同管理部門/崗位（核心執(zhí)行層）定位：企業(yè)合同管理的“中樞神經(jīng)”，可獨(dú)立設(shè)“合同管理部”，或在法務(wù)部/風(fēng)控部下設(shè)“合同管理崗”。職責(zé)：制度建設(shè)：擬定《合同管理辦法》《合同示范文本庫》，優(yōu)化審批流程；審核監(jiān)督：全流程審核合同合法性、合規(guī)性（如條款效力、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任），跟蹤履行進(jìn)度；風(fēng)險(xiǎn)管控：識(shí)別合同糾紛隱患，聯(lián)動(dòng)法務(wù)處理仲裁/訴訟，定期輸出《合同風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告》；檔案管理：建立合同電子臺(tái)賬，分類歸檔文本（含掃描件、審批單），確?？勺匪?。（三）業(yè)務(wù)部門合同管理員（操作層）職責(zé)：前端管理：發(fā)起合同需求，參與商務(wù)談判，提交“合同初審表”（含業(yè)務(wù)背景、風(fēng)險(xiǎn)自評）；履行跟蹤：督促本部門合同履約（如交貨、開票、驗(yàn)收），及時(shí)反饋異常（如對方違約、政策變動(dòng)）；協(xié)同配合：對接合同管理部門，提供業(yè)務(wù)端數(shù)據(jù)（如客戶信用、行業(yè)慣例）。四、職位設(shè)置與任免要求（一）核心職位與任職標(biāo)準(zhǔn)職位類型職責(zé)摘要任職要求------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------合同管理委員會(huì)主任主持委員會(huì)決策，審批重大合同，協(xié)調(diào)跨部門資源企業(yè)高管（如總經(jīng)理/副總），5年以上管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉合同法與企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯合同管理部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌合同全流程管理，搭建制度體系，審核高風(fēng)險(xiǎn)合同法律/企業(yè)管理專業(yè)，3年以上合同管理/法務(wù)經(jīng)驗(yàn)，持法律職業(yè)資格證/合規(guī)師證優(yōu)先專職合同管理員合同文本初審、履行跟蹤、檔案維護(hù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)大專以上學(xué)歷，1年以上合同/法務(wù)經(jīng)驗(yàn)，熟練使用合同管理系統(tǒng)（如法大大、泛微）業(yè)務(wù)部門兼職管理員發(fā)起合同、跟蹤履約、反饋業(yè)務(wù)需求業(yè)務(wù)主管/骨干，通過企業(yè)合同管理培訓(xùn)考核，具備基本風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)（二）任免程序規(guī)范1.提名：內(nèi)部競聘：人力資源部發(fā)布崗位需求，組織內(nèi)部報(bào)名（需附《崗位勝任力自評表》）；外部招聘：委托獵頭或發(fā)布招聘信息，篩選候選人（需驗(yàn)證資質(zhì)、背調(diào)職業(yè)經(jīng)歷）。2.審議：小型企業(yè)：總經(jīng)理辦公會(huì)審議候選人“能力測評報(bào)告”（如合同審核模擬、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案）；大型企業(yè)：合同管理委員會(huì)/董事會(huì)審議，重點(diǎn)評估“合規(guī)意識(shí)、跨部門協(xié)作能力”。3.任命：總經(jīng)理簽發(fā)《任命通知書》，明確任職期限（如“任期三年，自2024年X月X日至2027年X月X日”）、權(quán)責(zé)清單（如“審批≤500萬的常規(guī)合同，需報(bào)委員會(huì)審議≥1000萬的合同”）；同步抄送法務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門備案。4.交接與公示：離任人員需移交《合同臺(tái)賬》《未結(jié)糾紛清單》《關(guān)鍵客戶合同備忘錄》，雙方簽字確認(rèn)；企業(yè)OA系統(tǒng)/公告欄公示任免信息（3個(gè)工作日），接受員工監(jiān)督。五、實(shí)務(wù)案例：某制造業(yè)集團(tuán)A公司的實(shí)踐（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置決策層：合同管理委員會(huì)（主任為總經(jīng)理，成員含法務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、3個(gè)事業(yè)部總經(jīng)理），每季度召開“合同風(fēng)險(xiǎn)評審會(huì)”；執(zhí)行層：合同管理部（5人團(tuán)隊(duì)，含經(jīng)理1名、審核專員2名、檔案專員1名、培訓(xùn)專員1名），獨(dú)立于法務(wù)部，直接向總經(jīng)理匯報(bào)；操作層：各事業(yè)部設(shè)兼職合同管理員（由業(yè)務(wù)主管兼任，每月參加合同管理部組織的“案例復(fù)盤會(huì)”）。（二）職位任免合同管理部經(jīng)理：由法務(wù)總監(jiān)提名，董事會(huì)審議通過，任命書明確“任期三年，負(fù)責(zé)集團(tuán)所有合同的合規(guī)審核與風(fēng)險(xiǎn)管控，對年度合同糾紛率≤3%負(fù)責(zé)”；合同審核專員：要求持法律職業(yè)資格證，從法務(wù)部內(nèi)部選拔，任命后需完成“國際商事合同規(guī)則”專項(xiàng)培訓(xùn)（由外聘法律顧問授課）。六、注意事項(xiàng)1.合規(guī)性底線：關(guān)鍵崗位（如合同管理部門負(fù)責(zé)人）的任免需履行職工代表大會(huì)審議程序（依據(jù)《公司法》）；涉外合同管理員需具備“涉外法律知識(shí)+雙語能力”，資質(zhì)需經(jīng)外聘律師驗(yàn)證。2.權(quán)責(zé)動(dòng)態(tài)調(diào)整：當(dāng)企業(yè)新增“新能源項(xiàng)目”等業(yè)務(wù)時(shí)，需增設(shè)“新能源合同管理崗”，明確其“行業(yè)合規(guī)審核、政策風(fēng)險(xiǎn)研判”職責(zé)；每年末結(jié)合《合同風(fēng)險(xiǎn)年報(bào)》，調(diào)整各崗位的審批權(quán)限（如原500萬審批額度提升至800萬，需重新發(fā)文明確）。3.培訓(xùn)與考核：新任職人員需參加“合同全流程管理”“民法典合同編實(shí)務(wù)”等培訓(xùn)（不少于40學(xué)時(shí)/年）；考核指標(biāo)：合同審核準(zhǔn)確率（≥98%）、履行跟蹤及時(shí)率（≥95%）、糾紛處理滿意度（≥90%），與績效、晉升直接掛鉤。結(jié)語合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置與職位任免是企業(yè)風(fēng)控的“地基工程”，需立