電子簽名與審批流程規(guī)范書一、適用業(yè)務(wù)場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部及外部協(xié)作中需通過電子簽名實現(xiàn)法律效力及流程管理的各類場景，主要包括但不限于：合同協(xié)議簽署：與客戶、供應(yīng)商簽訂的業(yè)務(wù)合同、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議等；內(nèi)部審批事項：費用報銷、采購申請、請假休假、加班申請、用印申請等行政及業(yè)務(wù)審批；項目流程確認：項目立項報告、階段性成果驗收、結(jié)項申請等關(guān)鍵節(jié)點確認；人事管理文件：勞動合同、錄用通知、崗位調(diào)整確認、離職交接單等；其他需固化簽署意見及流程責(zé)任的文件：如客戶需求確認單、方案變更協(xié)議等。二、全流程操作指引（一）申請發(fā)起填寫申請信息：申請人登錄系統(tǒng)/平臺，進入“電子簽名審批”模塊，選擇對應(yīng)審批類型（如“合同簽署”“費用報銷”），按要求填寫基礎(chǔ)信息，包括但不限于：申請標題、申請人*所屬部門、申請事項描述、關(guān)聯(lián)項目編號（如有）、預(yù)計審批時限等。附件材料：根據(jù)審批類型必要附件，如合同文本、費用明細清單、請假單、項目報告等，保證附件內(nèi)容完整、清晰，關(guān)鍵信息（如金額、期限、雙方權(quán)利義務(wù)）無涂改。設(shè)定審批流程：根據(jù)企業(yè)權(quán)限規(guī)則，選擇審批鏈路（如“部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→法務(wù)→總經(jīng)理”），或使用預(yù)設(shè)模板流程，明確各環(huán)節(jié)審批人及審批方式（“同意”“駁回”“需補充說明”）。提交申請：確認信息無誤后提交系統(tǒng)，系統(tǒng)自動向首個審批人發(fā)送待辦提醒。（二）審批流轉(zhuǎn)審批人接收與處理：審批人通過系統(tǒng)/平臺接收待辦事項，查看申請詳情及附件，根據(jù)職責(zé)及業(yè)務(wù)規(guī)則進行審批：同意：“同意”按鈕，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批人；駁回：填寫駁回理由（如“附件不完整”“條款需修改”），系統(tǒng)終止流程并通知申請人修改后重新提交；需補充說明：填寫具體意見（如“請補充供應(yīng)商資質(zhì)證明”），申請人需在規(guī)定時限內(nèi)補充材料并再次提交。審批時限要求：每個審批環(huán)節(jié)原則上不超過2個工作日，緊急事項可標注“加急”標識，審批人需在4小時內(nèi)處理；超時未操作的，系統(tǒng)自動升級至上級負責(zé)人催辦。審批意見記錄：系統(tǒng)全程記錄審批人、審批時間、意見內(nèi)容，支持審批人添加附件（如修改后的合同版本），保證流程可追溯。（三）電子簽名簽名觸發(fā)條件：所有審批環(huán)節(jié)完成后，系統(tǒng)自動進入簽名環(huán)節(jié)，根據(jù)文件類型確定簽名主體：內(nèi)部文件：由申請人及各審批人依次完成簽名；外部協(xié)議：由企業(yè)方授權(quán)代表及對方方依次完成簽名（需提前獲取對方簽名授權(quán)）。簽名方式選擇：手寫簽名：通過觸摸屏/數(shù)位板手寫簽名圖像，或使用系統(tǒng)內(nèi)置手寫板實時簽名；數(shù)字證書簽名：插入個人數(shù)字證書（如USBKey），輸入證書密碼完成簽名（適用于高保密性文件）；模板化簽名：預(yù)設(shè)企業(yè)公章/法定代表人電子簽章，系統(tǒng)自動加蓋（如合同首頁蓋章頁）。簽名有效性確認：簽名完成后，系統(tǒng)自動簽名時間戳及數(shù)字摘要，支持在線驗證簽名真?zhèn)危ㄈ纭膀炞C簽名”查看證書信息、哈希值等）。（四）文件歸檔自動歸檔：簽名完成后，系統(tǒng)自動將最終版文件（含完整審批記錄、簽名信息）加密存儲至指定服務(wù)器，唯一歸檔編號。歸檔分類：按文件類型（合同、審批單等）、年份、項目名稱等維度分類，支持關(guān)鍵詞檢索（如“合同編號+申請人+簽署日期”）。查閱權(quán)限：申請人、審批人及授權(quán)人員憑賬號權(quán)限查閱歸檔文件，禁止或外傳（經(jīng)審批人同意可導(dǎo)出PDF帶版式文件）。三、常用模板參考模板一：電子簽名審批申請表字段名稱填寫說明申請標題簡明概括申請事項，如“項目采購設(shè)備費用報銷申請”申請人*填寫申請人姓名，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)工號及所屬部門申請部門申請人所在部門申請日期系統(tǒng)自動（提交申請時）關(guān)聯(lián)項目編號如涉及項目，填寫對應(yīng)項目編號申請事項詳情詳細說明申請事由、依據(jù)（如合同條款、公司制度）附件清單附件名稱及份數(shù)，如“采購合同（最終版）1份、費用明細表3張”審批流程系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動填充或申請人手動選擇，如“部門負責(zé)人→財務(wù)部→總經(jīng)理”申請人意見申請人填寫申請理由，如“根據(jù)項目進度，需采購設(shè)備，預(yù)算元”申請人電子簽名提交申請前完成手寫/數(shù)字簽名模板二：審批意見表審批環(huán)節(jié)審批人*審批意見審批時間電子簽名部門負責(zé)人審批張*同意，費用預(yù)算在部門年度預(yù)算內(nèi)，請?zhí)峤回攧?wù)部審核2023-10-2509:30[簽名圖像]財務(wù)部審批李*需補充：設(shè)備報價單需加蓋供應(yīng)商公章，請于10月26日前補充2023-10-2514:15[簽名圖像]總經(jīng)理審批王*同意，按補充材料流程執(zhí)行，財務(wù)部跟進付款2023-10-2710:00[簽名圖像]模板三：簽名有效性確認表文件名稱簽署方簽名類型證書編號（數(shù)字證書簽名時）簽名時間戳驗證結(jié)果項目合作協(xié)議甲方（企業(yè)）數(shù)字證書簽名DS2023102500012023-10-2516:30有效項目合作協(xié)議乙方（客戶）手寫簽名-2023-10-2609:15有效四、關(guān)鍵注意事項（一）簽名合規(guī)性電子簽名需符合《_________電子簽名法》規(guī)定，僅使用經(jīng)國家認可的第三方電子認證服務(wù)機構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書，或企業(yè)內(nèi)部符合法定條件的電子簽名系統(tǒng)。禁止偽造、冒用他人簽名，一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)人員責(zé)任；簽名后不得單方面修改文件內(nèi)容，確需修改的需重新啟動審批流程。（二）審批時效性申請人需在事項發(fā)生后3個工作日內(nèi)提交申請，緊急事項可提前聯(lián)系審批人同步；審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，無正當理由逾期未處理的，將納入績效考核。流程中若出現(xiàn)審批人休假/離職情況，需提前在系統(tǒng)中設(shè)置臨時審批人，保證流程不中斷。（三）信息安全電子簽名文件及審批記錄需加密存儲，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；嚴禁將個人賬號密碼轉(zhuǎn)借他人，使用完畢后及時退出系統(tǒng)。涉及商業(yè)秘密、敏感信息的文件，審批人需在“查閱權(quán)限”中限制知悉范圍，禁止通過非加密渠道（如郵箱）傳輸。（四）特殊情況處理文件內(nèi)容異議：審批人對文件內(nèi)容有異議的，應(yīng)在審批環(huán)節(jié)明確標注修改意見，駁回后由申請人協(xié)調(diào)發(fā)起方修改，不得直接簽署有爭議的文件。簽名失敗處理：若因系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)問題導(dǎo)致簽名失敗，需聯(lián)系系統(tǒng)管理員記錄異常原因，在問題解決后24小時內(nèi)完成補簽，并備注“補簽”及原因。外部方簽署延遲：與外部方簽署文件時，若對方延遲簽名，申請人需每周跟進進度，超過7天未簽署的，需重新評估文件