企業(yè)行政管理規(guī)范參考工具書前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政管理流程，提升運營效率，保障各項工作有序開展，特編制本工具書。本工具書涵蓋日常辦公、會議組織、物資管理、檔案管理、印章管理、公務(wù)車輛等核心行政模塊，適用于企業(yè)各部門管理人員及員工，旨在提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，保證行政工作規(guī)范、高效、合規(guī)。一、日常辦公管理規(guī)范適用范圍與場景適用于員工日?？记?、辦公環(huán)境維護、辦公用品申領(lǐng)等日常辦公場景，旨在保障辦公秩序，提升工作環(huán)境質(zhì)量。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）考勤管理打卡規(guī)則：員工上下班需通過企業(yè)考勤系統(tǒng)刷臉/刷卡打卡，遲到、早退、曠工等異常情況需及時在系統(tǒng)中備注說明。外出登記：工作時間內(nèi)因公外出，需提前通過OA系統(tǒng)提交《外出申請單》，注明外出事由、時間、地點及聯(lián)系方式，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后生效。請假流程：員工因病、因需請假，需提前1-3天提交《請假申請單》，附相關(guān)證明材料（如病假條），按審批權(quán)限逐級審批（部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→人力資源部）。（二）辦公環(huán)境維護個人工位：員工每日下班前需整理工位，保持桌面整潔，文件資料分類存放，個人物品規(guī)范擺放。公共區(qū)域：會議室、茶水間、走廊等公共區(qū)域由各部門輪流清掃，使用后及時整理（如會議結(jié)束后將桌椅歸位、清理垃圾）。（三）辦公用品申領(lǐng)申領(lǐng)渠道：員工通過企業(yè)內(nèi)部物資管理系統(tǒng)提交申領(lǐng)需求，選擇所需物品（如筆、本、文件夾等）及數(shù)量。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)合理性（如是否為必需品、是否超量），行政部根據(jù)庫存情況發(fā)放，每月匯總各部門申領(lǐng)數(shù)據(jù)。配套表單示例表1：考勤異常申請單申請人所屬部門異常類型（遲到/早退/曠工）日期異常原因證明材料（如有）部門負(fù)責(zé)人審批*某行政部遲到2023-10-01交通擁堵無同意表2：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量用途審批人*某2023-10-02A4紙80g5包日常打印*某關(guān)鍵注意事項考勤記錄作為員工績效考核、薪酬核算依據(jù)，需保證真實、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁代打卡、虛報考勤。公共區(qū)域使用后需及時恢復(fù)原狀，避免影響他人使用；個人工位禁止存放危險品、違禁品。辦公用品申領(lǐng)應(yīng)遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，行政部定期對庫存進(jìn)行盤點，避免積壓或短缺。二、會議組織與執(zhí)行規(guī)范適用范圍與場景適用于部門例會、項目研討會、公司級會議等各類會議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，旨在提升會議效率，保證會議目標(biāo)達(dá)成。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）會議籌備議題收集：會議發(fā)起人（部門負(fù)責(zé)人/項目組）提前3個工作日收集會議議題，明確各議題討論目標(biāo)及預(yù)期成果。時間地點：根據(jù)參會人員日程協(xié)調(diào)會議時間，優(yōu)先選擇企業(yè)內(nèi)部會議室，提前確認(rèn)設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板）可用性。參會人員：確定必要參會人員（決策人、執(zhí)行人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表），提前發(fā)送《會議通知》，注明會議時間、地點、議程及需提前準(zhǔn)備的資料。（二）會議召開簽到入場：參會人員提前5分鐘入場，通過會議簽到表簽到；會議開始后，主持人宣布會議紀(jì)律（如手機靜音、禁止隨意走動）。議程推進(jìn)：按既定議程逐項討論，主持人控制各議題時間，避免偏離主題；重要決議需當(dāng)場確認(rèn)，明確責(zé)任人和完成時限。會議記錄：指定專人記錄會議內(nèi)容，包括討論要點、決議事項、待辦任務(wù)（需記錄任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、截止時間）。（三）會后跟進(jìn)紀(jì)要分發(fā)：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門。任務(wù)跟蹤：各部門負(fù)責(zé)人督促落實會議決議中的待辦任務(wù)，行政部每周匯總?cè)蝿?wù)進(jìn)度，對逾期未完成的進(jìn)行提醒。配套表單示例表3：會議通知單會議名稱會議時間會議地點參會人員議程主持人聯(lián)系人及電話第三季度銷售總結(jié)會2023-10-1514:00-16:00301會議室銷售部全體成員、分管領(lǐng)導(dǎo)1.各區(qū)域銷售匯報；2.Q4目標(biāo)分解；3.資源需求討論*某*某（）表4：會議紀(jì)要模板會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人第三季度銷售總結(jié)會2023-10-1514:00-16:00301會議室*某*某一、討論要點：華東區(qū)銷售額同比增長15%，但華南區(qū)下降5%，原因分析為競品價格戰(zhàn)。Q4目標(biāo)：整體銷售額提升20%，需增加華東區(qū)廣告投放，華南區(qū)推出促銷活動。二、決議事項：增加10萬元華東區(qū)廣告預(yù)算（負(fù)責(zé)人：*某，10月20日前完成方案）。華南區(qū)11月1日起開展“滿減”促銷活動（負(fù)責(zé)人：*某，10月25日前提交方案）。關(guān)鍵注意事項會議通知需提前發(fā)送，保證參會人員有充足準(zhǔn)備；非必要人員不安排參會，避免資源浪費。會議記錄需客觀、準(zhǔn)確，重點突出決議和待辦任務(wù)，避免記錄無關(guān)細(xì)節(jié)。會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀(jì)要審核與分發(fā)，保證信息及時傳遞，任務(wù)責(zé)任到人。三、辦公物資管理規(guī)范適用范圍與場景適用于辦公設(shè)備（電腦、打印機）、低值易耗品（紙張、墨盒）、固定資產(chǎn)（辦公桌、文件柜）等物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維護及報廢管理，旨在保障物資合理配置與高效使用。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）采購申請需求提報：各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資采購申請單》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價及用途，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批流程：行政部審核采購必要性（如是否有庫存、是否符合預(yù)算），按金額分級審批（5000元以下由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元以上需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。供應(yīng)商對接：審批通過后，行政部通過比價、招標(biāo)等方式選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，保證物資質(zhì)量與交貨期。（二）入庫管理驗收核對：物資到貨后，行政部與采購部門共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購申請一致，填寫《物資入庫驗收單》。登記建賬：驗收合格后，行政部將物資信息錄入《物資臺賬》（包括名稱、編號、入庫日期、規(guī)格、數(shù)量、存放位置、責(zé)任人），保證賬實相符。（三）領(lǐng)用與歸還領(lǐng)用流程：員工領(lǐng)用物資需填寫《物資領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人，部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部發(fā)放物資。歸還管理：員工離職或物資閑置時，需將物資交還行政部，行政部檢查物資完好情況，更新臺賬。（四）報廢與處置報廢申請：對無法使用、維修成本過高的物資，由使用部門提交《物資報廢申請單》，注明報廢原因、數(shù)量、殘值預(yù)估。審批與處置：行政部鑒定后，按審批權(quán)限報批（低值易耗品由行政部審批；固定資產(chǎn)需分管領(lǐng)導(dǎo)審批），批準(zhǔn)后通過合規(guī)渠道處置（如變賣、回收），處置收入入賬。配套表單示例表5：物資采購申請單申請部門申請人申請日期物資名稱規(guī)格單位數(shù)量預(yù)估單價（元）用途部門負(fù)責(zé)人審批銷售部*某2023-10-03打印機HP1020臺11500合同打印同意表6：物資臺賬（部分）編號物資名稱規(guī)格入庫日期存放位置責(zé)任人狀態(tài)（在用/閑置/報廢）001辦公桌1.2m*0.6m2023-01-15行政部辦公室*某在用002投影儀EpsonCB-X052023-05-20301會議室*某在用關(guān)鍵注意事項采購需遵循“質(zhì)優(yōu)價廉、合規(guī)透明”原則，優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商，避免違規(guī)采購。物資入庫需嚴(yán)格驗收，杜絕不合格物資入庫；臺賬需定期更新（每月核對一次），保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。領(lǐng)用物資需明確責(zé)任人，妥善保管，避免損壞或丟失；報廢物資需經(jīng)專業(yè)鑒定，嚴(yán)禁擅自處置。四、檔案資料管理規(guī)范適用范圍與場景適用于企業(yè)各類文件（制度、合同、報告）、員工檔案、項目資料等的歸檔、保管、借閱、鑒定及銷毀管理，保證檔案完整、安全、可追溯。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）分類歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案按“年度-部門-類型”分類，如“2023-行政部-制度文件”“2023-銷售部-合同檔案”。編號規(guī)則：每份檔案賦予唯一編號，格式為“年度-分類代碼-流水號”（如“2023-XZ-001”代表2023年行政部第1號文件）。歸檔范圍：包括但不限于企業(yè)紅頭文件、重要合同、會議紀(jì)要、員工入職檔案、項目驗收報告等，具有保存價值的資料均需歸檔。（二）保管存放實體檔案：放入專用檔案柜，標(biāo)注檔案類別及編號，存放在通風(fēng)、干燥、防火的檔案室；檔案柜鑰匙由行政部專人保管，定期檢查檔案狀況（如防蟲、防潮）。電子檔案：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)存儲，定期備份（每周一次），設(shè)置訪問權(quán)限，保證信息安全。（三）借閱與歸還借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請單》，注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部辦理借閱手續(xù)。歸還檢查：借閱檔案需在借閱期限內(nèi)歸還，行政部檢查檔案完整性（如無涂改、無缺失），更新借閱記錄。（四）鑒定與銷毀鑒定周期：每年年底對檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“無保存價值”兩類。銷毀流程：對無保存價值的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀（如焚燒、碎紙），銷毀記錄存檔。配套表單示例表7：檔案借閱申請單借閱人所屬部門借閱日期檔案名稱檔案編號用途借閱期限部門負(fù)責(zé)人審批*某財務(wù)部2023-10-102022年度采購合同2022-CG-015財務(wù)審計3個工作日同意表8：檔案銷毀清冊銷毀日期檔案名稱檔案編號數(shù)量（份）銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人2023-12-202018年員工考勤記錄2018-KQ-10050保存期限已滿（10年）*某某、某關(guān)鍵注意事項檔案分類需清晰、統(tǒng)一，便于檢索；歸檔需及時（如月度文件次月10日前完成歸檔），避免資料積壓。檔案保管需落實“防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠”措施，電子檔案需加密存儲，防止信息泄露。涉密檔案（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需嚴(yán)格控制借閱權(quán)限，僅限相關(guān)責(zé)任人借閱，借閱后及時歸還。五、印章使用管理規(guī)范適用范圍與場景適用于公司公章、合同章、財務(wù)章、發(fā)票專用章等印章的使用、保管、登記及停用管理，保證印章使用合法、合規(guī)、安全。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）印章保管專人負(fù)責(zé)：各類印章由行政部指定專人保管（如公章由行政部經(jīng)理保管，合同章由法務(wù)專員保管），保管人需簽訂《印章保管責(zé)任書》，明保證管責(zé)任。存放要求：印章存放于帶鎖的專用保險柜中，保險柜鑰匙由保管人隨身攜帶或交由行政部負(fù)責(zé)人封存保管，嚴(yán)禁隨意放置或交他人代管。（二）使用申請用印申請：使用印章需提前填寫《印章使用申請單》，注明用印文件名稱、用途、份數(shù)、申請人，附用印文件電子版或紙質(zhì)版。審批權(quán)限：公章、合同章：部門負(fù)責(zé)人審核，行政部復(fù)核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批（金額5萬元以上需總經(jīng)理審批）；財務(wù)章、發(fā)票專用章：財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）用印登記登記內(nèi)容：用印時，保管人核對審批手續(xù)及文件內(nèi)容無誤后，在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、保管人簽字。文件留存：用印文件需留存1份（復(fù)印件或電子掃描件），與《印章使用申請單》《印章使用登記表》一并存檔，以備查驗。（四）印章停用與啟用停用流程：印章因磨損、遺失或機構(gòu)變更需停用時，由行政部提交《印章停用申請單》，說明停用原因，經(jīng)總經(jīng)理審批后，收回舊印章并登記封存。啟用流程：新印章刻制完成后，需在公安機關(guān)備案，填寫《印章啟用通知單》，明確啟用日期、使用范圍，分發(fā)至相關(guān)部門并同步收回舊印章。配套表單示例表9：印章使用申請單申請人所屬部門申請日期用印文件名稱用途份數(shù)審批人行政部復(fù)核*某銷售部2023-10-16產(chǎn)品銷售合同與客戶簽訂合同2份*某同意表10：印章使用登記表用印日期文件名稱份數(shù)申請人審批人保管人備注2023-10-16產(chǎn)品銷售合同2份*某*某*某與A公司簽訂關(guān)鍵注意事項用印前需嚴(yán)格審核文件內(nèi)容，保證符合法律法規(guī)及公司制度，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用印。印章保管人需堅守崗位，擅自將印章交他人使用或違規(guī)用印將追究責(zé)任；印章遺失需立即報告并登報聲明作廢。印章使用登記需實時、準(zhǔn)確，做到“誰用印、誰登記、誰負(fù)責(zé)”，登記資料保存期限不少于5年。六、公務(wù)車輛管理規(guī)范適用范圍與場景適用于公司公務(wù)車輛的調(diào)度、使用、維護、油耗及費用報銷管理，保障公務(wù)出行安全、高效，降低運營成本。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）用車申請申請流程：員工因公需用車，提前1個工作日通過OA系統(tǒng)提交《公務(wù)用車申請單》，注明用車事由、時間、目的地、乘車人、里程預(yù)估。審批調(diào)度：行政部根據(jù)工作優(yōu)先級（如緊急客戶接待、重要會議）及車輛availability（可用性）統(tǒng)籌安排，審批通過后通知申請人及駕駛員。（二）出車管理出車前檢查：駕駛員出車前需檢查車況（如剎車、輪胎、油量、燈光），填寫《車輛出車前檢查表》，發(fā)覺問題及時報修。行車規(guī)范：駕駛員需遵守交通規(guī)則，安全駕駛，嚴(yán)禁超速、酒駕；乘車人需配合駕駛員工作，保持車內(nèi)整潔。（三）費用報銷費用收集：用車結(jié)束后，駕駛員收集加油票、過路費、停車費等票據(jù)，注明用車日期、里程、目的地，與《車輛行駛記錄表》一并提交行政部。審核報銷：行政部核對票據(jù)真實性（如加油量與里程是否匹配、費用是否合理）及用車審批手續(xù)，無誤后提交財務(wù)部報銷。（四）維護保養(yǎng)定期保養(yǎng)：行政部制定車輛年度保養(yǎng)計劃（如每5000公里或6個月更換機油、濾芯），提前通知駕駛員送檢保養(yǎng)。故障維修：車輛發(fā)生故障時，駕駛員立即報告行政部，由行政部聯(lián)系定點維修廠維修，維修費用需經(jīng)審批后報銷。配套表單示例表11：公務(wù)用車申請單申請人所屬部門用車日期用車事由出發(fā)地目的地乘車人預(yù)計里程審批人*某行政部2023-10-18接待客戶公司機場某、某50公里*某表12：車輛行駛記錄表日期車牌號駕駛員出發(fā)時間到達(dá)時間起始里程