財(cái)務(wù)報(bào)銷申請流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、適用范圍與報(bào)銷類型本手冊適用于公司全體員工因履行工作職責(zé)產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷，涵蓋以下常見場景：日常辦公支出：包括辦公用品采購、通訊費(fèi)、快遞運(yùn)輸費(fèi)、辦公設(shè)備日常維護(hù)等；差旅相關(guān)費(fèi)用：員工因公出差的交通費(fèi)（市內(nèi)/城際）、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼等；業(yè)務(wù)專項(xiàng)支出：如會(huì)議組織費(fèi)、外部培訓(xùn)費(fèi)、客戶接待費(fèi)（需符合業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)）、市場調(diào)研費(fèi)等；其他合規(guī)費(fèi)用：經(jīng)公司批準(zhǔn)的項(xiàng)目專項(xiàng)支出、應(yīng)急性辦公支出等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）第一步：提交報(bào)銷申請?zhí)顚懮暾垎危旱卿浌綩A系統(tǒng)“財(cái)務(wù)報(bào)銷”模塊，選擇對應(yīng)費(fèi)用類型（如“差旅費(fèi)”“辦公費(fèi)”），填寫《報(bào)銷申請單》，需準(zhǔn)確填寫以下信息：申請人姓名（*小張）、所屬部門（如市場部）、申請日期；費(fèi)用發(fā)生時(shí)間、具體事項(xiàng)（如“2023年10月北京出差”“部門打印機(jī)維修”）、費(fèi)用類別；費(fèi)用金額（需分項(xiàng)填寫，如“交通費(fèi)500元，住宿費(fèi)800元”）、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號（如涉及項(xiàng)目）；費(fèi)用用途說明（簡述業(yè)務(wù)背景，如“參與項(xiàng)目洽談，需承擔(dān)客戶接待費(fèi)用”）。準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)費(fèi)用類型準(zhǔn)備對應(yīng)證明材料，保證材料真實(shí)、完整、清晰：日常辦公支出：需附采購清單、供應(yīng)商收據(jù)（需加蓋公章）、驗(yàn)收單（由部門指定人員簽字確認(rèn)）；差旅費(fèi)用：需附出差審批單（提前通過OA流程審批）、交通憑證（如機(jī)票行程單、火車票、打車票，需注明起止地點(diǎn)和時(shí)間）、住宿費(fèi)發(fā)票（需注明入住日期及天數(shù)）、伙食補(bǔ)貼說明（無需單獨(dú)憑證，按公司標(biāo)準(zhǔn)填寫補(bǔ)貼明細(xì)）；業(yè)務(wù)專項(xiàng)支出：需附會(huì)議通知、培訓(xùn)邀請函、客戶接待名單（含人數(shù)及職務(wù)）、費(fèi)用結(jié)算單（如第三方服務(wù)商提供的明細(xì)單）。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核提交審批：申請人填寫完申請單并附件后，提交至部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）處進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：費(fèi)用是否與部門工作計(jì)劃相關(guān)，是否符合業(yè)務(wù)必要性；費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)接待人均標(biāo)準(zhǔn)）；附件材料是否齊全、簽字是否規(guī)范（如驗(yàn)收單需有部門指定人員簽字）。審核結(jié)果：部門負(fù)責(zé)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過則流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；不通過則注明退回原因（如“附件缺失，需補(bǔ)充驗(yàn)收單”），退回申請人修改。（三）第三步：財(cái)務(wù)部門復(fù)核接收申請：財(cái)務(wù)部門（*會(huì)計(jì)）收到報(bào)銷申請后，對材料進(jìn)行全面復(fù)核。復(fù)核內(nèi)容：報(bào)銷單填寫是否規(guī)范（如金額大小寫是否一致、費(fèi)用分類是否準(zhǔn)確、申請人簽字是否完整）；附件是否合規(guī)（如憑證是否為原始單據(jù)、是否有重復(fù)報(bào)銷、交通憑證是否與出差審批單路線一致）；金額計(jì)算是否正確（如補(bǔ)貼天數(shù)是否符合出差時(shí)長、住宿費(fèi)是否超標(biāo)準(zhǔn)）。處理結(jié)果：復(fù)核通過則流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)核不通過則注明問題（如“交通費(fèi)金額與票據(jù)不符，需核對”），退回申請人補(bǔ)充修改。（四）第四步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：根據(jù)費(fèi)用金額劃分審批權(quán)限：5000元（含）以下：由部門負(fù)責(zé)人審批即可（已完成部門審核環(huán)節(jié)）；5000-20000元（含）：需分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（*總）審批；20000元以上：需總經(jīng)理審批。審批重點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注費(fèi)用合理性、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)（如市場推廣費(fèi)是否符合季度推廣計(jì)劃）。時(shí)限要求：分管領(lǐng)導(dǎo)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，超時(shí)未審批視為默認(rèn)通過。（五）第五步：出納付款確認(rèn)審批完成：財(cái)務(wù)出納（*出納）收到審批通過的報(bào)銷單后，核對審批流程是否完整（部門審核→財(cái)務(wù)復(fù)核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。安排付款：確認(rèn)無誤后，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項(xiàng)支付至申請人工資卡（需核對銀行卡號），或以現(xiàn)金形式發(fā)放（僅限500元以下小額費(fèi)用）。反饋結(jié)果：付款完成后，在OA系統(tǒng)中更新報(bào)銷狀態(tài)為“已支付”，并通過系統(tǒng)消息通知申請人。（六）第六步：資料歸檔整理資料：每月末，財(cái)務(wù)部門將當(dāng)月已報(bào)銷的申請單及附件按部門分類整理，粘貼在報(bào)銷憑證冊上。歸檔保存：憑證冊需標(biāo)注“年月報(bào)銷憑證”，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，存入財(cái)務(wù)檔案室，保存期限不少于5年。三、報(bào)銷申請表單模板報(bào)銷申請單申請信息內(nèi)容申請單號（系統(tǒng)自動(dòng)）申請人*小張所屬部門市場部申請日期2023年10月15日關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號（如無則填“無”）費(fèi)用明細(xì)序號費(fèi)用發(fā)生時(shí)間費(fèi)用事項(xiàng)費(fèi)用類別金額（元）備注（如供應(yīng)商、地點(diǎn)）12023-10-10北京-高鐵票差旅費(fèi)-交通費(fèi)350.00G123次，二等座22023-10-10北京酒店住宿差旅費(fèi)-住宿費(fèi)800.00入住2晚，標(biāo)間32023-10-11客戶午餐業(yè)務(wù)接待費(fèi)600.003人，人均200元標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用合計(jì)1750.00附件清單名稱數(shù)量是否齊全出差審批單1份是高鐵票1張是住宿費(fèi)憑證1張是客戶名單1份是審批意見部門負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)復(fù)核分管領(lǐng)導(dǎo)簽字*經(jīng)理*會(huì)計(jì)*總?cè)掌?023-10-16日2023-10-17日2023-10-18日申請人確認(rèn)本人已確認(rèn)以上信息真實(shí)有效，如有虛報(bào)，愿承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。簽字*小張日期2023-10-15日四、執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)及時(shí)性原則：費(fèi)用發(fā)生后需在7個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請，逾期未提交需向部門負(fù)責(zé)人說明原因，最長不超過30天。完整性原則：附件材料需與報(bào)銷事項(xiàng)一一對應(yīng)，如采購辦公用品需附采購清單和驗(yàn)收單，缺一不可。合規(guī)性原則：所有費(fèi)用需符合公司《費(fèi)用管理制度》，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用，超標(biāo)準(zhǔn)部分需由申請人自行承擔(dān)。準(zhǔn)確性原則：報(bào)銷金額需與附件憑證一致，大小寫需規(guī)范，填寫錯(cuò)誤需作廢后重新填寫（不得涂改）。（二）常見問題處理附件缺失怎么辦？如缺少非核心附件（如小額費(fèi)用收據(jù)），需由部門負(fù)責(zé)人出具情況說明并簽字確認(rèn)后，可先行報(bào)銷，后續(xù)補(bǔ)充提交；如缺少核心附件（如差旅審批單、住宿憑證），需補(bǔ)充完整后方可重新提交報(bào)銷。審批超時(shí)如何處理？部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)因公出差等原因無法審批的，需提前在OA系統(tǒng)中委托代理人審批，或通過郵件告知財(cái)務(wù)部門延期原因，最長延期不超過3個(gè)工作日。報(bào)銷金額有誤怎么辦？財(cái)務(wù)復(fù)核發(fā)覺金額錯(cuò)誤，需由申請人修改后重新提交；已審批完成但付款前發(fā)覺錯(cuò)誤，由財(cái)務(wù)部門退回申請人修改；已完成付款發(fā)覺錯(cuò)誤，需在3個(gè)工作日內(nèi)向財(cái)務(wù)部門提交《沖紅申請》，沖銷原報(bào)銷單并重新提