辦公室設(shè)備采購與管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍二、采購與管理操作流程（一）需求提出與部門初審需求發(fā)起：各部門根據(jù)工作實(shí)際需要（如新增崗位、設(shè)備故障無法修復(fù)、功能升級(jí)等），由申請(qǐng)人填寫《設(shè)備采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明現(xiàn)有設(shè)備狀況（如使用年限、故障情況）、新設(shè)備需求原因、建議規(guī)格型號(hào)（參考公司《設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)》）、數(shù)量、預(yù)算金額及用途。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，確認(rèn)后簽字。若申請(qǐng)不符合部門年度工作計(jì)劃或公司配置標(biāo)準(zhǔn)，需注明駁回理由并反饋申請(qǐng)人。（二）采購申請(qǐng)與審批提交申請(qǐng)：部門負(fù)責(zé)人審核通過的《設(shè)備采購申請(qǐng)表》提交至行政部（或指定資產(chǎn)管理部門），行政部對(duì)申請(qǐng)材料完整性（表格填寫、預(yù)算依據(jù)等）進(jìn)行復(fù)核。逐級(jí)審批：行政部根據(jù)采購金額及公司授權(quán)權(quán)限，按以下流程報(bào)批：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人→行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5000元＜金額≤20000元：部門負(fù)責(zé)人→行政部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20000元：部門負(fù)責(zé)人→行政部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部啟動(dòng)采購流程；審批不通過的，由行政部書面反饋部門說明原因。（三）供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行供應(yīng)商篩選：行政部根據(jù)采購需求，通過公司合格供應(yīng)商庫（或公開招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)）選擇至少3家供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比，重點(diǎn)評(píng)估設(shè)備參數(shù)、售后服務(wù)、價(jià)格、信譽(yù)等因素，形成《供應(yīng)商比價(jià)表》。合同簽訂：選定供應(yīng)商后，行政部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修期限、付款方式及違約責(zé)任等條款。采購執(zhí)行：合同簽訂后，行政部跟蹤供應(yīng)商備貨及交付進(jìn)度，保證按約定時(shí)間送達(dá)。如遇延遲，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通并協(xié)調(diào)解決方案。（四）設(shè)備驗(yàn)收與入庫到貨驗(yàn)收：設(shè)備送達(dá)后，行政部組織使用部門、采購人員共同驗(yàn)收，重點(diǎn)核對(duì)：設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與合同一致；外觀是否有劃痕、損壞，配件（電源線、耗材等）是否齊全；設(shè)備功能測試（如電腦開機(jī)檢測、打印復(fù)印功能測試等），保證正常運(yùn)行。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格后，三方共同簽字確認(rèn)《設(shè)備驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗(yàn)收合格。入庫管理：驗(yàn)收合格的設(shè)備由行政部統(tǒng)一入庫，登記《設(shè)備入庫臺(tái)賬》，記錄入庫日期、設(shè)備編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存放位置等信息。（五）資產(chǎn)登記與領(lǐng)用資產(chǎn)登記：行政部對(duì)入庫設(shè)備進(jìn)行資產(chǎn)編號(hào)（按“部門縮寫-設(shè)備類別-年份-序號(hào)”規(guī)則，如“HR-PC-2023-001”），錄入《設(shè)備總臺(tái)賬》，包含設(shè)備編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、序列號(hào)、采購日期、采購金額、使用部門、領(lǐng)用人、存放位置、保修期限等信息，保證一物一碼、信息可追溯。領(lǐng)用流程：使用部門指定領(lǐng)用人填寫《設(shè)備領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后至行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用人需核對(duì)設(shè)備信息，簽字確認(rèn)《設(shè)備領(lǐng)用單》，明保證管責(zé)任。行政部更新《設(shè)備總臺(tái)賬》中“領(lǐng)用人”“領(lǐng)用日期”等信息。（六）日常維護(hù)與管理日常保管：領(lǐng)用人為設(shè)備第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔、正確使用及安全保管，避免人為損壞或丟失。如發(fā)覺設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用并向行政部報(bào)修。維護(hù)保養(yǎng)：行政部建立《設(shè)備維護(hù)記錄表》，定期（每季度）組織專業(yè)維護(hù)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔及保養(yǎng)，重點(diǎn)檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、耗材余量等，記錄維護(hù)日期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員及設(shè)備使用部門簽字。交接管理：領(lǐng)用人調(diào)崗、離職時(shí)，需將設(shè)備交回行政部，辦理《設(shè)備交接手續(xù)》，交接雙方及監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人或行政部人員）共同簽字確認(rèn)，保證設(shè)備完好、配件齊全，行政部更新臺(tái)賬信息。（七）報(bào)廢處置與核銷報(bào)廢申請(qǐng)：設(shè)備達(dá)到使用年限（如電腦5年、打印機(jī)6年）、無法修復(fù)或維修成本超過設(shè)備凈值50%時(shí)，使用部門可提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，說明報(bào)廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀、配件殘值等信息。鑒定審批：行政部組織技術(shù)鑒定小組（由行政部、使用部門、財(cái)務(wù)部人員組成）對(duì)設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件，按審批權(quán)限報(bào)批（流程同采購審批）。處置與核銷：審批通過后，行政部選擇合規(guī)方式處置報(bào)廢設(shè)備（如交由專業(yè)回收公司回收、拍賣等），保留處置憑證。處置完成后，在《設(shè)備總臺(tái)賬》中標(biāo)注“報(bào)廢日期”“處置方式”“殘值收入”等信息，進(jìn)行資產(chǎn)核銷，保證賬實(shí)相符。三、常用表格模板（一）設(shè)備采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（預(yù)算）總價(jià)需求原因現(xiàn)有設(shè)備狀況（年限、故障等）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部審核意見：審批人：日期：財(cái)務(wù)部審核意見：審批人：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：審批人：日期：總經(jīng)理審批意見：審批人：日期：（二）設(shè)備驗(yàn)收單驗(yàn)收日期設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商序列號(hào)采購合同號(hào)驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收人員驗(yàn)收項(xiàng)目（√合格×不合格）□外觀無損壞□配件齊全□功能正常（附測試記錄）驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因說明：）使用部門簽字：行政部簽字：采購人員簽字：日期：日期：日期：（三）設(shè)備總臺(tái)賬設(shè)備編號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)序列號(hào)采購日期采購金額使用部門領(lǐng)用人存放位置保修期限狀態(tài)（在用/維修/報(bào)廢）（四）設(shè)備維護(hù)記錄表維護(hù)日期設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱維護(hù)內(nèi)容維護(hù)人員使用部門簽字備注（五）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表報(bào)廢部門設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量啟用日期已使用年限報(bào)廢原因□達(dá)到使用年限□無法修復(fù)□維修成本過高□其他：技術(shù)鑒定意見：鑒定人：日期：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：日期：審批人：日期：財(cái)務(wù)部審核意見：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：審批人：日期：審批人：日期：四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算控制各部門需結(jié)合年度工作計(jì)劃編制設(shè)備采購預(yù)算，超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，未經(jīng)審批不得擅自采購，避免資金浪費(fèi)。（二）采購合規(guī)采購過程必須嚴(yán)格遵守公司《采購管理制度》，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商庫內(nèi)的合作方，禁止違規(guī)指定供應(yīng)商或接受不正當(dāng)利益，保證采購公開、公平、公正。（三）資產(chǎn)安全設(shè)備領(lǐng)用后，領(lǐng)用人需妥善保管，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、拆卸、外借或用于非工作用途；行政部定期（每半年）組織資產(chǎn)盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)一致，防止資產(chǎn)流失。（四）維護(hù)及時(shí)使用部門發(fā)覺設(shè)備故障需及時(shí)報(bào)修，行政部接到報(bào)修后應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，根據(jù)故障程度安排維