標準送貨單格式與填寫指南送貨單作為商業(yè)交易中貨物交付的核心憑證，兼具物流追溯、財務對賬、法律舉證等多重功能。規(guī)范的格式設計與準確的填寫流程，不僅能提升企業(yè)內部管理效率，更能在交易糾紛中提供清晰的責任界定依據(jù)。本文結合行業(yè)實踐與合規(guī)要求，系統(tǒng)解析標準送貨單的格式構成、填寫要點及風險規(guī)避策略，助力企業(yè)與從業(yè)者實現(xiàn)單據(jù)管理的標準化、規(guī)范化。一、標準送貨單的格式構成解析（一）聯(lián)次設計：滿足多方管理需求商業(yè)場景中，送貨單通常采用多聯(lián)復寫或無碳復寫形式，常見聯(lián)次包括：存根聯(lián)：由發(fā)貨方留存，作為內部出庫、庫存核銷的原始依據(jù)，需長期歸檔備查；客戶聯(lián)：隨貨物交付至收貨方，用于驗收核對、入庫記賬及后期對賬；記賬聯(lián)：發(fā)貨方財務部門留存，作為銷售收入確認、成本核算的憑證，需與發(fā)票、合同等資料匹配。部分行業(yè)（如醫(yī)藥、冷鏈）會增設“質檢聯(lián)”“運輸聯(lián)”，以滿足特殊監(jiān)管或物流跟蹤需求。（二）核心要素：確保信息完整可追溯一份標準送貨單應包含以下關鍵信息，各要素的填寫精度直接影響單據(jù)效力：1.單據(jù)標識：單據(jù)編號：采用“日期+流水號”（如____）或企業(yè)自定義規(guī)則，確保唯一性，便于后期檢索；單據(jù)類型：明確標注“送貨單”“出庫單”“調撥單”等，避免與其他單據(jù)混淆。2.交易主體信息：發(fā)貨方：全稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話，需與營業(yè)執(zhí)照或合同主體一致；收貨方：全稱、地址、收貨人、聯(lián)系電話，若為第三方收貨，需注明“代收貨單位”及授權證明編號。3.交付信息：日期：填寫實際送貨日期（精確到日），若存在預約送貨，需在備注欄標注“預約日期”；訂單關聯(lián)：注明對應銷售訂單號、合同編號，實現(xiàn)交易鏈條的閉環(huán)追溯。4.商品明細：序號：按商品交付順序編號，便于核對；品名/規(guī)格：需與合同、訂單約定的商品名稱、型號、規(guī)格完全一致，避免簡稱或模糊表述（如“人體工學辦公椅，型號A-01”）；單位：采用行業(yè)通用單位（如“臺”“箱”“千克”），避免自創(chuàng)單位；數(shù)量：實際交付數(shù)量，需與驗收單一致；若存在贈品，需單獨標注“贈品”及數(shù)量；單價：合同約定的不含稅/含稅單價（需注明稅率），若為組合銷售，需拆分至單品；金額：數(shù)量×單價的計算結果，小計與總計需核對一致。5.結算與責任信息：金額總計：小寫金額（￥XXX.XX）與大寫金額（壹、貳……）同時填寫，避免篡改；付款方式：注明“現(xiàn)金”“銀行轉賬”“月結”等，若為賒銷，需標注賬期；簽名蓋章：發(fā)貨方業(yè)務員、倉庫管理員簽字，收貨方驗收人簽字（或加蓋收貨專用章），雙方簽章后單據(jù)生效。6.備注欄：填寫特殊約定（如“貨到付款”“需當場驗收破損”）、運輸方式（“順豐速運，單號SF____”）、退換貨說明等補充信息。二、規(guī)范填寫的實操步驟（一）準備階段：信息前置核驗1.調取對應訂單/合同，確認收貨方名稱、商品清單、單價、交付時間等核心信息，避免與訂單約定沖突；2.檢查送貨單聯(lián)次是否完整，復寫紙是否正常（無碳復寫單需確認顯色清晰）；3.若為電子送貨單，需確認系統(tǒng)模板已包含所有必要要素，且電子簽名/印章已備案。（二）填寫階段：精準與規(guī)范并行1.基礎信息填寫：單據(jù)編號：按企業(yè)規(guī)則生成，確保與歷史單據(jù)無重復；日期與主體信息：逐項填寫，地址需精確到門牌號，聯(lián)系人電話需驗證有效性。2.商品明細填寫：按實際交付順序錄入商品，數(shù)量、單價需與出庫單、稱重單（若有）核對；金額計算：使用計算器或系統(tǒng)自動計算，避免手工計算錯誤；若存在折扣，需在備注欄注明“折扣率X%，折后單價XX”。3.結算與簽章：大寫金額需規(guī)范書寫（如“￥1234.56”對應“壹仟貳佰叁拾肆元伍角陸分”），避免錯別字（如“佰”誤寫為“百”）；發(fā)貨方簽章需在所有聯(lián)次同步加蓋，收貨方驗收后當場簽字或蓋章，避免事后補簽。（三）核對階段：雙重校驗機制1.自我核對：檢查商品明細與訂單是否一致，數(shù)量、金額總計是否正確；確認所有聯(lián)次信息一致，無漏項、涂改（若需涂改，需雙方簽字確認并注明原因）。2.交叉核對：與倉庫出庫單、運輸單信息交叉驗證，確保貨、單、賬一致；若收貨方當場驗收，需與對方共同核對商品數(shù)量、質量，確認無誤后簽字。三、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）清晰性原則：避免歧義與篡改字跡需工整，采用黑色中性筆填寫，電子單據(jù)字體需清晰可辨；數(shù)字與文字需規(guī)范（如“1”需與“壹”對應，“2”與“貳”對應），避免使用易混淆的簡化字或符號；若需修改，需在涂改處加蓋雙方公章（或業(yè)務章），并由經(jīng)辦人簽字，禁止大面積涂改。（二）完整性原則：要素無遺漏確保所有聯(lián)次的信息完整，尤其是客戶聯(lián)與記賬聯(lián)，避免因聯(lián)次缺失導致對賬困難；贈品、樣品需單獨標注，避免與正常商品混淆，影響庫存與財務核算。（三）合規(guī)性原則：強化法律效力簽章需為有效印章（如公章、業(yè)務專用章），個人簽字需為本人真實簽名，避免使用“代簽”“草簽”；電子送貨單需符合《電子簽名法》要求，確保電子簽名的唯一性、防篡改性，保存電子文件的原始載體（如系統(tǒng)日志、區(qū)塊鏈存證）。（四）存檔管理：長期可追溯紙質單據(jù)需按編號順序裝訂，存放于防潮、防火的檔案柜，保存期限不少于3年（涉及稅務、合同糾紛的需延長至10年）；電子單據(jù)需建立備份機制，定期導出至安全存儲設備，文件名需包含單據(jù)編號與日期，便于檢索。四、常見問題與解決方案（一）單據(jù)涂改后是否有效？若為輕微涂改（如數(shù)量筆誤），需在涂改處加蓋雙方公章（或業(yè)務章），并由經(jīng)辦人簽字確認，同時在備注欄注明涂改原因；若涂改涉及核心要素（如金額、主體信息），建議重新開具送貨單，原單據(jù)作廢并標注“作廢”字樣。（二）送貨單丟失如何補開？發(fā)貨方丟失存根聯(lián)：可憑記賬聯(lián)復印件補開，注明“補開單據(jù)，原單據(jù)編號XXX”，并由財務部門蓋章確認；收貨方丟失客戶聯(lián)：需向發(fā)貨方申請復印存根聯(lián)，由發(fā)貨方加蓋公章，并出具《送貨單補開證明》，說明丟失原因與補開依據(jù)。（三）電子送貨單能否替代紙質單據(jù)？符合《電子簽名法》的電子送貨單（包含可靠電子簽名、完整元數(shù)據(jù)）與紙質單據(jù)具有同等法律效力；實務中，建議與交易方提前約定電子單據(jù)的使用規(guī)則，避免因認知差異引發(fā)糾紛。結語標準送貨單的規(guī)