行政日常事務(wù)處理流程清單及標(biāo)準(zhǔn)一、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本流程清單及標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體等組織的行政管理部門(mén)，涵蓋日常辦公環(huán)境中高頻發(fā)生的行政事務(wù)處理。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：辦公環(huán)境維護(hù)與管理、各類(lèi)會(huì)議組織與安排、辦公用品與固定資產(chǎn)采購(gòu)及管理、文件資料流轉(zhuǎn)與歸檔、差旅與接待安排、印章與證照使用管理、員工后勤服務(wù)支持等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，可保證行政事務(wù)高效、規(guī)范運(yùn)行，提升部門(mén)協(xié)作效率，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）辦公環(huán)境維護(hù)與管理流程目標(biāo)：保障辦公區(qū)域整潔、安全、有序，營(yíng)造良好工作環(huán)境。步驟操作說(shuō)明責(zé)任人時(shí)限要求1.日常巡查行政專(zhuān)員*每日上班前對(duì)辦公區(qū)（工位、會(huì)議室、走廊、茶水間等）進(jìn)行巡查，檢查衛(wèi)生狀況、設(shè)施設(shè)備（空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)）運(yùn)行情況行政專(zhuān)員*每日8:30前2.問(wèn)題記錄與反饋發(fā)覺(jué)衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)或設(shè)施故障，通過(guò)《辦公環(huán)境問(wèn)題反饋表》（見(jiàn)模板一）記錄，同步發(fā)送至后勤維修組及保潔負(fù)責(zé)人行政專(zhuān)員*問(wèn)題發(fā)覺(jué)后30分鐘內(nèi)3.問(wèn)題處理跟進(jìn)跟蹤維修/保潔進(jìn)度，保證問(wèn)題在4小時(shí)內(nèi)解決（緊急問(wèn)題如斷電、漏水需30分鐘內(nèi)響應(yīng)）；處理完成后現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核行政專(zhuān)員*問(wèn)題處理全流程4.定期大掃除每周五下午組織全員大掃除，各部門(mén)劃分責(zé)任區(qū)，行政專(zhuān)員*檢查并記錄評(píng)分行政專(zhuān)員*、各部門(mén)負(fù)責(zé)人每周五16:00-17:005.環(huán)境優(yōu)化建議每月收集員工對(duì)辦公環(huán)境的改進(jìn)建議，匯總整理后報(bào)行政經(jīng)理*審批，推動(dòng)優(yōu)化落地行政專(zhuān)員*每月末最后一個(gè)工作日（二）會(huì)議組織與安排流程目標(biāo)：保證會(huì)議有序召開(kāi)，高效傳遞信息、解決問(wèn)題。步驟操作說(shuō)明責(zé)任人時(shí)限要求1.會(huì)議需求提報(bào)申請(qǐng)人*填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板二），明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、物料需求（投影設(shè)備、茶水等），提前3個(gè)工作日提交至行政部申請(qǐng)人*會(huì)議召開(kāi)前3個(gè)工作日2.會(huì)議資源協(xié)調(diào)行政專(zhuān)員*根據(jù)申請(qǐng)表協(xié)調(diào)會(huì)議室（優(yōu)先使用視頻會(huì)議室，避免沖突）、設(shè)備調(diào)試、物料準(zhǔn)備；如需外部場(chǎng)地或餐飲，提前2個(gè)工作日對(duì)接供應(yīng)商行政專(zhuān)員*會(huì)議召開(kāi)前2個(gè)工作日內(nèi)完成3.會(huì)前通知通過(guò)郵件、企業(yè)等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知（含議程、資料、會(huì)議室位置），提前1天提醒行政專(zhuān)員*會(huì)議召開(kāi)前1天4.會(huì)中服務(wù)會(huì)議開(kāi)始前30分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備、物料擺放；會(huì)議中負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)、茶水供應(yīng)，記錄會(huì)議紀(jì)律（遲到、早退情況）行政專(zhuān)員*會(huì)議全程5.會(huì)后工作24小時(shí)內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》（含決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限），經(jīng)會(huì)議主持人*審核后分發(fā)；回收會(huì)議室設(shè)備，整理歸檔會(huì)議資料行政專(zhuān)員、會(huì)議主持人會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)（三）辦公用品與固定資產(chǎn)管理流程目標(biāo)：規(guī)范辦公用品申領(lǐng)、發(fā)放及固定資產(chǎn)全生命周期管理，避免資源浪費(fèi)。1.辦公用品管理步驟操作說(shuō)明責(zé)任人時(shí)限要求（1）需求統(tǒng)計(jì)各部門(mén)每月25日前提交《辦公用品月度需求表》（見(jiàn)模板三），注明品名、規(guī)格、數(shù)量各部門(mén)行政對(duì)接人*每月25日前（2）采購(gòu)執(zhí)行行政專(zhuān)員匯總需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)行政經(jīng)理審批后聯(lián)系供應(yīng)商（比價(jià)后采購(gòu)），保證常用庫(kù)存充足（如A4紙、筆等）行政專(zhuān)員、行政經(jīng)理每月28日前完成采購(gòu)（3）入庫(kù)登記貨物送達(dá)后，行政專(zhuān)員*核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬》（品名、數(shù)量、采購(gòu)日期、供應(yīng)商），分類(lèi)存放行政專(zhuān)員*采購(gòu)到貨后1個(gè)工作日內(nèi)（4）發(fā)放與領(lǐng)用員工憑工號(hào)在OA系統(tǒng)提交領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取，行政專(zhuān)員在《辦公用品發(fā)放臺(tái)賬》登記（領(lǐng)用人、數(shù)量、日期）行政專(zhuān)員*、各部門(mén)員工工作日9:00-17:00（5）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月30日行政專(zhuān)員*對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，編制《月度庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，對(duì)積壓物品提出處理建議行政專(zhuān)員*每月30日2.固定資產(chǎn)管理步驟操作說(shuō)明責(zé)任人時(shí)限要求（1）資產(chǎn)入庫(kù)新購(gòu)固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)等）到貨后，行政專(zhuān)員*粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)、名稱(chēng)、采購(gòu)日期），錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（含使用部門(mén)、使用人、存放位置）行政專(zhuān)員*到貨后3個(gè)工作日內(nèi)（2）領(lǐng)用與變更員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政經(jīng)理審批；內(nèi)部調(diào)撥時(shí)，原使用人需在《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》簽字確認(rèn)，更新臺(tái)賬行政專(zhuān)員*、使用人/部門(mén)調(diào)撥前1個(gè)工作日提交申請(qǐng)（3）維護(hù)與維修使用人發(fā)覺(jué)故障及時(shí)報(bào)行政部，行政專(zhuān)員*聯(lián)系維修或送修，維修后記錄《固定資產(chǎn)維修記錄》行政專(zhuān)員*、使用人故障發(fā)覺(jué)后24小時(shí)內(nèi)報(bào)備（4）報(bào)廢處置對(duì)無(wú)法使用或報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由行政專(zhuān)員鑒定，填寫(xiě)《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，附報(bào)廢原因說(shuō)明，報(bào)行政經(jīng)理及總經(jīng)理*審批后，按公司規(guī)定處置（變賣(mài)或銷(xiāo)毀），臺(tái)賬同步注銷(xiāo)行政專(zhuān)員、行政經(jīng)理、總經(jīng)理*每季度末集中處理（四）文件資料流轉(zhuǎn)與歸檔流程目標(biāo)：保證文件資料規(guī)范傳遞、安全存儲(chǔ)，便于查閱追溯。步驟操作說(shuō)明責(zé)任人時(shí)限要求1.文件分類(lèi)按性質(zhì)分為行政類(lèi)（制度、通知、會(huì)議紀(jì)要）、人事類(lèi)（合同、檔案）、財(cái)務(wù)類(lèi)（報(bào)銷(xiāo)憑證、合同）、業(yè)務(wù)類(lèi)（合同、方案）等，明確分類(lèi)編碼規(guī)則行政專(zhuān)員、檔案管理員新文件接收前完成規(guī)則制定2.收文處理外部文件（如公文、合作方函件）接收后，行政專(zhuān)員在《收文登記簿》記錄（來(lái)源、文號(hào)、標(biāo)題、收文日期），當(dāng)日呈報(bào)行政經(jīng)理批閱行政專(zhuān)員*收文當(dāng)日3.發(fā)文處理內(nèi)部文件（如通知、制度）需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、行政經(jīng)理審批，按編號(hào)規(guī)則編制文號(hào)，用公司標(biāo)準(zhǔn)模板打印，加蓋公章后分發(fā)（電子版存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)版留存）行政專(zhuān)員、擬稿人、審核人*審批通過(guò)后1個(gè)工作日內(nèi)4.傳閱與簽批涉及多部門(mén)的文件，通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起傳閱，明確傳閱范圍及時(shí)限；紙質(zhì)文件需在《文件傳閱單》上簽字，保證傳閱閉環(huán)行政專(zhuān)員、傳閱人傳閱時(shí)限一般不超過(guò)2個(gè)工作日5.歸檔管理月末將當(dāng)月文件按分類(lèi)整理，電子版刻錄光盤(pán)備份，紙質(zhì)版裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)《文件歸檔清單》（編號(hào)、標(biāo)題、日期、份數(shù)、存放位置），移交檔案管理員*存入檔案室行政專(zhuān)員、檔案管理員每月末5個(gè)工作日內(nèi)三、常用行政事務(wù)處理模板清單模板一：辦公環(huán)境問(wèn)題反饋表序號(hào)問(wèn)題區(qū)域問(wèn)題描述（附照片）嚴(yán)重程度（□輕微□一般□緊急）提報(bào)人提報(bào)時(shí)間處理結(jié)果處理人完成時(shí)間13樓茶水間水龍頭漏水□一般張*2023-10-09已維修李*2023-10-09模板二：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)□公司會(huì)議室A□視頻會(huì)議□外部場(chǎng)地（請(qǐng)注明：_________）參會(huì)人員會(huì)議議程1._________2._________3._________所需物料□投影儀□白板筆□茶水□其他：_________申請(qǐng)人聯(lián)系方式部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_________行政部確認(rèn)簽字：_________日期：_________模板三：辦公用品月度需求表部門(mén)填報(bào)人聯(lián)系方式填報(bào)日期序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格單位1A4紙A4/80g包2中性筆0.5mm支3文件夾A4個(gè)模板四：固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量采購(gòu)日期資產(chǎn)編號(hào)領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人筆記本電腦聯(lián)想小新Pro12023-08-01ZC202308001市場(chǎng)部王*領(lǐng)用原因□新員工入職□舊資產(chǎn)更換□部門(mén)新增需求□其他：_________部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_________行政部審批簽字：_________日期：_________四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）時(shí)效性控制各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格明確時(shí)限要求，如會(huì)議申請(qǐng)需提前3個(gè)工作日提交、文件歸檔需在月末5個(gè)工作日內(nèi)完成，避免因延遲影響工作進(jìn)度；行政專(zhuān)員需通過(guò)日歷提醒、進(jìn)度跟蹤表等方式監(jiān)控節(jié)點(diǎn)，超時(shí)未完成的需及時(shí)向行政經(jīng)理報(bào)備。（二）規(guī)范性控制嚴(yán)格執(zhí)行公司制度及流程標(biāo)準(zhǔn)，如文件需使用標(biāo)準(zhǔn)模板、固定資產(chǎn)需粘貼標(biāo)簽、會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審核等；行政部定期（每季度）組織流程培訓(xùn)，保證相關(guān)人員熟悉規(guī)范要求。（三）溝通協(xié)調(diào)控制跨部門(mén)事務(wù)（如大型會(huì)議、資產(chǎn)調(diào)撥）需提前與相關(guān)部門(mén)對(duì)接，明確職責(zé)分工；建立行政部與各部門(mén)的溝通群（如企業(yè)“行政服務(wù)群”），實(shí)時(shí)響應(yīng)需求，避免信息傳遞偏差。（四）檔案留存控制所有行政事務(wù)需留存書(shū)面或電子記錄（如《會(huì)議紀(jì)要》《辦公用品發(fā)放臺(tái)賬》《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》），檔案保存期限按公司檔案管理制度執(zhí)行（一般文件保存3年，重要文件永久保存）；檔案管理員*需定期檢查檔案完整性，防止資料丟失。（五）合規(guī)性控制印章使用需嚴(yán)格執(zhí)行《印章管理制度》，用印前需審核文件內(nèi)容及審批權(quán)限；差旅報(bào)銷(xiāo)需符合公司費(fèi)用標(biāo)