2026年供水公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司員工檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案管理效率和使用便捷性，保障員工個人信息安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》《勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本供水公司人力資源管理實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱員工檔案數(shù)字化，是指將紙質(zhì)員工檔案通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、查詢、更新和歸檔；所稱員工檔案包括公司全體在崗、離職、退休員工的各類人事管理材料。本制度適用于公司所有員工檔案的數(shù)字化采集、存儲、使用、安全管控等全流程管理工作。第三條員工檔案數(shù)字化管理遵循以下基本原則：一是合法合規(guī)原則，嚴(yán)格遵守個人信息保護(hù)相關(guān)規(guī)定，不得泄露、篡改、濫用員工個人信息；二是完整準(zhǔn)確原則，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，信息錄入無遺漏、無錯誤；三是安全保密原則，建立分級權(quán)限管控機(jī)制，防范檔案信息泄露、丟失風(fēng)險；四是便捷高效原則，數(shù)字化檔案需滿足人力資源日常管理、員工信息核查、合規(guī)審計(jì)等使用需求。第四條各主體職責(zé)分工：人力資源部為員工檔案數(shù)字化管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定數(shù)字化工作計(jì)劃、審核檔案信息、統(tǒng)籌檔案使用權(quán)限；信息技術(shù)部負(fù)責(zé)提供數(shù)字化技術(shù)支撐，搭建檔案管理系統(tǒng)、保障系統(tǒng)安全運(yùn)行、開展數(shù)據(jù)備份；檔案管理崗專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案整理、數(shù)字化采集錄入、檔案日常維護(hù)；管理層負(fù)責(zé)審批數(shù)字化重大事項(xiàng)、監(jiān)督檔案安全管理工作，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化過程中的技術(shù)和管理難題。第二章檔案數(shù)字化范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條數(shù)字化覆蓋范圍：一是員工基本信息類，包括身份證明、學(xué)歷學(xué)位證明、入職登記表、員工履歷等；二是勞動關(guān)系類，包括勞動合同、試用期考核表、崗位調(diào)整協(xié)議、離職證明等；三是履職管理類，包括績效考評記錄、培訓(xùn)考核材料、獎懲文件、專業(yè)資質(zhì)證書等；四是其他類，包括社保公積金繳納證明、健康體檢報告、保密協(xié)議等與員工履職相關(guān)的各類材料。第六條數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于規(guī)定數(shù)值，確保掃描件文字清晰、圖案完整，無模糊、變形、漏掃情況；掃描文件統(tǒng)一采用不可編輯的長期保存格式，單份材料獨(dú)立命名，命名規(guī)則包含員工編號、材料類型、形成時間等核心信息；電子檔案元數(shù)據(jù)需完整記錄采集時間、操作人員、設(shè)備編號、核驗(yàn)結(jié)果等信息，確保數(shù)字化過程可追溯。第七條信息錄入標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)字化檔案中的關(guān)鍵信息（如姓名、身份證號、入職時間、崗位名稱等）需與紙質(zhì)材料完全一致，不得隨意修改；非關(guān)鍵信息存在筆誤的，需標(biāo)注更正說明并附紙質(zhì)材料掃描件；錄入完成后需對信息進(jìn)行逐項(xiàng)核對，確保字段填寫完整、格式統(tǒng)一，如日期統(tǒng)一為年-月-日格式，學(xué)歷信息按國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫。第三章數(shù)字化采集與錄入第八條紙質(zhì)檔案預(yù)處理：檔案管理崗在數(shù)字化前需對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，按材料類型分類排序，檢查檔案是否存在破損、缺頁、字跡模糊等問題，破損檔案先進(jìn)行修復(fù)，缺頁材料需向相關(guān)部門核實(shí)補(bǔ)全，字跡模糊的需標(biāo)注說明并留存原件。第九條數(shù)字化采集要求：掃描采集需使用合規(guī)的專業(yè)掃描設(shè)備，逐份掃描紙質(zhì)檔案，避免多頁合并掃描導(dǎo)致信息拆分困難；電子原件（如電子版學(xué)歷證明、資質(zhì)證書）直接導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，導(dǎo)入前需驗(yàn)證文件真實(shí)性，留存驗(yàn)證記錄；采集過程中需做好登記，記錄每份材料的采集狀態(tài)、完成時間，確保無遺漏。第十條信息錄入與復(fù)核：檔案管理崗?fù)瓿刹杉?，及時將關(guān)鍵信息錄入檔案管理系統(tǒng)字段庫，錄入工作需在材料采集完成后3個工作日內(nèi)完成；錄入結(jié)束后由人力資源部指定專人進(jìn)行雙人復(fù)核，復(fù)核比例不低于100%，復(fù)核發(fā)現(xiàn)錯誤的，立即退回修改，修改后再次復(fù)核，復(fù)核記錄需留存歸檔。第十一條補(bǔ)錄與更新機(jī)制：發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案缺失材料或信息不全的，檔案管理崗需在2個工作日內(nèi)通知相關(guān)部門或員工補(bǔ)全，補(bǔ)全材料后1個工作日內(nèi)完成數(shù)字化補(bǔ)錄；員工個人信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、學(xué)歷、職稱）的，需在信息變更確認(rèn)后7個工作日內(nèi)完成數(shù)字化檔案更新，更新前后的信息需留存對比記錄。第四章檔案存儲與安全管控第十二條存儲方式管理：數(shù)字化檔案采用本地專用服務(wù)器+合規(guī)云存儲雙模式存儲，本地服務(wù)器部署在公司涉密機(jī)房，云存儲選擇具備信息安全資質(zhì)的服務(wù)商；每日完成數(shù)字化的檔案需在當(dāng)日同步至雙存儲節(jié)點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)不丟失；定期對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，排查硬件故障，保障存儲系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。第十三條加密與權(quán)限管控：員工敏感信息（如身份證號、銀行卡號、健康信息）需進(jìn)行加密存儲，僅授權(quán)人員可查看完整信息；檔案管理系統(tǒng)設(shè)置分級權(quán)限，人力資源部負(fù)責(zé)人擁有全權(quán)限，部門管理員僅可查看本部門員工檔案，普通查詢?nèi)藛T僅可查看授權(quán)范圍內(nèi)的非敏感信息；操作人員賬號需設(shè)置復(fù)雜密碼，每90天強(qiáng)制更換一次，禁止共用賬號。第十四條備份與恢復(fù)機(jī)制：建立定期備份制度，每日進(jìn)行增量備份，每月進(jìn)行全量備份，備份介質(zhì)異地存放；備份數(shù)據(jù)需定期進(jìn)行恢復(fù)測試，每季度測試一次，確保備份數(shù)據(jù)可正常恢復(fù)；備份記錄需詳細(xì)標(biāo)注備份時間、備份介質(zhì)、備份人員、測試結(jié)果等信息。第十五條安全防護(hù)措施：信息技術(shù)部定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和病毒查殺，每月不少于一次，及時修復(fù)安全漏洞；禁止在檔案管理系統(tǒng)終端接入外接存儲設(shè)備、訪問非授權(quán)網(wǎng)絡(luò)；離職人員的系統(tǒng)操作權(quán)限需在離職手續(xù)辦理完成當(dāng)日注銷，避免信息泄露。第五章檔案使用與管理第十六條使用權(quán)限申請：因工作需要查詢數(shù)字化檔案的，需填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢事由、查詢范圍、使用期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理崗開通臨時查詢權(quán)限；超出權(quán)限范圍的查詢（如離職員工檔案、敏感信息），需報管理層審批。第十七條使用規(guī)范要求：查詢?nèi)藛T僅可在授權(quán)范圍內(nèi)使用檔案信息，不得復(fù)制、傳播、篡改檔案內(nèi)容，查詢完成后需及時注銷查詢權(quán)限；因?qū)徲?jì)、合規(guī)檢查等外部需求提供檔案的，需核驗(yàn)外部單位的合規(guī)證明，經(jīng)管理層審批后提供，提供過程需記錄并留存接收憑證。第十八條檔案銷毀管理：離職員工數(shù)字化檔案按國家規(guī)定的保存年限留存，到期需銷毀的，由人力資源部提出銷毀申請，列明銷毀清單，經(jīng)管理層審批后，由檔案管理崗和信息技術(shù)部共同執(zhí)行銷毀操作，銷毀過程全程記錄，確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)；銷毀后的紙質(zhì)檔案原件按檔案管理規(guī)定處理，電子檔案銷毀記錄永久留存。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第十九條日常監(jiān)督機(jī)制：信息技術(shù)部每月檢查檔案存儲系統(tǒng)安全狀態(tài)，核查備份記錄和漏洞修復(fù)情況；人力資源部每季度核查數(shù)字化檔案的完整性、準(zhǔn)確性，抽查比例不低于30%；管理層每半年開展一次檔案數(shù)字化管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查權(quán)限管控、信息安全等環(huán)節(jié)。第二十條責(zé)任追究情形：檔案管理崗未按標(biāo)準(zhǔn)完成數(shù)字化采集、錄入錯誤導(dǎo)致信息失實(shí)的，給予約談警告，影響工作的扣減月度績效；操作人員泄露員工檔案信息、違規(guī)授予查詢權(quán)限的，視情節(jié)輕重給予通報批評、調(diào)崗處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任；信息技術(shù)部未按要求開展備份、維護(hù)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失的，追究部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人責(zé)任；外部人員違規(guī)獲取檔案信息的，公司保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。第二十一條申訴處理：員工對本人數(shù)字化檔案信息有異議的，可向人力資源部提交書面申訴，附相關(guān)證明材料，人力資源部在5個工作日內(nèi)核查并反饋處理結(jié)果；對核查結(jié)果仍有異議的，可向管理層申訴，管理層10個工作日內(nèi)給出最終處