合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊(cè)合規(guī)性保障版為規(guī)范企業(yè)合同管理全流程，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保障合同各方合法權(quán)益，保證合同簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)及內(nèi)部管理制度要求，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為各部門(mén)提供清晰、可操作的合同管理指引，實(shí)現(xiàn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、合規(guī)化。一、適用范圍與核心場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)所有類(lèi)型合同（包括但不限于購(gòu)銷(xiāo)合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等）的管理流程，涉及業(yè)務(wù)發(fā)起部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政管理部門(mén)及相關(guān)審批人員。核心場(chǎng)景覆蓋合同從需求提出到歸檔保管的全生命周期管理，包括合同起草、內(nèi)部審核、簽署履行、變更解除、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。二、合同管理全流程操作細(xì)則（一）合同起草階段：需求對(duì)接與文本擬定步驟1：需求對(duì)接與立項(xiàng)確認(rèn)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，與合作方進(jìn)行初步溝通，明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等核心要素。填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門(mén)備案。重大或復(fù)雜合同（如標(biāo)的金額超過(guò)XX萬(wàn)元、涉及新業(yè)務(wù)領(lǐng)域）需組織跨部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，明確需求邊界及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。步驟2：合同文本擬定起草人員依據(jù)法務(wù)部門(mén)提供的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如無(wú)模板，參照行業(yè)通用文本），結(jié)合合作方具體情況擬定合同初稿。合同文本需包含以下核心條款：（1）各方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表）；（2）合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)）；（3）價(jià)款及支付方式（含幣種、金額、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）；（4）履行期限、地點(diǎn)和方式；（5）違約責(zé)任（需明確違約情形、賠償計(jì)算方式及爭(zhēng)議解決條款）；（6）保密條款（如涉及商業(yè)秘密）；（7）合同變更、解除及終止條件；（8）不可抗力條款；（9）爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄機(jī)構(gòu)/仲裁地）。步驟3：內(nèi)部會(huì)簽初審合同初稿擬定后，起草部門(mén)需組織內(nèi)部會(huì)簽：（1）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致，履約能力可行；（2）法務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)審核條款合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如主體資格、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性等）；（3）財(cái)務(wù)部門(mén)審核：確認(rèn)價(jià)款支付方式、稅務(wù)處理、發(fā)票要求等符合財(cái)務(wù)制度；（4）其他相關(guān)部門(mén)（如采購(gòu)、技術(shù)部門(mén)）根據(jù)職責(zé)參與審核，提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。會(huì)簽完成后，起草部門(mén)匯總意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，形成送審稿。（二）合同審核階段：形式與實(shí)質(zhì)合規(guī)審查步驟1：形式審核法務(wù)部門(mén)對(duì)送審合同進(jìn)行形式審核，檢查以下內(nèi)容：（1）合同文本是否完整（含附件、補(bǔ)充協(xié)議等），無(wú)遺漏頁(yè)或空白條款；（2）合同主體信息是否準(zhǔn)確、完整（如合作方為法人，需核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；為自然人，需核實(shí)身份信息）；（3）簽字蓋章處是否預(yù)留，法定代表人/授權(quán)代表簽字需與授權(quán)文件一致；（4）合同編號(hào)是否符合企業(yè)內(nèi)部編碼規(guī)則（如“合同類(lèi)型-年份-部門(mén)-序號(hào)”）。步驟2：實(shí)質(zhì)審核法務(wù)部門(mén)聯(lián)合財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行實(shí)質(zhì)審核，重點(diǎn)把控：（1）主體資格：合作方是否具備履約資質(zhì)（如特殊行業(yè)需經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書(shū)），避免與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力主體簽約；（2）條款合規(guī)性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在“霸王條款”（如格式合同中排除對(duì)方主要權(quán)利、加重對(duì)方責(zé)任的條款）；（3）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：價(jià)款支付節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度是否匹配，違約責(zé)任是否對(duì)等，爭(zhēng)議解決方式是否明確且有利于企業(yè)；（4）財(cái)務(wù)合規(guī)：付款條件是否清晰，發(fā)票類(lèi)型（增值稅專(zhuān)用/普通發(fā)票）及開(kāi)具時(shí)間是否符合稅務(wù)要求，資金安排是否合理。步驟3：審核意見(jiàn)反饋與修改審核部門(mén)需在收到合同后2個(gè)工作日內(nèi)出具書(shū)面審核意見(jiàn)（可通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同審批表》反饋），明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體理由。起草部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)修改合同，對(duì)重大分歧（如價(jià)款調(diào)整、違約責(zé)任變更）需與合作方協(xié)商一致后，重新提交審核。審核通過(guò)后，形成最終版合同文本。（三）合同簽署階段：權(quán)限管控與用印規(guī)范步驟1：簽署權(quán)限確認(rèn)根據(jù)合同金額、類(lèi)型及重要性，明確簽署權(quán)限：（1）一般合同（金額≤XX萬(wàn)元）：由授權(quán)代表（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理）簽署，需附《授權(quán)委托書(shū)》（見(jiàn)模板2）；（2）重大合同（金額＞XX萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）：由法定代表人或其授權(quán)代表簽署，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。禁止越權(quán)簽署，嚴(yán)禁空白合同用印。步驟2：用印申請(qǐng)與審批起草部門(mén)填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板3），附以下材料：（1）最終版合同文本（需標(biāo)注“已審核”字樣及審核編號(hào)）；（2）《合同審批表》（含所有審核部門(mén)意見(jiàn)）；（3）《授權(quán)委托書(shū)》（如非法定代表人簽署）；（4）合作方主體資格證明文件復(fù)印件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照）。行政部門(mén)對(duì)用印材料進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無(wú)誤后，按企業(yè)印章管理規(guī)定用印。用印需“一章一印”，合同文本每頁(yè)加蓋騎縫章，正本加蓋合同專(zhuān)用章或公章（根據(jù)合同約定）。步驟3：合同文本交付與備案合同簽署完成后，行政部門(mén)按份數(shù)要求（如正本2份，副本X份）打印、裝訂，正本由企業(yè)與合作方各執(zhí)一份，副本由起草部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)分別留存。法務(wù)部門(mén)在合同簽署后1個(gè)工作日內(nèi)，將合同電子版及紙質(zhì)掃描件至合同管理系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、備案，保證合同可追溯。（四）合同履行階段：跟蹤執(zhí)行與風(fēng)險(xiǎn)防控步驟1：履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行第一責(zé)任人，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，包括：（1）按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等）；（2）及時(shí)收集履行憑證（如驗(yàn)收單、付款憑證、溝通記錄等），填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板4），記錄履行時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員及履行情況；（3）發(fā)覺(jué)對(duì)方可能違約或存在履行障礙時(shí)（如延遲交貨、質(zhì)量不符），立即書(shū)面通知合作方，并抄送法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)。步驟2：合同變更與解除管理履行過(guò)程中需變更合同內(nèi)容的（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等），由雙方協(xié)商一致后簽訂《合同變更協(xié)議》（需履行原審批流程）；因不可抗力或?qū)Ψ竭`約需解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)需收集相關(guān)證據(jù)（如不可抗力證明、違約事實(shí)材料），提交法務(wù)部門(mén)審核后，按合同約定發(fā)出《合同解除通知書(shū)》，明確解除時(shí)間、后果及后續(xù)處理事宜。步驟3：驗(yàn)收與結(jié)算合同履行完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)按約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序組織驗(yàn)收（如需第三方機(jī)構(gòu)參與，需提前明確驗(yàn)收機(jī)構(gòu)及費(fèi)用），出具書(shū)面《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；財(cái)務(wù)部門(mén)憑《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、合同文本、發(fā)票等資料，辦理款項(xiàng)結(jié)算手續(xù)，保證支付節(jié)點(diǎn)與合同約定一致；涉及質(zhì)保金的合同，需在質(zhì)保期滿后，確認(rèn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題或違約情形，由業(yè)務(wù)部門(mén)出具《質(zhì)保金支付確認(rèn)書(shū)》，財(cái)務(wù)部門(mén)方可支付。（五）合同歸檔階段：整理保管與借閱管理步驟1：資料整理與移交合同履行完畢（含變更、解除）后，起草部門(mén)負(fù)責(zé)整理合同全流程資料，包括：（1）合同正本、副本及附件；（2）《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》《合同審批表》《合同用印申請(qǐng)表》；（3）《授權(quán)委托書(shū)》（如適用）；（4）履行過(guò)程中的溝通記錄、驗(yàn)收單、付款憑證、變更協(xié)議等。整理完成后，填寫(xiě)《合同歸檔清單》（見(jiàn)模板5），與合同資料一并移交至檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。步驟2：分類(lèi)保管與期限設(shè)定檔案管理部門(mén)按合同類(lèi)型、簽訂時(shí)間對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、上架保管，保證存放環(huán)境安全、防潮、防火、防蟲(chóng)；合同保管期限根據(jù)法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)定設(shè)定：一般合同保管期限不少于10年，重大合同（如涉及不動(dòng)產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)）保管期限不少于20年，電子檔案需定期備份（至少每年一次）。步驟3：借閱與查詢管理借閱合同需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作，確需延期的需辦理續(xù)借手續(xù)；涉及商業(yè)秘密的合同借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且僅限在工作場(chǎng)所查閱，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄；借閱歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)需檢查合同資料完整性，如有損壞或丟失，借閱人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、標(biāo)準(zhǔn)化合同管理模板工具集模板1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表編號(hào)項(xiàng)目名稱需求部門(mén)合作方名稱合同標(biāo)的合同金額（元）履行期限立理由由附件清單□合作方資質(zhì)文件□技術(shù)參數(shù)□其他：部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：模板2：授權(quán)委托書(shū)委托人信息名稱/姓名：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)：法定代表人：受托人信息姓名：部門(mén)：職務(wù)：委托事項(xiàng)代表委托人簽署《__________________合同》（合同編號(hào)：_______），處理合同談判、簽署、履行、變更、解除等相關(guān)事宜。委托權(quán)限□一般授權(quán)（可代為簽署、變更、解除合同）□特別授權(quán)（需另行注明具體權(quán)限）委托期限自_年_月_日至_年_月_日附件□委托人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□法定代表人證件號(hào)碼明復(fù)印件聲明本授權(quán)委托書(shū)自委托人簽字蓋章之日起生效，受托人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件委托人予以認(rèn)可。委托人（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：模板3：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合同名稱合同編號(hào)合作方名稱合同金額（元）用印份數(shù)正本：份副本：份騎縫章：份附件清單□最終版合同文本□《合同審批表》□《授權(quán)委托書(shū)》□合作方資質(zhì)文件部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：行政部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：模板4：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)計(jì)劃履行內(nèi)容實(shí)際履行情況負(fù)責(zé)人問(wèn)題記錄處理措施跟蹤人簽字日期：模板5：合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期合作方名稱金額（元）歸檔部門(mén)檔案盒號(hào)保管期限資料清單移交人接收人備注四、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)提示與操作規(guī)范主體資格審查義務(wù)：簽約前必須核實(shí)合作方主體資格，自然人需核對(duì)證件號(hào)碼，法人需查驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)及法定代表人證件號(hào)碼明，避免與無(wú)簽約主體資格的單位或個(gè)人簽約。條款合規(guī)性底線：合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，不得損害社會(huì)公共利益或第三方合法權(quán)益，格式合同需顯著提示免除或限制自身責(zé)任的條款。審批流程剛性約束：嚴(yán)禁“先簽后批”“邊簽邊批”，所有合同必須完成內(nèi)部完整審批流程（含業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審核）方可簽署，重大合同需經(jīng)決策機(jī)構(gòu)審議。印章使用安全規(guī)范：合同用印需與審批通過(guò)的文本完全一致，嚴(yán)禁在空白合同、空白協(xié)議或變更后的未審批文本上用印，印章保管人需對(duì)用印材料進(jìn)行形式復(fù)核。履行過(guò)程證據(jù)留存：合同履行過(guò)程中的溝通記錄、驗(yàn)收單、付款憑證、變更協(xié)議等書(shū)面材料需妥善保管，保證糾紛發(fā)生時(shí)可提供完整證據(jù)鏈，避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致權(quán)益受損。保密義務(wù)約束：涉及商業(yè)秘密的合同，需在合同中明保證密范圍、期限及違約責(zé)任，接觸合同核心信息的人員需簽署保密協(xié)議，防止商業(yè)秘密泄露。檔案管理責(zé)任：合同歸檔資料需真實(shí)、完整，不得擅自涂改、損毀或丟棄，電子檔案需定期備份