行政事務(wù)流程標準化管理手冊為規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提升工作效率，明確各環(huán)節(jié)職責分工，保證行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋日常行政事務(wù)、會議組織、差旅接待、檔案管理等核心場景，為各部門及員工提供標準化操作指引，助力行政工作規(guī)范化、高效化運行。第一章日常行政事務(wù)管理第一節(jié)辦公用品管理適用情形部門及員工因日常辦公需要申領(lǐng)紙張、筆、文件夾、辦公設(shè)備耗材（如墨盒、硒鼓）等物品。操作步驟步驟1：需求提報申請人*根據(jù)實際需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（詳見附錄1），注明物品名稱、規(guī)格型號、申領(lǐng)數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間。申領(lǐng)表需經(jīng)部門負責人*審核確認，保證需求合理且符合部門預(yù)算。步驟2：匯總審核部門負責人審核通過后，每周五下班前將本部門《辦公用品申領(lǐng)表》提交至行政部。行政部*對申領(lǐng)物品進行匯總，核查庫存情況：若庫存充足，直接進入配發(fā)流程；若庫存不足，啟動采購流程。步驟3：采購與入庫行政部*根據(jù)采購需求，聯(lián)系合格供應(yīng)商進行采購（金額較大時需簽訂采購合同）。物品送達后，行政專員與采購員共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，確認無誤后辦理入庫手續(xù)，更新《辦公用品庫存臺賬》。步驟4：發(fā)放與登記行政部每周一集中發(fā)放辦公用品，申請人憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》領(lǐng)取物品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見附錄2）簽字確認。領(lǐng)取后，行政專員*及時更新臺賬，保證賬實一致。步驟5：定期盤點行政部*每月末對辦公用品庫存進行盤點，核對臺賬與實際庫存，若發(fā)覺差異需查明原因并上報處理，保證庫存管理準確。相關(guān)表單《辦公用品申領(lǐng)表》（附錄1）《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附錄2）《辦公用品庫存臺賬》（附錄3）操作要點申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，非日常辦公所需的高價值物品（如專業(yè)設(shè)備）需額外提交《特殊物品申領(lǐng)說明》。采購需選擇有資質(zhì)的供應(yīng)商，保證物品質(zhì)量合格、價格合理，采購過程需留存相關(guān)憑證（如采購合同、發(fā)票復(fù)印件）備查。庫存物品需分類存放、標識清晰，易潮、易損物品需做好防護措施。第二節(jié)固定資產(chǎn)管理適用情形部門新增、調(diào)撥、報廢辦公設(shè)備（如電腦、打印機、辦公家具）等固定資產(chǎn)。操作步驟步驟1：新增登記部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，由申請人*填寫《固定資產(chǎn)新增申請表》（詳見附錄4），注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估金額、資金來源及使用人。申請表經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部復(fù)核后，提交至行政部*。行政部*確認審批無誤后，協(xié)調(diào)采購或組織驗收，驗收合格后粘貼固定資產(chǎn)標簽，信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（詳見附錄5），標簽包含資產(chǎn)編號、名稱、使用部門、使用人、購置日期等信息。步驟2：調(diào)撥管理因部門調(diào)整或人員變動需調(diào)撥固定資產(chǎn)時，由調(diào)入部門負責人*填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（詳見附錄6），注明調(diào)撥原因、資產(chǎn)信息、調(diào)入/調(diào)出部門及雙方責任人。調(diào)出部門負責人確認后，行政部更新臺賬，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，雙方在調(diào)撥表上簽字確認。步驟3：報廢處置固定資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時，由使用部門*填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（詳見附錄7），注明資產(chǎn)信息、報廢原因、殘值估計。行政部組織技術(shù)人員對資產(chǎn)狀況進行鑒定，確認符合報廢條件后，經(jīng)財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，方可進行報廢處置（如變賣、回收）。處置完成后，行政部*在臺賬中標注“已報廢”，注銷資產(chǎn)信息。相關(guān)表單《固定資產(chǎn)新增申請表》（附錄4）《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（附錄6）《固定資產(chǎn)報廢申請表》（附錄7）《固定資產(chǎn)臺賬》（附錄5）操作要點固定資產(chǎn)需“一人一賬一標簽”，使用人變動時需及時辦理交接或調(diào)撥手續(xù)，保證資產(chǎn)責任到人。報廢處置需嚴格履行審批流程，嚴禁私自處置或丟棄固定資產(chǎn)，殘值收入需按規(guī)定上繳財務(wù)。行政部*每半年組織一次固定資產(chǎn)全面盤點，核對臺賬與實際資產(chǎn)，保證賬實相符。第三節(jié)印章使用管理適用情形以公司名義對外出具公文、合同、證明等文件時需加蓋公司公章、合同章、財務(wù)章等印章。操作步驟步驟1：用印申請申請人*填寫《印章使用申請表》（詳見附錄8），注明用印文件名稱、份數(shù)、用印部門、用印事由、申請人及聯(lián)系方式，并附需用印文件的電子版或紙質(zhì)版。涉及合同、協(xié)議等法律文件的，需先經(jīng)法務(wù)部*（或公司法務(wù)顧問）審核通過。步驟2：審批審核《印章使用申請表》按審批權(quán)限逐級審核：日常公文、證明等：部門負責人→行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)*；合同、協(xié)議等重要文件：部門負責人→行政部→法務(wù)部→總經(jīng)理。審批人*需核查用印文件內(nèi)容是否合規(guī)、信息是否準確，審批通過后在申請表上簽字確認。步驟3：用印與登記申請人持審批通過的《印章使用申請表》及用印文件至行政部，由印章保管人*核對申請表與文件內(nèi)容一致后，加蓋印章。印章保管人*在《印章使用登記表》（詳見附錄9）中詳細記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、用印人等信息，保證可追溯。步驟4：文件歸檔用印后的文件正本由行政部*統(tǒng)一歸檔保存，副本由使用部門按規(guī)定留存，涉密文件需按保密流程管理。相關(guān)表單《印章使用申請表》（附錄8）《印章使用登記表》（附錄9）操作要點嚴禁在空白紙張、空白合同或未審批文件上加蓋印章，印章保管人*對用印合規(guī)性負直接責任。印章需專人專管（公章、合同章由行政部保管，財務(wù)章由財務(wù)部保管），保管人*離職或變動時需辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》。印章使用需嚴格遵守“審批在前、用印在后”原則，緊急情況需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)*，事后補辦手續(xù)。第二章會議與活動組織管理第一節(jié)會議組織管理適用情形公司內(nèi)部召開工作例會、專題會議、項目推進會等，或外部單位來訪組織座談會議。操作步驟步驟1：會議籌備主辦部門*確定會議主題、時間、地點、參會人員、議程及需準備的物料（如投影儀、麥克風、會議資料、飲用水等）。提前3個工作日通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)布《會議通知》（詳見附錄10），注明會議基本信息及參會要求，重要會議需提前確認參會人員是否能出席。步驟2：會前準備行政部*根據(jù)會議需求布置會場：調(diào)試音響、投影等設(shè)備，擺放桌椅、名牌、資料及飲用水，保證會場環(huán)境整潔、設(shè)備正常運行。主辦部門*準備會議材料，提前1天分發(fā)給參會人員（涉密材料需單獨標注）。步驟3：會中服務(wù)參會人員簽到入場，行政專員*負責引導(dǎo)座位，發(fā)放會議資料。會議開始后，行政專員*全程在場服務(wù)，及時處理設(shè)備故障、補充物料等突發(fā)情況，做好《會議紀要》初稿記錄（內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議程、決議事項及行動項）。步驟4：會后工作會議結(jié)束后，行政部*清理會場，回收設(shè)備，整理會議資料。主辦部門在2個工作日內(nèi)完成《會議紀要》定稿，經(jīng)部門負責人審核后分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門，并跟進決議事項的落實情況，更新《會議決議跟蹤表》（詳見附錄11）。相關(guān)表單《會議通知》（附錄10）《會議紀要》（模板）《會議決議跟蹤表》（附錄11）操作要點會議需提前明確主題和議程，避免無目的召開，重要決議需明確責任部門、完成時限及考核標準。涉密會議需嚴格控制參會人員范圍，會場布置及資料管理需符合保密規(guī)定，會后及時清理涉密信息。會議設(shè)備需定期檢查維護，保證隨時可用，重要會議需提前進行設(shè)備調(diào)試。第二節(jié)活動組織管理適用情形公司組織年會、團建、培訓(xùn)、慶典等集體活動。操作步驟步驟1：方案制定主辦部門*（如行政部、人力資源部）根據(jù)活動目的制定《活動策劃方案》（詳見附錄12），明確活動主題、時間、地點、參與人員、流程、預(yù)算、物料清單及應(yīng)急預(yù)案。方案需經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，預(yù)算較大時需提交財務(wù)部*復(fù)核。步驟2：物料準備根據(jù)方案采購或租賃活動所需物料（如場地、餐飲、禮品、裝飾用品等），選擇合格供應(yīng)商并簽訂服務(wù)合同。物料到位后，主辦部門*與供應(yīng)商共同驗收，保證質(zhì)量、數(shù)量及服務(wù)內(nèi)容符合要求。步驟3：活動執(zhí)行活動當天，工作人員提前到場布置場地（如簽到區(qū)、舞臺、休息區(qū)），調(diào)試音響、燈光等設(shè)備。參與人員簽到入場，工作人員引導(dǎo)流程有序進行，及時處理突發(fā)情況（如人員疏散、醫(yī)療救助等）。步驟4：總結(jié)歸檔活動結(jié)束后，主辦部門收集參與者反饋，整理活動資料（照片、視頻、簽到表等），編寫《活動總結(jié)報告》（詳見附錄13），報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。財務(wù)部根據(jù)合同及票據(jù)完成費用結(jié)算，主辦部門將活動資料歸檔保存。相關(guān)表單《活動策劃方案》（附錄12）《活動總結(jié)報告》（附錄13）操作要點活動預(yù)算需合理編制，嚴格執(zhí)行，超支部分需額外說明原因并報批。場地選擇需符合安全、衛(wèi)生要求，參與人數(shù)超過50人時需提前與安保、消防部門溝通備案。應(yīng)急預(yù)案需包含人員疏散、醫(yī)療救助、天氣變化等突發(fā)情況的應(yīng)對措施，保證活動安全有序。第三章差旅與接待管理第一節(jié)差旅申請與報銷適用情形員工因公出差（含市內(nèi)及異地），需辦理差旅申請及費用報銷。操作步驟步驟1：差旅申請員工*出差前填寫《差旅申請表》（詳見附錄14），注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具、預(yù)估費用及出差人聯(lián)系方式?！恫盥蒙暾埍怼方?jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批（出差天數(shù)超過3天或費用較高需經(jīng)總經(jīng)理*審批）。步驟2：差旅執(zhí)行員工*按審批行程出差，乘坐交通工具需符合公司標準（如異地出差優(yōu)先選擇飛機經(jīng)濟艙、高鐵二等座，市內(nèi)出差優(yōu)先選擇公共交通）。出差期間需嚴格控制費用，住宿、餐飲等標準需符合公司《差旅費管理辦法》（若有），超額部分需自行承擔。步驟3：費用報銷員工*出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，整理差旅費用票據(jù)（如發(fā)票、車票、住宿憑證等），填寫《費用報銷單》（詳見附錄15），注明報銷事由、金額及對應(yīng)票據(jù)?！顿M用報銷單》附審批通過的《差旅申請表》及原始票據(jù)，經(jīng)部門負責人審核后提交至財務(wù)部。財務(wù)部*核對票據(jù)真實性、合規(guī)性及報銷標準，無誤后安排付款。相關(guān)表單《差旅申請表》（附錄14）《費用報銷單》（附錄15）操作要點差旅申請需提前辦理，緊急情況可先通過電話請示，事后補辦手續(xù)。費用票據(jù)需為正規(guī)發(fā)票，抬頭、稅號等信息需準確無誤，不得涂改或偽造。差旅結(jié)束后及時報銷，逾期超過30天的需提交書面說明，經(jīng)部門負責人及財務(wù)部審批后方可報銷。第二節(jié)接待安排管理適用情形接待來訪客戶、合作單位領(lǐng)導(dǎo)、部門人員等外部賓客。操作步驟步驟1：接待申請主辦部門*填寫《接待申請表》（詳見附錄16），注明接待單位、來訪人員姓名及職務(wù)、人數(shù)、來訪時間、行程安排、接待標準及陪同人員?！督哟暾埍怼方?jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批（重要接待需經(jīng)總經(jīng)理*審批）。步驟2：方案制定行政部*根據(jù)審批意見制定《接待方案》，明確接待流程、場地安排、餐飲標準、車輛調(diào)度及禮品準備（如有）。與接待單位提前溝通確認行程細節(jié)，保證信息準確。步驟3：接待執(zhí)行接待當天，行政專員*提前布置接待場地（如擺放席卡、茶水、資料），安排車輛接送（需提前確認司機及車輛信息）。陪同人員*提前到達接待地點，引導(dǎo)來訪人員入場，按流程進行座談、參觀等活動，做好溝通記錄。步驟4：總結(jié)歸檔接待結(jié)束后，主辦部門整理接待資料（如來訪記錄、合影、禮品簽收單等），填寫《接待總結(jié)表》（詳見附錄17），報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。行政部*更新《接待臺賬》，記錄接待單位、時間、費用等信息，資料歸檔保存。相關(guān)表單《接待申請表》（附錄16）《接待總結(jié)表》（附錄17）操作要點接待需遵循“熱情、節(jié)儉、得體”原則，餐飲標準需符合公司規(guī)定，不得鋪張浪費。涉密接待需嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司敏感信息，接待資料需按涉密文件管理。重要接待需提前與來訪單位確認需求，保證行程順暢，避免出現(xiàn)疏漏。第四章檔案管理第一節(jié)文件歸檔管理適用情形公司各類公文、合同、會議紀要、差旅資料、項目文件等具有保存價值的紙質(zhì)及電子文件。操作步驟步驟1：文件分類行政部*制定《公司檔案分類方案》（詳見附錄18），將文件分為行政管理類、經(jīng)營管理類、人力資源類、財務(wù)審計類、項目管理類等大類，每類下設(shè)子類（如行政管理類包含公文、會議、差旅等）。各部門負責本部門文件的一級分類，行政部統(tǒng)一指導(dǎo)二級及以下分類。步驟2：收集整理文件辦理完畢后，由經(jīng)辦人*及時收集、整理，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，檢查文件完整性（如、附件、審批手續(xù)是否齊全）。電子文件需按分類規(guī)則命名（如“部門-年份-文件名-文號”），存儲至指定服務(wù)器或云端，定期備份。步驟3：歸檔移交紙質(zhì)文件每月末由經(jīng)辦人填寫《檔案移交清單》（詳見附錄19），注明文件名稱、文號、份數(shù)、頁數(shù)、歸檔部門及移交人，經(jīng)部門負責人審核后移交至行政部*。行政部*接收檔案時核對《移交清單》與實際文件，確認無誤后在清單上簽字，雙方各執(zhí)一份。步驟4：保管與利用行政部*將檔案存放至專用檔案柜，標注清晰標簽，做好防火、防潮、防蟲、防盜措施。電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，保證信息安全。員工查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》（詳見附錄20），經(jīng)部門負責人及行政部*審批后，在檔案室查閱，查閱后及時歸還，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料。步驟5：鑒定與銷毀行政部每3年組織一次檔案鑒定，對超過保管期限、失去保存價值的檔案進行鑒定，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，編制《檔案銷毀清單》（詳見附錄21），由兩人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)。相關(guān)表單《公司檔案分類方案》（附錄18）《檔案移交清單》（附錄19）《檔案查閱申請表》（附錄20）《檔案銷毀清單》（附錄21）操作要點文件歸檔需及時，不得拖延，重要文件（如合同、法律文書）需在辦理完畢后3個工作日內(nèi)完成歸檔。檔案保管需符合環(huán)境要求（溫度14-24℃，濕度45-60%），定期檢查檔案狀況，發(fā)覺問題及時處理。涉密檔案需單獨存放，查閱權(quán)限嚴格控制，查閱過程需有專人監(jiān)督，嚴禁復(fù)制或摘抄涉密內(nèi)容。附錄：模板表格附錄1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申請人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號單位部門負責人審核：行政部審核：簽字：日期：簽字：附錄2：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門申請人物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用人簽字備注：行政專員簽字：附錄3：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期使用部門使用人原值存放地點狀態(tài)附錄4：固定資產(chǎn)新增申請表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量使用部門使用人到貨日期部門負責人審核：財務(wù)部復(fù)核：簽字：日期：簽字：附錄5：印章使用申請表用印部門申請人用印日期用印文件名稱份數(shù)文件類型（□公文□合同□證明□其他）用印事由：附件：□電子版□紙質(zhì)版（共____頁）部門負責人審核：法務(wù)部審核（如需）：簽字：日期：簽字