供應(yīng)鏈協(xié)同平臺(tái)操作手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在幫助用戶快速掌握供應(yīng)鏈協(xié)同平臺(tái)的核心功能，規(guī)范操作流程，提升供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)協(xié)同效率。手冊(cè)適用于采購(gòu)商、供應(yīng)商、物流商及財(cái)務(wù)人員等不同角色，涵蓋訂單協(xié)同、物流跟蹤、庫(kù)存共享、財(cái)務(wù)對(duì)賬等關(guān)鍵場(chǎng)景，保證信息傳遞準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)流程順暢。請(qǐng)用戶根據(jù)自身角色需求，參考對(duì)應(yīng)章節(jié)進(jìn)行操作。目錄一、平臺(tái)應(yīng)用場(chǎng)景與角色定位二、核心業(yè)務(wù)操作流程（一）采購(gòu)訂單協(xié)同：從創(chuàng)建到確認(rèn)全流程（二）供應(yīng)商發(fā)貨與物流跟蹤：實(shí)時(shí)同步物流信息（三）庫(kù)存信息共享：多環(huán)節(jié)協(xié)同降庫(kù)存（四）財(cái)務(wù)對(duì)賬與結(jié)算：高效處理往來賬款三、常用操作模板與示例（一）采購(gòu)訂單模板（二）發(fā)貨通知單模板（三）庫(kù)存對(duì)賬表示例（四）物流異常處理記錄表四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示一、平臺(tái)應(yīng)用場(chǎng)景與角色定位供應(yīng)鏈協(xié)同平臺(tái)連接采購(gòu)商、供應(yīng)商、物流商、財(cái)務(wù)等多方主體，通過信息共享實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。不同角色的核心場(chǎng)景采購(gòu)商：需高效下達(dá)采購(gòu)訂單、跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)與發(fā)貨進(jìn)度、掌握實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)，保證生產(chǎn)/銷售需求及時(shí)滿足。供應(yīng)商：需接收采購(gòu)訂單、確認(rèn)交期與價(jià)格、反饋生產(chǎn)進(jìn)度、提交發(fā)貨信息，并同步庫(kù)存數(shù)據(jù)以備采購(gòu)商查詢。物流商：需根據(jù)采購(gòu)訂單與供應(yīng)商發(fā)貨安排，實(shí)時(shí)更新物流軌跡（如提貨、在途、簽收等），保證貨物按時(shí)交付。財(cái)務(wù)人員：需基于訂單、發(fā)貨、簽收等數(shù)據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，處理發(fā)票與付款流程，保障資金流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。二、核心業(yè)務(wù)操作流程（一）采購(gòu)訂單協(xié)同：從創(chuàng)建到確認(rèn)全流程適用角色：采購(gòu)商采購(gòu)專員、供應(yīng)商訂單對(duì)接人操作步驟：登錄系統(tǒng)采購(gòu)商采購(gòu)專員通過企業(yè)賬號(hào)登錄供應(yīng)鏈協(xié)同平臺(tái)，進(jìn)入“訂單管理”模塊。創(chuàng)建采購(gòu)訂單“新建訂單”，填寫訂單基礎(chǔ)信息：訂單編號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)（格式：PO+年月日+6位流水號(hào)，如PO20231001001）；供應(yīng)商信息：從“供應(yīng)商庫(kù)”中選擇（或手動(dòng)輸入供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）；收貨信息：填寫詳細(xì)收貨地址、聯(lián)系人（*經(jīng)理）、聯(lián)系電話（僅限平臺(tái)內(nèi)短號(hào)，如8888）；商品明細(xì)：添加商品編碼、商品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位（件/箱/千克）、采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)（含稅/不含稅）、需求交貨日期（精確到日）。特殊要求：如“需分批交貨”“附質(zhì)檢報(bào)告”等，在“訂單備注”欄填寫。提交審批根據(jù)企業(yè)權(quán)限設(shè)置，提交訂單至采購(gòu)經(jīng)理（*總監(jiān)）審批。審批通過后，訂單狀態(tài)變?yōu)椤按_認(rèn)”；若駁回，系統(tǒng)自動(dòng)通知?jiǎng)?chuàng)建人修改后重新提交。發(fā)送訂單至供應(yīng)商審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)將訂單同步至供應(yīng)商端“待確認(rèn)訂單”列表，采購(gòu)商也可手動(dòng)“發(fā)送提醒”。供應(yīng)商確認(rèn)訂單供應(yīng)商登錄平臺(tái)，查看“待確認(rèn)訂單”，核對(duì)訂單信息（數(shù)量、價(jià)格、交貨期等）。若確認(rèn)無誤，“確認(rèn)”，訂單狀態(tài)更新為“已確認(rèn)”；若需修改，“申請(qǐng)修改”，填寫修改原因（如“交貨期需延后3天”），采購(gòu)商確認(rèn)修改后重新訂單。訂單跟蹤采購(gòu)商在“訂單詳情”頁面可實(shí)時(shí)查看訂單狀態(tài)（已確認(rèn)→生產(chǎn)中→已發(fā)貨→已完成），供應(yīng)商需在“生產(chǎn)進(jìn)度”模塊更新節(jié)點(diǎn)信息（如“原材料采購(gòu)?fù)瓿伞薄吧a(chǎn)進(jìn)度50%”）。（二）供應(yīng)商發(fā)貨與物流跟蹤：實(shí)時(shí)同步物流信息適用角色：供應(yīng)商發(fā)貨專員、物流商調(diào)度員、采購(gòu)商倉(cāng)庫(kù)管理員操作步驟：供應(yīng)商創(chuàng)建發(fā)貨通知單供應(yīng)商在“發(fā)貨管理”模塊，選擇已確認(rèn)的采購(gòu)訂單，“發(fā)貨通知單”，填寫：發(fā)貨單號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)（格式：DN+年月日+6位流水號(hào)）；發(fā)貨批次：若訂單分批發(fā)貨，需標(biāo)注批次號(hào)（如20231001-01）；物流方式：選擇合作的物流商（如*物流）；貨物明細(xì)：與訂單商品明細(xì)一致，填寫實(shí)際發(fā)貨數(shù)量、批次號(hào)（如20230915）；預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間：精確到小時(shí)（如2023-10-0514:00）。采購(gòu)商接收發(fā)貨通知發(fā)貨通知單提交后，系統(tǒng)同步至采購(gòu)商“待收貨”列表，倉(cāng)庫(kù)管理員可查看預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。物流商更新物流軌跡物流商通過平臺(tái)“物流跟蹤”模塊，根據(jù)發(fā)貨通知單錄入物流節(jié)點(diǎn)：提貨：填寫提貨時(shí)間、司機(jī)姓名（*師傅）、車牌號(hào)（僅限平臺(tái)內(nèi)編碼，如L20231001）；在途：每日更新車輛位置（可對(duì)接GPS系統(tǒng)自動(dòng)同步）；到倉(cāng)：到達(dá)采購(gòu)商倉(cāng)庫(kù)后，掃描貨物條碼確認(rèn)到貨，到貨照片；簽收：采購(gòu)商倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)貨物無誤后，在平臺(tái)“確認(rèn)簽收”，物流狀態(tài)更新為“已完成”。異常處理若物流延遲（如暴雨導(dǎo)致高速封路），物流商需在“異常反饋”模塊填寫原因、預(yù)計(jì)恢復(fù)時(shí)間，采購(gòu)商與供應(yīng)商同步收到提醒，協(xié)商后續(xù)方案。（三）庫(kù)存信息共享：多環(huán)節(jié)協(xié)同降庫(kù)存適用角色：采購(gòu)商庫(kù)存管理員、供應(yīng)商庫(kù)存專員操作步驟：采購(gòu)商設(shè)置庫(kù)存共享權(quán)限采購(gòu)商在“庫(kù)存管理”模塊，進(jìn)入“共享設(shè)置”，選擇需共享的供應(yīng)商（如*供應(yīng)商），勾選共享數(shù)據(jù)范圍（如“實(shí)時(shí)庫(kù)存”“安全庫(kù)存”），設(shè)置查看權(quán)限（僅查看/可申請(qǐng)調(diào)撥）。供應(yīng)商同步庫(kù)存數(shù)據(jù)供應(yīng)商每日15:00前，在“庫(kù)存同步”模塊更新當(dāng)前庫(kù)存數(shù)據(jù)，包括：商品編碼、名稱、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、可用庫(kù)存（扣除已鎖定訂單量）、安全庫(kù)存閾值。系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，若庫(kù)存低于安全閾值，提醒供應(yīng)商及時(shí)補(bǔ)貨。采購(gòu)商查看與申請(qǐng)調(diào)撥采購(gòu)商庫(kù)存管理員可通過“共享庫(kù)存”頁面查看供應(yīng)商實(shí)時(shí)庫(kù)存，若需緊急調(diào)貨，“申請(qǐng)調(diào)撥”，填寫調(diào)撥數(shù)量、需求時(shí)間，供應(yīng)商確認(rèn)后調(diào)撥單。（四）財(cái)務(wù)對(duì)賬與結(jié)算：高效處理往來賬款適用角色：采購(gòu)商財(cái)務(wù)專員、供應(yīng)商財(cái)務(wù)對(duì)接人操作步驟：對(duì)賬數(shù)據(jù)月末最后1個(gè)工作日，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬單，關(guān)聯(lián)本月已確認(rèn)訂單、已簽收發(fā)貨單、已驗(yàn)收單（若有），包含：訂單號(hào)、商品明細(xì)、數(shù)量、單價(jià)、含稅金額、開票狀態(tài)、付款狀態(tài)。雙方核對(duì)與確認(rèn)供應(yīng)商登錄“財(cái)務(wù)管理”模塊，查看對(duì)賬單，若有差異（如數(shù)量不符），提交“差異申請(qǐng)”，憑證（如入庫(kù)單照片），采購(gòu)商財(cái)務(wù)專員1個(gè)工作日內(nèi)審核并調(diào)整數(shù)據(jù)。核對(duì)無誤后，雙方在平臺(tái)“確認(rèn)對(duì)賬”，正式對(duì)賬單。發(fā)票與付款流程供應(yīng)商根據(jù)確認(rèn)的對(duì)賬單，在平臺(tái)提交發(fā)票信息（發(fā)票號(hào)碼、金額、稅率），發(fā)票掃描件。采購(gòu)商財(cái)務(wù)專員核對(duì)發(fā)票信息與對(duì)賬單一致后，提交付款申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理（*總監(jiān)）審批后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)付款（或通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬），平臺(tái)更新付款狀態(tài)為“已支付”。三、常用操作模板與示例（一）采購(gòu)訂單模板字段名填寫說明示例數(shù)據(jù)訂單編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，不可修改PO20231001001供應(yīng)商名稱從供應(yīng)商庫(kù)選擇，需與簽約主體一致*科技有限公司供應(yīng)商統(tǒng)一信用代碼必填，18位字符91110108MA056X收貨地址詳細(xì)到省、市、區(qū)、街道、門牌號(hào)北京市海淀區(qū)路88號(hào)A座101室聯(lián)系人收貨方對(duì)接人，用*號(hào)代替*經(jīng)理聯(lián)系電話平臺(tái)內(nèi)短號(hào)或企業(yè)固定電話8888商品編碼企業(yè)內(nèi)部商品編碼SP2023001商品名稱與商品庫(kù)一致A型原材料規(guī)格型號(hào)詳細(xì)描述商品特性50mm×100mm，厚度5mm單位件/箱/千克等件采購(gòu)數(shù)量需求總量，整數(shù)1000單價(jià)（不含稅）保留兩位小數(shù)50.00稅率13%/9%/6%等13%含稅金額=數(shù)量×單價(jià)×（1+稅率）56,500.00需求交貨日期不可晚于訂單創(chuàng)建后30天2023-10-31訂單備注分批交貨、特殊包裝等需分3批交貨，每批間隔10天（二）發(fā)貨通知單模板字段名填寫說明示例數(shù)據(jù)發(fā)貨單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)DN20231005001關(guān)聯(lián)訂單號(hào)對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單編號(hào)PO20231001001發(fā)貨批次分批發(fā)貨時(shí)填寫，格式：年月日-批次20231005-01供應(yīng)商名稱自動(dòng)帶出*科技有限公司物流商名稱從合作物流商列表選擇*物流有限公司車牌號(hào)必填，平臺(tái)內(nèi)編碼L20231001司機(jī)姓名用*號(hào)代替*師傅預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間精確到小時(shí)2023-10-0514:00商品編碼與訂單一致SP2023001發(fā)貨數(shù)量本次實(shí)際發(fā)貨數(shù)量300批次號(hào)原生產(chǎn)批次，可追溯20230915發(fā)貨備注如“需冷鏈運(yùn)輸”“附質(zhì)檢報(bào)告第001號(hào)”附質(zhì)檢報(bào)告第001號(hào)（三）庫(kù)存對(duì)賬表示例商品編碼商品名稱規(guī)格采購(gòu)商當(dāng)前庫(kù)存供應(yīng)商當(dāng)前庫(kù)存安全庫(kù)存差異值（供應(yīng)商-采購(gòu)商）備注SP2023001A型原材料50×100mm200件500件300件+300件供應(yīng)商可緊急調(diào)撥SP2023002B型配件Φ20mm150件100件200件-50件供應(yīng)商需補(bǔ)貨（四）物流異常處理記錄表異常單號(hào)關(guān)聯(lián)訂單號(hào)異常類型（延遲/破損/丟失）發(fā)生時(shí)間異常原因責(zé)任方處理方案處理人完成時(shí)間YB20231001001PO20231001001延遲2023-10-0609:00高速路段交通物流商調(diào)撥備用車輛，預(yù)計(jì)10月8日到貨*調(diào)度員2023-10-06YB20231002001PO20231002001破損2023-10-0711:30包裝不當(dāng)導(dǎo)致擠壓供應(yīng)商重新發(fā)貨，更換加厚包裝*專員2023-10-08四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）訂單操作注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性：創(chuàng)建訂單時(shí)，商品編碼、數(shù)量、交貨期等信息需與采購(gòu)需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致交貨延遲或糾紛。審批流程：訂單提交前需檢查審批鏈?zhǔn)欠裢暾?，若未通過審批，需根據(jù)駁回原因修改后重新提交，嚴(yán)禁跳過審批直接發(fā)送給供應(yīng)商。訂單變更：訂單確認(rèn)后，若需修改（如增加數(shù)量、延后交期），必須由采購(gòu)商發(fā)起“變更申請(qǐng)”，供應(yīng)商確認(rèn)后方可生效，禁止口頭約定變更。（二）物流跟蹤注意事項(xiàng)節(jié)點(diǎn)更新：物流商需在貨物發(fā)出后2小時(shí)內(nèi)完成“提貨”節(jié)點(diǎn)錄入，每日更新“在途”位置，保證采購(gòu)商與供應(yīng)商實(shí)時(shí)掌握物流動(dòng)態(tài)。異常處理時(shí)效：物流發(fā)生異常時(shí)，責(zé)任方需在1小時(shí)內(nèi)提交異常反饋，明確原因與預(yù)計(jì)處理時(shí)間，超時(shí)未反饋將影響平臺(tái)信用評(píng)分。簽收確認(rèn)：采購(gòu)商倉(cāng)庫(kù)管理員需核對(duì)貨物數(shù)量與發(fā)貨通知單一致后簽收，若發(fā)覺數(shù)量不符或貨物破損，需在簽收時(shí)備注異常并拍照留存，避免后續(xù)責(zé)任不清。（三）庫(kù)存共享注意事項(xiàng)數(shù)據(jù)同步頻率：供應(yīng)商需每日固定時(shí)間（建議15:00前）更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，保證采購(gòu)商看到的庫(kù)存信息為實(shí)時(shí)有效數(shù)據(jù)。安全庫(kù)存設(shè)置：安全庫(kù)存閾值需結(jié)合采購(gòu)周期、供應(yīng)商供貨穩(wěn)定性等因素合理設(shè)置，避免因閾值過高導(dǎo)致資金占用或過低導(dǎo)致缺貨。權(quán)限管理：采購(gòu)商需定期review庫(kù)存共享權(quán)限，僅對(duì)長(zhǎng)期合作的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商開放權(quán)限，防止核心庫(kù)存數(shù)據(jù)泄露。（四）財(cái)務(wù)對(duì)賬注意事項(xiàng)對(duì)賬時(shí)間：雙方需在每月5日前完成上月對(duì)賬，超時(shí)將對(duì)賬周期順延，影響付款進(jìn)度。發(fā)票合規(guī)性：供應(yīng)商提交的發(fā)票需與對(duì)賬單信息（商品名稱、金額、稅號(hào)等）完全一致