合同審核與簽署標(biāo)準(zhǔn)化流程工具一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)各類對外合作場景，包括但不限于：采購與供應(yīng)商合作協(xié)議、服務(wù)外包合同、項(xiàng)目合作開發(fā)協(xié)議、銷售合同、保密協(xié)議、勞動合同等。覆蓋法務(wù)部、采購部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、人力資源部等多部門協(xié)作需求，保證合同從需求發(fā)起至歸檔全流程規(guī)范管理，降低法律風(fēng)險，提升審批效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（如采購部、銷售部、項(xiàng)目組等）操作要點(diǎn)：明確合作背景與核心需求：包括合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）、合作內(nèi)容（貨物/服務(wù)/項(xiàng)目描述）、合作期限、預(yù)算金額、核心訴求（如付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)等）。填寫《合同立項(xiàng)申請表》（見配套表單1），附上合作方資質(zhì)初步審核材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，提交至法務(wù)部備案。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請表》（含合作方資質(zhì)材料）（二）合同文本起草責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門主導(dǎo)，法務(wù)部指導(dǎo)操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項(xiàng)信息，選擇對應(yīng)類型的合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），填寫核心條款（合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等）。法務(wù)部提供模板支持，重點(diǎn)提示法律風(fēng)險條款（如不可抗力、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），保證條款符合《民法典》及行業(yè)監(jiān)管要求。對于重大或復(fù)雜合同（如標(biāo)的額超過100萬元、涉及跨境合作），法務(wù)部需參與文本起草，必要時可引入外部律師協(xié)助。輸出成果：合同初稿（含修訂記錄）（三）內(nèi)部多部門審核責(zé)任部門：法務(wù)部（主審）、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)需求部門、相關(guān)職能部門（如技術(shù)部、合規(guī)部）操作要點(diǎn)：法務(wù)部審核：重點(diǎn)審查合同主體資格（是否具備相應(yīng)民事行為能力）、條款合法性（是否存在無效條款）、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決方式約定（如仲裁/訴訟管轄地）等，形成《合同審核意見表》（見配套表單2）。財(cái)務(wù)部審核：審查付款方式、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求、財(cái)務(wù)合規(guī)條款（如“合同需附合法合規(guī)發(fā)票”），保證符合公司財(cái)務(wù)制度。業(yè)務(wù)需求部門審核：確認(rèn)合作內(nèi)容、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付成果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等與需求一致，避免核心條款偏離。其他部門審核：如技術(shù)部審查技術(shù)可行性，合規(guī)部審查行業(yè)準(zhǔn)入資質(zhì)等，各部門需在2個工作日內(nèi)反饋審核意見，逾期視為無異議。輸出成果：《合同審核意見表》（含各部門審核意見）（四）外部溝通與文本修訂責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門、法務(wù)部操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門匯總內(nèi)部審核意見，與對方合作方進(jìn)行溝通，重點(diǎn)協(xié)商存在分歧的條款（如違約金比例、付款周期等），達(dá)成一致后形成修訂版。法務(wù)部對修訂版合同進(jìn)行最終合規(guī)性復(fù)核，保證修改內(nèi)容不引入新風(fēng)險，修訂過程需保留書面溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要）。雙方確認(rèn)終稿后，合作方需加蓋公章（或合同專用章）并法定代表人簽字（或授權(quán)代表簽字），自然人主體需簽字按手印。輸出成果：合同終稿（雙方簽字蓋章頁）、溝通記錄（五）簽署授權(quán)與用印管理責(zé)任部門：法務(wù)部、行政部門操作要點(diǎn)：簽署權(quán)限審核：法務(wù)部根據(jù)公司《合同管理辦法》審核簽署權(quán)限（如：標(biāo)的額50萬元以下由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，50萬元以上由總經(jīng)理簽字），重大合同需提交總經(jīng)理辦公會審議。用印申請：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印審批單》（見配套表單3），附合同終稿、審核意見表、簽署權(quán)限批準(zhǔn)文件，提交至行政部門。用印執(zhí)行：行政部門核對審批材料與合同文本一致性，確認(rèn)無誤后加蓋公司公章或合同專用章，嚴(yán)格執(zhí)行“審批-用印-登記”流程，禁止在空白合同上用印。輸出成果：《合同用印審批單》、用印登記記錄（六）合同分發(fā)與歸檔管理責(zé)任部門：行政部門、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門操作要點(diǎn)：合同分發(fā)：簽署完成后，行政部門留存1-2份正本（根據(jù)需要），業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部各留存1份正本或副本，電子版同步至公司合同管理系統(tǒng)，明確查閱權(quán)限。歸檔登記：法務(wù)部建立《合同歸檔記錄表》（見配套表單4），登記合同編號、名稱、合作方、簽署日期、存放位置、保管責(zé)任人等信息，保證合同可追溯。后續(xù)管理：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，定期向法務(wù)部反饋履行情況（如付款進(jìn)度、交付驗(yàn)收等）；法務(wù)部定期對合同履行情況進(jìn)行風(fēng)險評估，形成《合同履行報告》。輸出成果：《合同歸檔記錄表》、合同履行跟蹤記錄三、配套表單模板表單1：合同立項(xiàng)申請表序號項(xiàng)目內(nèi)容要求1合同名稱需明確體現(xiàn)合作內(nèi)容，如“XX公司采購辦公設(shè)備合同”2合作方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（僅用于業(yè)務(wù)溝通）3需求部門如“采購部”“市場部”4合作內(nèi)容簡述貨物/服務(wù)/項(xiàng)目具體描述、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)5合同期限起止時間6預(yù)算金額大寫/小寫7需求部門負(fù)責(zé)人簽字8法務(wù)部審核意見（由法務(wù)部填寫）9附件合作方資質(zhì)復(fù)印件、需求說明等表單2：合同審核意見表審核部門審核人審核日期審核意見（可另附頁）法務(wù)部*1.主體資格審查：□通過□不通過（需補(bǔ)充材料：_________________）2.條款合法性：□無問題□需修訂（修訂建議：_________________）財(cái)務(wù)部*1.付款方式：□合規(guī)□不合規(guī)（建議：_________________）2.稅費(fèi)承擔(dān)：□明確□需明確（補(bǔ)充：_________________）業(yè)務(wù)部門*1.合作內(nèi)容：□匹配需求□需調(diào)整（調(diào)整說明：_________________）2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：□清晰□模糊（補(bǔ)充：_________________）其他部門*（根據(jù)實(shí)際審核內(nèi)容填寫）表單3：合同用印審批單合同名稱合同編號用印份數(shù)正本_份，副本_份用印類型□公章□合同專用章□財(cái)務(wù)專用章□其他______審核部門法務(wù)部意見：□同意用印□不同意用?。ㄔ颍篲________________）分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：______________日期：______________總經(jīng)理（如需）簽字：______________日期：______________行政部門用印記錄用印人：______________用印時間：______________歸檔人：_______表單4：合同歸檔記錄表合同編號合同名稱合作方簽署日期存放位置（檔案柜/電子系統(tǒng)）保管責(zé)任人歸檔日期備注（如履行狀態(tài)）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示主體資格風(fēng)險：合作方需提供最新營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章），核實(shí)其經(jīng)營范圍、資質(zhì)許可（如行業(yè)特殊資質(zhì)）及履約能力，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約。條款完整性風(fēng)險：合同需包含核心要素（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等），避免模糊表述（如“大概”“左右”），關(guān)鍵條款（如付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）需量化明確。審核流程風(fēng)險：嚴(yán)禁跳過內(nèi)部審核環(huán)節(jié)直接簽署，重大合同需經(jīng)多部門會簽及管理層審批，保證風(fēng)險全面覆蓋；審核意見需書面記錄，避免口頭溝通導(dǎo)致信息遺漏。簽署形式風(fēng)險：簽署人需為法定代表人或