連鎖超市庫存管理系統(tǒng)操作手冊一、系統(tǒng)概述本庫存管理系統(tǒng)聚焦連鎖超市全鏈路庫存管控，覆蓋商品采購、入庫、銷售、調(diào)撥、盤點等核心環(huán)節(jié)，支持多門店數(shù)據(jù)實時同步、智能預(yù)警與數(shù)據(jù)分析，助力企業(yè)優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、降低運營成本、提升供應(yīng)鏈響應(yīng)效率。系統(tǒng)適配主流操作系統(tǒng)（Windows/Linux），支持瀏覽器端（Chrome/Edge等）及客戶端登錄，滿足不同場景下的操作需求。二、系統(tǒng)登錄與初始化（一）賬號登錄1.訪問系統(tǒng)：打開瀏覽器輸入系統(tǒng)地址（或啟動客戶端程序），進(jìn)入登錄界面。2.身份驗證：輸入賬號（員工工號/手機號前綴）、密碼，選擇所屬門店（多門店用戶需指定），點擊「登錄」。首次登錄需修改初始密碼（密碼長度≥8位，含數(shù)字、字母、特殊字符）。（二）初始化設(shè)置1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入：登錄后進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」-「初始化」模塊，通過Excel模板批量導(dǎo)入商品信息（編碼、名稱、規(guī)格、分類、默認(rèn)供應(yīng)商）、門店信息（地址、倉庫容量、配送半徑）、供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系人、結(jié)算方式）。2.參數(shù)配置：設(shè)置庫存預(yù)警閾值（如“安全庫存=日均銷量×3”）、調(diào)撥周期（默認(rèn)72小時）、盤點周期（月度/季度）等核心參數(shù)，保存后系統(tǒng)生效。三、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理（一）商品信息維護(hù)1.新增商品：進(jìn)入「基礎(chǔ)數(shù)據(jù)」-「商品管理」，點擊「新增」，填寫商品編碼（自定義或系統(tǒng)生成，需唯一）、名稱、規(guī)格（如“500ml/瓶”）、分類（食品/日用品等）、采購單價、銷售單價、安全庫存等信息，上傳商品圖片（選填），點擊「保存」。2.修改/停用商品：選中商品，點擊「編輯」修改信息；若商品無庫存且需下架，點擊「停用」（停用后不可銷售/采購，可恢復(fù)）。（二）供應(yīng)商管理1.新增供應(yīng)商：進(jìn)入「基礎(chǔ)數(shù)據(jù)」-「供應(yīng)商管理」，點擊「新增」，填寫名稱、聯(lián)系人、電話、地址、結(jié)算方式（賬期/現(xiàn)結(jié)）、合作商品范圍，上傳資質(zhì)文件（選填），點擊「保存」。2.供應(yīng)商評估：定期在「供應(yīng)商評分」模塊填寫質(zhì)量、交貨及時性、價格波動等評分，系統(tǒng)自動生成供應(yīng)商排名，輔助采購決策。（三）門店與倉庫管理1.門店信息維護(hù)：進(jìn)入「基礎(chǔ)數(shù)據(jù)」-「門店管理」，點擊門店名稱進(jìn)入詳情頁，修改地址、營業(yè)時間、倉庫負(fù)責(zé)人等信息，設(shè)置該門店的庫存分配規(guī)則（如“優(yōu)先分配近效期商品”）。2.倉庫分區(qū)設(shè)置：在「倉庫管理」中，對大倉/門店倉進(jìn)行分區(qū)（如冷藏區(qū)、干貨區(qū)），綁定商品分類（如“冷藏區(qū)僅存放生鮮”），提升揀貨效率。四、入庫管理操作（一）采購入庫1.創(chuàng)建采購單：進(jìn)入「入庫管理」-「采購入庫」，點擊「新建采購單」，選擇供應(yīng)商、配送門店/倉庫，添加商品（可通過“選品”按鈕從商品庫選擇，或掃碼錄入），填寫計劃采購數(shù)量、到貨日期，點擊「提交」（若需審批，流轉(zhuǎn)至采購主管；否則直接生效）。2.到貨驗收：到貨后，進(jìn)入「到貨驗收」，掃描采購單號或選擇待驗收單據(jù)，逐一核對商品數(shù)量、質(zhì)量（支持上傳質(zhì)檢照片），錄入實際到貨數(shù)量（若有損耗，填寫損耗原因，如“運輸破損”），點擊「確認(rèn)驗收」，系統(tǒng)自動更新庫存。（二）調(diào)撥入庫（跨門店/倉庫）1.接收調(diào)撥申請：進(jìn)入「入庫管理」-「調(diào)撥入庫」，查看待接收的調(diào)撥單（由其他門店發(fā)起），核對商品名稱、數(shù)量、調(diào)撥原因（如“滯銷調(diào)貨”），確認(rèn)無誤后點擊「接收」，系統(tǒng)自動增加本門店庫存。2.異常處理：若實際到貨與調(diào)撥單不符，點擊「駁回」并填寫差異原因，退回原調(diào)撥方重新處理。五、出庫管理操作（一）銷售出庫（關(guān)聯(lián)POS系統(tǒng)）1.自動扣減：若系統(tǒng)與POS系統(tǒng)對接，銷售訂單完成后，系統(tǒng)自動從對應(yīng)門店倉庫扣減庫存（無需手動操作）。2.手動補錄：若未對接或需調(diào)整，進(jìn)入「出庫管理」-「銷售出庫」，點擊「新建銷售單」，選擇門店、商品，填寫銷售數(shù)量、客戶信息（選填），點擊「確認(rèn)出庫」，庫存同步更新。（二）調(diào)撥出庫（跨門店/倉庫）1.發(fā)起調(diào)撥：進(jìn)入「出庫管理」-「調(diào)撥出庫」，點擊「新建調(diào)撥單」，選擇調(diào)出門店/倉庫、調(diào)入對象，添加商品（需確保庫存充足），填寫調(diào)撥原因、預(yù)計到貨時間，點擊「提交」（需調(diào)入方確認(rèn)后生效）。2.出庫確認(rèn)：調(diào)撥單審核通過后，進(jìn)入「出庫確認(rèn)」，掃描商品條碼或核對清單，確認(rèn)出庫數(shù)量，點擊「完成出庫」，庫存自動扣減。六、庫存查詢與分析（一）實時庫存查詢1.多維度查詢：進(jìn)入「庫存管理」-「實時庫存」，可按商品名稱/編碼、門店/倉庫、分類篩選，查看當(dāng)前庫存數(shù)量、位置、效期（生鮮/食品類）。2.庫存詳情：點擊商品行，查看近30天出入庫記錄、供應(yīng)商供貨周期、銷售趨勢圖。（二）庫存預(yù)警與分析1.安全庫存預(yù)警：系統(tǒng)每日自動檢測庫存，若商品庫存≤安全庫存，在「預(yù)警中心」-「庫存預(yù)警」中高亮提示，點擊可直接生成采購建議（含“建議采購量=安全庫存-當(dāng)前庫存+日均銷量×2”）。2.滯銷/暢銷分析：進(jìn)入「數(shù)據(jù)分析」-「商品動銷」，選擇時間范圍（如“近30天”），系統(tǒng)自動統(tǒng)計滯銷商品（動銷率<30%）、暢銷商品（動銷率>80%），支持導(dǎo)出報表輔助促銷/清貨決策。七、盤點管理操作（一）盤點計劃創(chuàng)建1.發(fā)起盤點：進(jìn)入「盤點管理」-「盤點計劃」，點擊「新建計劃」，選擇盤點門店/倉庫、商品范圍（全量/部分分類）、盤點時間（建議非營業(yè)時段），點擊「提交」，系統(tǒng)鎖定盤點范圍內(nèi)的庫存（暫停出入庫）。（二）盤點執(zhí)行與差異處理1.線下盤點：打印盤點單（含商品編碼、名稱、系統(tǒng)庫存），由倉管員實地清點，記錄實際數(shù)量。2.數(shù)據(jù)錄入：進(jìn)入「盤點執(zhí)行」，掃描盤點單號或選擇計劃，逐一錄入實際數(shù)量（支持掃碼槍、PDA批量錄入），系統(tǒng)自動對比生成差異表（實際數(shù)量-系統(tǒng)庫存）。3.差異確認(rèn)：核對差異原因（如“漏錄銷售”“盤點錯誤”“損耗”），點擊「確認(rèn)差異」，系統(tǒng)自動調(diào)整庫存，生成盤點報告（含差異商品、原因、調(diào)整金額）。八、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)（一）用戶權(quán)限管理1.角色分配：進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」-「用戶管理」，為員工分配角色（如管理員、采購員、倉管員、收銀員），不同角色對應(yīng)不同操作權(quán)限（如“管理員可修改系統(tǒng)參數(shù)，收銀員僅能查看銷售庫存”）。2.權(quán)限細(xì)化：點擊角色名稱，可細(xì)化權(quán)限（如“限制倉管員僅能操作本門店倉庫，采購員僅能采購指定分類商品”）。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)2.數(shù)據(jù)恢復(fù)：若系統(tǒng)故障，進(jìn)入「數(shù)據(jù)恢復(fù)」，選擇備份文件，點擊「恢復(fù)」，系統(tǒng)自動還原數(shù)據(jù)（恢復(fù)前需停止所有操作，避免數(shù)據(jù)沖突）。（三）系統(tǒng)日志與故障排查1.操作日志：進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」-「日志管理」，可按用戶、時間、操作類型（如“入庫”“調(diào)撥”）查詢操作記錄，便于審計或追溯錯誤操作。2.故障反饋：若遇系統(tǒng)報錯（如“庫存更新失敗”），點擊「幫助中心」-「故障反饋」，上傳報錯截圖、操作步驟，技術(shù)人員將在24小時內(nèi)響應(yīng)。九、常見問題與解決方法1.問題：采購單提交后無法修改？解決：若采購單未到貨，可在「采購入庫」-「待驗收」中找到單據(jù)，點擊「作廢」后重新