機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范與操作細(xì)則機(jī)關(guān)單位檔案是政務(wù)運(yùn)行、業(yè)務(wù)開展、歷史傳承的重要載體，其規(guī)范管理直接關(guān)系行政效能提升、歷史記憶留存及合規(guī)性建設(shè)?？茖W(xué)完備的檔案管理體系，既能為決策提供歷史依據(jù)，也能在法治建設(shè)、民生服務(wù)中發(fā)揮關(guān)鍵支撐作用。基于《中華人民共和國檔案法》及機(jī)關(guān)事務(wù)管理相關(guān)規(guī)范，結(jié)合實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)就機(jī)關(guān)單位檔案管理的規(guī)范要求與操作細(xì)則作系統(tǒng)闡述，為實(shí)務(wù)工作提供參考遵循。一、檔案管理的基本原則（一）集中管理原則明確檔案管理部門（如辦公室、檔案科）為責(zé)任主體，對(duì)機(jī)關(guān)形成的各類檔案實(shí)行統(tǒng)一接收、集中保管，避免因部門分散管理導(dǎo)致檔案流失、利用不暢。非檔案管理部門如需留存檔案副本，需經(jīng)檔案管理部門備案并遵守借閱規(guī)范。（二）分類管理原則根據(jù)檔案類型（文書、業(yè)務(wù)、科技、聲像、電子等）、密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、公開）及保管期限（永久、30年、10年）實(shí)施差異化管理：文書檔案可按“年度—機(jī)構(gòu)—問題”或“年度—問題—保管期限”分類；涉密檔案單獨(dú)存放，設(shè)置物理隔離區(qū)域；電子檔案同步建立元數(shù)據(jù)管理體系，確保與紙質(zhì)檔案“雙套制”管理銜接。（三）安全保密原則建立全流程保密管控機(jī)制：從檔案收集（涉密文件單獨(dú)登記）、整理（涉密案卷標(biāo)注密級(jí)）、保管（庫房安裝門禁、監(jiān)控）到利用（涉密檔案審批層級(jí)提升），明確各環(huán)節(jié)保密責(zé)任。定期開展保密培訓(xùn)，嚴(yán)禁違規(guī)復(fù)制、傳播涉密檔案內(nèi)容。（四）便于利用原則在安全合規(guī)前提下，優(yōu)化檔案檢索工具（如開發(fā)主題詞檢索、全文檢索系統(tǒng)），簡化利用流程（內(nèi)部人員可通過OA系統(tǒng)提交查閱申請(qǐng)），推動(dòng)檔案資源從“被動(dòng)保管”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變，支撐政務(wù)決策、歷史研究、民生查詢等需求。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍與要求機(jī)關(guān)檔案收集需覆蓋履職全流程：文書類：公文、會(huì)議記錄、請(qǐng)示批復(fù)、調(diào)研材料、合同協(xié)議等；業(yè)務(wù)類：行政審批材料、執(zhí)法案卷、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；聲像類：工作照片、視頻錄像、錄音文件；電子類：郵件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子簽章文件、數(shù)據(jù)庫備份等。時(shí)間要求：定期檔案（如年度文書檔案）：次年第一季度完成收集；即時(shí)檔案（如突發(fā)事件處置材料）：隨辦隨收，24小時(shí)內(nèi)移交檔案部門；項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目驗(yàn)收前完成專項(xiàng)收集，確保文件與項(xiàng)目進(jìn)度同步歸檔。質(zhì)量要求：完整性：正件、附件、簽報(bào)、會(huì)簽單等齊全，無缺頁、漏頁；準(zhǔn)確性：內(nèi)容無涂改（確需修改需注明理由并簽字），簽署、蓋章手續(xù)完備；系統(tǒng)性：保持文件間的有機(jī)聯(lián)系（如同一項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收文件歸為一卷）。（二）整理流程與規(guī)范1.分類組卷結(jié)合機(jī)關(guān)職能特點(diǎn)，選擇“年度—機(jī)構(gòu)—問題”或“年度—問題—保管期限”復(fù)合分類法。例如：年度：以文件形成年度為第一層級(jí)（如2023年）；機(jī)構(gòu)：按發(fā)文或承辦部門劃分（如辦公室、業(yè)務(wù)一科）；問題：按工作事項(xiàng)歸類（如黨建、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理）。組卷時(shí)，按文件形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列，編制卷內(nèi)目錄（注明文號(hào)、題名、責(zé)任人、頁數(shù)），填寫案卷封面（包括案卷起止時(shí)間、密級(jí)、保管期限）。2.編目與著錄檔號(hào)編制：采用“年度+類別代碼+案卷號(hào)”（如2023-WS-001，WS為文書檔案代碼）；文件級(jí)著錄：將文號(hào)、主題詞、責(zé)任人、內(nèi)容摘要等字段錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檢索字段準(zhǔn)確完整，支持多維度查詢（如按文號(hào)、關(guān)鍵詞、時(shí)間范圍檢索）。三、檔案的保管與保護(hù)（一）庫房管理規(guī)范檔案庫房需獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離水源、熱源，滿足以下條件：溫濕度：溫度14-24℃，濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)調(diào)控設(shè)備；安防設(shè)施：安裝煙感報(bào)警器、滅火器（每20平方米1具）、門禁系統(tǒng)、高清監(jiān)控（存儲(chǔ)期≥90天）；防護(hù)措施：遮光窗簾（避免紫外線直射）、防蟲藥（定期更換）、防塵網(wǎng)（覆蓋密集架）。（二）檔案裝具與維護(hù)裝具選擇：無酸紙檔案盒（pH值7.5-9.5）、鋼制密集架（承重≥80kg/層）；定期檢查：每季度檢查檔案盒字跡（避免褪色）、紙張（防止霉變、蟲蛀），對(duì)破損檔案采用托裱、裝訂加固等方法修復(fù)；數(shù)字化備份：對(duì)珍貴、易損檔案（如歷史照片、手寫文件）優(yōu)先數(shù)字化，減少實(shí)體利用損耗。（三）保管期限與鑒定銷毀根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，劃分永久、30年、10年保管期限：永久保管：涉及機(jī)關(guān)歷史、重大決策、民生權(quán)益的檔案（如機(jī)構(gòu)沿革、干部任免檔案）；30年保管：重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等；10年保管：一般性事務(wù)文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。到期檔案由鑒定小組（檔案、業(yè)務(wù)、紀(jì)檢人員組成）審核，決定繼續(xù)保管或銷毀：銷毀流程：編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，兩人以上監(jiān)銷并簽字，銷毀記錄長期留存。四、檔案的利用與開發(fā)（一）利用流程與權(quán)限1.內(nèi)部利用申請(qǐng)：填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、范圍；審批：部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；借閱：登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，涉密檔案僅限在指定場所查閱，不得帶出。2.外部利用單位介紹信：需注明利用目的、人員身份；有效證件：身份證、工作證等；審批層級(jí)：涉密檔案需檔案行政管理部門備案，非涉密檔案由檔案管理部門審批。（二）利用方式與限制1.利用方式紙質(zhì)查閱：在檔案閱覽室提供原件或復(fù)制件；數(shù)字化利用：非涉密檔案生成PDF、JPG等格式，通過內(nèi)部系統(tǒng)或政務(wù)平臺(tái)推送；專題編研：編印《年度重要文件匯編》《歷史案例集》，為決策提供參考。2.利用限制涉密檔案：嚴(yán)格執(zhí)行“誰批準(zhǔn)、誰負(fù)責(zé)”，利用過程全程記錄；個(gè)人隱私檔案：干部任免考察材料、醫(yī)療檔案等僅限特定權(quán)限人員查閱；利用記錄：建立《檔案利用登記薄》，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、用途，確?？勺匪?。五、信息化管理與安全保障（一）電子檔案全流程管理建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“收集—整理—保管—利用”數(shù)字化閉環(huán)：元數(shù)據(jù)校驗(yàn)：歸檔時(shí)校驗(yàn)創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、電子簽名，確保真實(shí)性、完整性；格式轉(zhuǎn)換：將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如掃描件、視頻）轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式（PDF/A、MP4）；雙套制管理：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保內(nèi)容一致。（二）備份與安全策略備份機(jī)制：采用“異地+本地”“離線+在線”雙重備份，每月備份至磁帶、光盤等離線介質(zhì)；系統(tǒng)安全：設(shè)置多級(jí)權(quán)限（管理員、審核員、利用者），采用密碼+數(shù)字證書身份認(rèn)證，涉密電子檔案加密存儲(chǔ)（算法≥SM4）；防篡改措施：部署區(qū)塊鏈技術(shù)，對(duì)電子檔案哈希值上鏈存證，確保不可篡改。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督與自查定期檢查：檔案管理部門每半年開展自查，檢查歸檔率（年度文件歸檔率≥98%）、完整率（卷內(nèi)文件完整率≥99%）、利用合規(guī)性；業(yè)務(wù)協(xié)同：業(yè)務(wù)部門對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，檔案部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）外部審計(jì)與考核執(zhí)法檢查：接受檔案行政管理部門的年度執(zhí)法檢查，整改問題限期反饋；第三方審計(jì)：每3年聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理體系合規(guī)性審計(jì)；績效考核：將檔案管理納入單位績效考核