培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)員管理系統(tǒng)使用手冊(cè)一、系統(tǒng)概述本學(xué)員管理系統(tǒng)旨在幫助培訓(xùn)機(jī)構(gòu)高效整合學(xué)員信息管理、課程編排、考勤統(tǒng)計(jì)、成績(jī)分析等核心業(yè)務(wù)流程，通過(guò)數(shù)字化手段提升運(yùn)營(yíng)效率、優(yōu)化教學(xué)服務(wù)。系統(tǒng)涵蓋「學(xué)員檔案管理」「課程與班級(jí)管理」「考勤與成績(jī)管理」「數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表」四大核心模塊，支持多角色（管理員、教師、前臺(tái)）協(xié)同操作，適配線下/線上混合教學(xué)場(chǎng)景。二、登錄與基礎(chǔ)設(shè)置（一）系統(tǒng)登錄1.賬號(hào)登錄：打開(kāi)系統(tǒng)登錄界面，輸入分配的賬號(hào)（如工號(hào)/郵箱）、密碼，點(diǎn)擊「登錄」。首次登錄需修改初始密碼（密碼長(zhǎng)度≥8位，含數(shù)字、字母、特殊字符）。2.忘記密碼：點(diǎn)擊「忘記密碼」，通過(guò)綁定的手機(jī)號(hào)/郵箱接收驗(yàn)證碼，重置密碼后重新登錄。（二）初始化設(shè)置1.機(jī)構(gòu)信息配置路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】→【機(jī)構(gòu)信息】操作：填寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱、地址、聯(lián)系方式、logo等基礎(chǔ)信息，點(diǎn)擊「保存」。2.角色權(quán)限管理路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】→【權(quán)限管理】操作：管理員可新增/編輯角色（如“教師”“前臺(tái)”“市場(chǎng)專員”），為角色分配功能權(quán)限（如“學(xué)員信息編輯”“課程刪除”“報(bào)表導(dǎo)出”）。單個(gè)賬號(hào)可關(guān)聯(lián)多個(gè)角色，需避免權(quán)限沖突（如“前臺(tái)”僅開(kāi)放“學(xué)員報(bào)名”“考勤錄入”權(quán)限）。3.數(shù)據(jù)字典維護(hù)路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】→【數(shù)據(jù)字典】操作：維護(hù)學(xué)員來(lái)源（如“轉(zhuǎn)介紹”“線上廣告”）、課程類型（如“一對(duì)一”“小班課”）、考勤狀態(tài)（如“遲到”“請(qǐng)假”）等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，后續(xù)業(yè)務(wù)操作將基于此選擇。三、學(xué)員信息管理（一）學(xué)員檔案管理1.新增學(xué)員路徑：【學(xué)員管理】→【學(xué)員檔案】→【新增學(xué)員】操作：填寫(xiě)基本信息（姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式）、報(bào)名信息（課程、班級(jí)、繳費(fèi)金額、優(yōu)惠活動(dòng)）。上傳資料（如身份證復(fù)印件、體檢報(bào)告）至「附件」欄，支持PDF/圖片格式（單文件≤50M）。標(biāo)記“重點(diǎn)學(xué)員”（如VIP、續(xù)費(fèi)預(yù)警），系統(tǒng)自動(dòng)推送跟進(jìn)提醒。2.查詢與編輯路徑：【學(xué)員管理】→【學(xué)員檔案】操作：按“姓名/手機(jī)號(hào)/課程”等條件搜索學(xué)員，支持模糊查詢。點(diǎn)擊學(xué)員姓名進(jìn)入詳情頁(yè)，修改信息（如課程升級(jí)、聯(lián)系方式變更），系統(tǒng)自動(dòng)記錄修改日志。3.畢業(yè)與休學(xué)管理路徑：【學(xué)員管理】→【學(xué)員檔案】→【狀態(tài)變更】操作：學(xué)員完成課程后，點(diǎn)擊「畢業(yè)」，系統(tǒng)歸檔檔案并生成結(jié)業(yè)證書(shū)（可自定義模板）。休學(xué)學(xué)員點(diǎn)擊「休學(xué)」，暫停課程進(jìn)度，復(fù)學(xué)后手動(dòng)恢復(fù)學(xué)習(xí)狀態(tài)。（二）學(xué)員分組與標(biāo)簽路徑：【學(xué)員管理】→【學(xué)員分組】/【學(xué)員標(biāo)簽】操作：分組：按“課程階段”（如“初級(jí)班”“進(jìn)階班”）、“來(lái)源渠道”（如“抖音引流”“線下活動(dòng)”）創(chuàng)建分組，批量移動(dòng)學(xué)員。標(biāo)簽：為學(xué)員添加“學(xué)霸”“待續(xù)費(fèi)”“轉(zhuǎn)介紹潛力”等標(biāo)簽，支持多標(biāo)簽篩選（如同時(shí)篩選“待續(xù)費(fèi)”+“轉(zhuǎn)介紹潛力”學(xué)員）。（三）跟進(jìn)記錄管理路徑：【學(xué)員管理】→【跟進(jìn)記錄】操作：點(diǎn)擊「新增跟進(jìn)」，記錄咨詢內(nèi)容、回訪結(jié)果（如“家長(zhǎng)對(duì)課程價(jià)格存疑，需推送優(yōu)惠活動(dòng)”）。設(shè)置跟進(jìn)提醒（如“3天后回訪”），系統(tǒng)將在指定時(shí)間彈窗提醒。四、課程與班級(jí)管理（一）課程管理1.課程創(chuàng)建與編排路徑：【課程管理】→【課程庫(kù)】→【新增課程】操作：填寫(xiě)課程名稱、課時(shí)（如“48課時(shí)/期”）、費(fèi)用、教學(xué)目標(biāo)，關(guān)聯(lián)教材/課件（上傳至「資源庫(kù)」）。編排課程表：選擇教師、教室、上課時(shí)間（支持周循環(huán)、自定義排期），系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)時(shí)間沖突（如教室被占用、教師排課重疊）。2.課程調(diào)整與下架路徑：【課程管理】→【課程庫(kù)】→【編輯課程】操作：調(diào)課：修改上課時(shí)間/教室，系統(tǒng)自動(dòng)通知班級(jí)學(xué)員及教師。停課/下架：標(biāo)記課程狀態(tài)，已報(bào)名學(xué)員自動(dòng)觸發(fā)“課程調(diào)整通知”，支持批量退費(fèi)/轉(zhuǎn)課。（二）班級(jí)管理1.班級(jí)創(chuàng)建與學(xué)員分配路徑：【班級(jí)管理】→【新建班級(jí)】操作：填寫(xiě)班級(jí)名稱（如“2024暑期英語(yǔ)初級(jí)班”）、關(guān)聯(lián)課程、教師、上課時(shí)間，從學(xué)員庫(kù)批量添加學(xué)員。支持“按課程自動(dòng)分班”（系統(tǒng)根據(jù)學(xué)員報(bào)名課程，自動(dòng)分配至對(duì)應(yīng)班級(jí)）。2.班級(jí)考勤與通知路徑：【班級(jí)管理】→【班級(jí)詳情】→【考勤/通知】操作：考勤：教師掃碼/手動(dòng)錄入學(xué)員出勤狀態(tài)（支持批量標(biāo)記“全勤”“遲到”），系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)月度考勤報(bào)表。通知：發(fā)布作業(yè)、課程調(diào)整、家長(zhǎng)會(huì)等公告，支持短信/微信推送（需學(xué)員綁定家長(zhǎng)微信）。五、考勤與成績(jī)管理（一）考勤管理1.考勤方式教師端：路徑【班級(jí)管理】→【班級(jí)詳情】→【考勤】，手動(dòng)勾選學(xué)員出勤狀態(tài)，支持“批量全勤”“批量遲到”。學(xué)員端：通過(guò)系統(tǒng)小程序/APP掃碼打卡（需開(kāi)啟定位，確保在校區(qū)范圍內(nèi)），或人臉識(shí)別打卡（需提前上傳學(xué)員照片）。2.考勤統(tǒng)計(jì)與異常處理路徑：【考勤管理】→【統(tǒng)計(jì)報(bào)表】操作：按班級(jí)/學(xué)員/時(shí)間段生成考勤報(bào)表，分析“遲到率”“缺勤率”，支持導(dǎo)出Excel。異常處理：學(xué)員提交請(qǐng)假申請(qǐng)（附證明材料），教師審核后標(biāo)記“請(qǐng)假”；缺勤學(xué)員支持“補(bǔ)卡申請(qǐng)”，管理員審批后更新?tīng)顟B(tài)。（二）成績(jī)管理1.成績(jī)錄入與分析路徑：【成績(jī)管理】→【成績(jī)錄入】操作：按課程/班級(jí)錄入學(xué)員成績(jī)（支持百分制、等級(jí)制），關(guān)聯(lián)“作業(yè)完成度”“課堂表現(xiàn)”等維度。系統(tǒng)自動(dòng)生成“成績(jī)趨勢(shì)圖”，對(duì)比學(xué)員階段性進(jìn)步（如“數(shù)學(xué)成績(jī)從60分提升至85分”）。2.補(bǔ)考與重修管理路徑：【成績(jī)管理】→【補(bǔ)考/重修】操作：補(bǔ)考：為未通過(guò)學(xué)員安排補(bǔ)考，系統(tǒng)自動(dòng)推送補(bǔ)考通知，成績(jī)錄入后覆蓋原成績(jī)。重修：學(xué)員申請(qǐng)重修（需說(shuō)明原因），管理員審核后，學(xué)員可免費(fèi)/付費(fèi)重修對(duì)應(yīng)課程。六、報(bào)表與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（一）學(xué)員報(bào)表路徑：【報(bào)表中心】→【學(xué)員報(bào)表】操作：統(tǒng)計(jì)“學(xué)員數(shù)量趨勢(shì)”（按日/周/月）、“來(lái)源渠道占比”（如轉(zhuǎn)介紹占30%）、“流失率分析”（標(biāo)記“已退學(xué)”學(xué)員，分析原因）。導(dǎo)出“學(xué)員名單”“續(xù)費(fèi)預(yù)警名單”（剩余課時(shí)≤10節(jié)的學(xué)員）。（二）財(cái)務(wù)報(bào)表路徑：【報(bào)表中心】→【財(cái)務(wù)報(bào)表】操作：收入統(tǒng)計(jì)：按課程/班級(jí)/時(shí)間段統(tǒng)計(jì)報(bào)名收入，關(guān)聯(lián)優(yōu)惠活動(dòng)（如“暑期班立減500元”）。支出統(tǒng)計(jì)：記錄教師工資、場(chǎng)地租金、教材采購(gòu)等支出，生成“收支對(duì)比表”。（三）教學(xué)報(bào)表路徑：【報(bào)表中心】→【教學(xué)報(bào)表】操作：課程完成率：統(tǒng)計(jì)班級(jí)課程完成進(jìn)度（如“初級(jí)班完成80%課時(shí)”）。教師評(píng)價(jià)：學(xué)員/家長(zhǎng)對(duì)教師的評(píng)分（如“教學(xué)方法”“責(zé)任心”），生成教師排名。七、系統(tǒng)維護(hù)與安全（一）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】→【數(shù)據(jù)備份】操作：自動(dòng)備份：設(shè)置每日/每周自動(dòng)備份，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至云端（支持恢復(fù)近30天備份）。（二）系統(tǒng)設(shè)置與日志管理路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】→【個(gè)人設(shè)置】/【操作日志】操作：個(gè)人設(shè)置：修改密碼、上傳頭像、設(shè)置界面主題（如“深色模式”）。操作日志：查看所有賬號(hào)的操作記錄（如“張三刪除學(xué)員李四檔案”），支持按時(shí)間/操作類型篩選。（三）安全管理路徑：【系統(tǒng)設(shè)置】→【安全中心】操作：賬號(hào)安全：強(qiáng)制開(kāi)啟“登錄驗(yàn)證碼”“異地登錄提醒”，定期要求修改密碼。權(quán)限審計(jì)：管理員定期檢查角色權(quán)限，回收離職人員賬號(hào)權(quán)限。八、常見(jiàn)問(wèn)題與支持（一）常見(jiàn)問(wèn)題1.登錄失敗：檢查賬號(hào)密碼是否正確、網(wǎng)絡(luò)是否穩(wěn)定，或聯(lián)系管理員重置密碼。2.數(shù)據(jù)導(dǎo)入失?。捍_保Excel格式與系統(tǒng)模板一致（如字段順序、數(shù)據(jù)類型），避免空行/特殊字符。3.報(bào)表生成異常：清理瀏覽器緩存（Ctrl