2026年燃?xì)夤?yīng)公司采購?fù)素浝碣r管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司采購物資退貨理賠管理工作，明確退貨理賠流程和責(zé)任分工，保障公司合法權(quán)益，降低采購損失，維護(hù)與供應(yīng)商的合規(guī)合作關(guān)系，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《產(chǎn)品質(zhì)量法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司物資采購管理制度，結(jié)合本公司燃?xì)馕镔Y采購實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于本公司所有燃?xì)夤?yīng)相關(guān)采購物資的退貨、換貨及理賠管理工作，包括燃?xì)庠O(shè)備材料、搶險(xiǎn)應(yīng)急物資、辦公耗材、工程輔材等各類采購物資，公司采購部、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)管理部、法務(wù)部等相關(guān)部門及各分支機(jī)構(gòu)開展退貨理賠工作均須遵守本制度。第三條采購?fù)素浝碣r工作遵循“實(shí)事求是、權(quán)責(zé)明確、合規(guī)高效、協(xié)商優(yōu)先”的原則，以采購合同約定為依據(jù)，客觀認(rèn)定退貨理賠責(zé)任，快速處理退貨理賠事宜，最大限度減少公司經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)保障合作的公平性和持續(xù)性。第四條公司成立采購?fù)素浝碣r管理小組，由分管采購工作的公司領(lǐng)導(dǎo)任組長，采購部、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)管理部、法務(wù)部等部門負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌審批重大退貨理賠事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決退貨理賠過程中的爭議問題，監(jiān)督退貨理賠流程合規(guī)性。采購部為退貨理賠工作的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)退貨理賠的組織實(shí)施和供應(yīng)商對接工作。第二章退貨理賠范圍與條件第五條退貨范圍：（一）質(zhì)量問題退貨：采購物資經(jīng)檢測不符合國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或招標(biāo)文件、采購合同約定質(zhì)量要求的；物資存在明顯缺陷、破損、變質(zhì)等影響正常使用的；（二）規(guī)格不符退貨：采購物資的型號、規(guī)格、參數(shù)等與采購合同約定不一致，且無法適配公司使用需求的；（三）交付異常退貨：供應(yīng)商逾期交付且影響公司正常運(yùn)營的；交付數(shù)量與合同約定不符且無法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)補(bǔ)足的；（四）其他退貨：因公司采購計(jì)劃調(diào)整且與供應(yīng)商協(xié)商一致的；法律法規(guī)規(guī)定或合同約定可退貨的其他情形。第六條理賠條件：（一）因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y退貨，造成公司運(yùn)輸、倉儲、工期延誤等直接經(jīng)濟(jì)損失的；（二）因采購物資質(zhì)量不合格，導(dǎo)致公司設(shè)備損壞、運(yùn)營中斷、安全隱患等間接經(jīng)濟(jì)損失的；（三）供應(yīng)商未按合同約定承擔(dān)退貨相關(guān)費(fèi)用（如運(yùn)輸費(fèi)、檢測費(fèi)等）的；（四）合同約定的其他可理賠情形。第七條不予退貨理賠的情形：（一）因公司保管不當(dāng)、安裝使用錯(cuò)誤等自身原因造成物資損壞的；（二）超出合同約定的驗(yàn)收期限且無有效證據(jù)證明物資存在質(zhì)量問題的；（三）公司單方面變更采購需求且未與供應(yīng)商協(xié)商一致的；（四）不可抗力因素導(dǎo)致物資無法正常使用的（雙方按合同約定分擔(dān)責(zé)任）。第三章職責(zé)分工第八條采購部：負(fù)責(zé)接收各部門退貨理賠申請，核實(shí)采購合同相關(guān)約定；對接供應(yīng)商溝通退貨理賠事宜，擬定退貨理賠方案；跟蹤退貨理賠執(zhí)行進(jìn)度，收集相關(guān)憑證；整理退貨理賠資料并歸檔。第九條質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)對擬退貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢測和鑒定，出具正式的質(zhì)量檢測報(bào)告；明確物資質(zhì)量問題類型及責(zé)任歸屬，為退貨理賠提供質(zhì)量維度的依據(jù)；參與重大退貨理賠事項(xiàng)的評估工作。第十條財(cái)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)核算退貨理賠涉及的金額（包括貨款退還、損失賠償、費(fèi)用承擔(dān)等）；審核退貨理賠款項(xiàng)的支付或追回；監(jiān)督退貨理賠資金往來的合規(guī)性。第十一條法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核退貨理賠協(xié)議的合法性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；處理退貨理賠過程中的合同糾紛，出具法務(wù)意見；必要時(shí)代表公司通過法律途徑主張權(quán)益。第十二條退貨理賠管理小組：審批金額較大或情況復(fù)雜的退貨理賠申請；協(xié)調(diào)跨部門退貨理賠工作；審核退貨理賠協(xié)議，監(jiān)督協(xié)議執(zhí)行；決策退貨理賠爭議的處理方式。第十三條物資使用部門：發(fā)現(xiàn)采購物資存在問題時(shí)，及時(shí)向采購部提出退貨理賠申請；配合質(zhì)量管理部開展物資檢測鑒定；提供退貨理賠相關(guān)的損失證明材料。第四章退貨理賠流程第十四條申請發(fā)起：物資使用部門發(fā)現(xiàn)物資符合退貨理賠條件的，須在發(fā)現(xiàn)問題后3個(gè)工作日內(nèi)填寫《采購?fù)素浝碣r申請表》，附物資問題說明、采購合同復(fù)印件、相關(guān)損失證明等材料，提交至采購部。第十五條審核鑒定：采購部收到申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成資料完整性核查，資料齊全的轉(zhuǎn)交質(zhì)量管理部進(jìn)行質(zhì)量鑒定（非質(zhì)量問題的直接進(jìn)入供應(yīng)商溝通環(huán)節(jié)）；質(zhì)量管理部在3個(gè)工作日內(nèi)完成檢測鑒定并出具報(bào)告，明確責(zé)任歸屬。第十六條供應(yīng)商溝通：采購部依據(jù)審核鑒定結(jié)果，在2個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商取得聯(lián)系，說明退貨理賠事由并提供相關(guān)證明材料，協(xié)商退貨理賠具體事宜（包括退貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、理賠金額、支付時(shí)限等）。第十七條審批執(zhí)行：協(xié)商一致的退貨理賠方案，金額較小的由采購部負(fù)責(zé)人審批，金額較大的報(bào)退貨理賠管理小組審批；審批通過后，采購部組織辦理物資退貨手續(xù)，跟蹤供應(yīng)商退款或賠償款項(xiàng)到賬情況，財(cái)務(wù)管理部配合完成資金結(jié)算。第十八條爭議處理：與供應(yīng)商無法協(xié)商一致的，由法務(wù)部介入處理，通過發(fā)送律師函、行業(yè)調(diào)解等方式解決；仍無法解決的，按合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟）處理。第十九條資料歸檔：退貨理賠事項(xiàng)辦結(jié)后，采購部將申請表、檢測報(bào)告、溝通記錄、理賠協(xié)議、資金結(jié)算憑證等資料整理歸檔，形成完整的退貨理賠檔案。第五章監(jiān)督管理第二十條過程監(jiān)督：退貨理賠管理小組每季度對退貨理賠工作開展一次抽查，核查流程合規(guī)性、責(zé)任認(rèn)定準(zhǔn)確性、資金結(jié)算合理性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。第二十一條責(zé)任追究：參與退貨理賠工作的人員如有弄虛作假、泄露公司信息、收受供應(yīng)商財(cái)物等違規(guī)行為，按公司廉政管理制度處理；供應(yīng)商如有故意拖延、拒不履行退貨理賠義務(wù)的，列入供應(yīng)商黑名單，暫停合作并追究法律責(zé)任。第二十二條檔案管理：采購部建立退貨理賠臺賬，詳細(xì)記錄退貨理賠事由、金額、處理結(jié)果等信息；電子檔案保存不少于10年，紙質(zhì)檔案保存不少于15年，檔案查閱須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第六章保密與合規(guī)要求第二十三條參與退貨理賠工作的人員須嚴(yán)格保密供應(yīng)商商業(yè)信息、公司損失數(shù)據(jù)、理賠金額等內(nèi)容，嚴(yán)禁向無關(guān)人員泄露，違者按公司保密制度處理。第二十四條退貨理賠工作須遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得采取欺詐、脅迫等手段要求供應(yīng)商退貨理賠，確保退貨理賠行為合法合規(guī)。第二十五條對外溝通退貨理賠事宜時(shí)，須使用規(guī)范、專業(yè)的表述，避免產(chǎn)生法律糾紛或損害公司聲譽(yù)。第七章附則第二十六條本制度由公司采