行政單位檔案管理與利用辦法一、總則為規(guī)范行政單位檔案管理工作，提升檔案資源利用效能，更好服務(wù)政務(wù)運(yùn)行與社會發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合行政單位工作實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于各級行政機(jī)關(guān)、具有行政管理職能的事業(yè)單位（以下簡稱“行政單位”）的檔案管理與利用活動。本辦法所稱檔案，是指行政單位在公務(wù)活動中形成的，對國家、社會及本單位具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)行政單位應(yīng)明確專門的檔案管理部門（或指定綜合辦公室等內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)）統(tǒng)籌檔案管理工作：結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定檔案管理制度、工作流程及分類方案，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審定后組織實(shí)施；指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案形成、積累與移交工作，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)及利用服務(wù)，保障檔案安全完整；組織檔案數(shù)字化建設(shè)，推動檔案資源共享與開發(fā)利用。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門是檔案形成的責(zé)任主體，需履行以下職責(zé)：指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，按規(guī)定期限向檔案管理部門移交；確保業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料（如會議記錄、審批文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等）真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，做到“辦文必歸檔、事事留痕跡”；配合檔案管理部門開展檔案利用、編研及專項(xiàng)檢查，及時(shí)提供業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案說明或佐證材料。（三）檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員（含專職、兼職）應(yīng)：熟悉檔案管理規(guī)范與本單位業(yè)務(wù)流程，具備檔案或相關(guān)專業(yè)知識，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)；嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保管、利用服務(wù)及統(tǒng)計(jì)分析；發(fā)現(xiàn)檔案損毀、丟失或利用違規(guī)等問題，及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，確保檔案安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍行政單位檔案收集應(yīng)涵蓋以下類型（具體范圍可結(jié)合單位職能細(xì)化）：1.文書檔案：包括黨組（黨委）會議、行政辦公會議記錄（紀(jì)要），政策制定、行政審批、督查督辦、人事管理、財(cái)務(wù)管理等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料；2.科技檔案：涉及基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)說明、驗(yàn)收報(bào)告、維修記錄等；3.會計(jì)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他會計(jì)資料（按《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行保管期限與整理要求）；4.音像檔案：公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像、視頻等，需標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由，電子音像文件還應(yīng)留存元數(shù)據(jù)；5.電子檔案：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、傳輸、存儲的文件（如電子公文、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫文件等），應(yīng)同步收集其元數(shù)據(jù)與背景信息。（二）整理要求1.分類與組卷：采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（或問題）”的方式分類，同一事由的文件材料組成一卷（件），確保檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性；2.編號與編目：對案卷（件）進(jìn)行唯一性編號，編制《案卷目錄》或《歸檔文件目錄》，注明文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等核心要素，便于檢索利用；3.裝訂與裝盒：紙質(zhì)檔案優(yōu)先采用線裝或膠裝（避免金屬裝訂物損傷檔案），電子檔案刻錄光盤或存儲至專用服務(wù)器，音像檔案標(biāo)注說明后裝盒歸檔，確保載體安全。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離潮濕、高溫、易燃、易爆場所，配備防盜、防火、防潮、防蟲、防光、防塵設(shè)施（如智能溫濕度記錄儀、除濕機(jī)、防蟲藥、遮光窗簾、防磁柜等）；2.庫房溫濕度應(yīng)控制在：溫度14℃—24℃，相對濕度45%—60%，定期監(jiān)測并記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處置；3.檔案柜架應(yīng)符合承重要求，檔案存放遵循“上輕下重、分類有序”原則，預(yù)留通風(fēng)空間，避免擠壓變形。（二）鑒定與銷毀1.檔案管理部門每5—10年組織一次檔案鑒定，成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干、檔案人員組成的鑒定小組，逐卷（件）審核檔案的保存價(jià)值；2.對超過保管期限且確無保存必要的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人在清冊上簽字確認(rèn)；3.涉密檔案的銷毀應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，使用專用銷毀設(shè)備，禁止擅自銷毀或移交無關(guān)單位。（三）信息化管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索與利用，系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、備份恢復(fù)、日志審計(jì)等功能；2.紙質(zhì)檔案應(yīng)逐步數(shù)字化，掃描分辨率不低于300dpi，確保圖像清晰、元數(shù)據(jù)完整，數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案同步歸檔；3.電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)行“雙套制”管理，定期備份數(shù)據(jù)（至少保存兩份，異地存放一份），防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案利用與開發(fā)（一）利用方式1.內(nèi)部利用：本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱檔案（借閱需填寫《檔案借閱登記表》，限期歸還，涉密檔案僅限在指定場所查閱）；2.外部利用：公民、法人或其他組織需利用檔案的，應(yīng)持有效證件，說明利用目的，按規(guī)定辦理審批手續(xù)（涉密檔案、未開放檔案除外）；（二）利用要求1.利用檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案原件，禁止涂改、圈劃、折疊、拆卷，如需復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”印章；2.涉密檔案的利用嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，嚴(yán)禁泄露國家秘密、工作秘密或個(gè)人隱私；3.檔案管理部門應(yīng)建立利用臺賬，記錄利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息，定期分析利用需求，優(yōu)化服務(wù)方式。（三）開發(fā)與服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)結(jié)合工作需求，開展檔案編研，如編制《大事記》《文件匯編》《專題資料集》等，為決策咨詢提供支撐；2.為審計(jì)檢查、信訪復(fù)查、歷史考證等工作提供專題檔案服務(wù)，分析檔案數(shù)據(jù)，形成研究報(bào)告或可視化成果；3.利用檔案資源開展宣傳教育，通過展覽、講座、新媒體等形式，講好行政單位歷史故事，發(fā)揮檔案的文化價(jià)值。六、監(jiān)督與考核1.行政單位應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，每年至少開展一次自查，重點(diǎn)檢查檔案收集的完整性、保管的安全性、利用的合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；2.上級主管部門或檔案行政管理部門對所屬單位檔案管理工作進(jìn)行抽查，將檔案管理納入績效考核體系，考核結(jié)果與評優(yōu)評先、經(jīng)費(fèi)撥付掛鉤；3.對在檔