企業(yè)合同管理規(guī)范與風(fēng)險防范模板一、適用業(yè)務(wù)場景采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、技術(shù)許可、定制化服務(wù)等；合作類合同：戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議、聯(lián)營協(xié)議、項目合作開發(fā)等；服務(wù)類合同：咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、物流服務(wù)、廣告服務(wù)等；其他合同：勞動合同、保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)許可協(xié)議等。二、合同管理全流程操作指引1.需求發(fā)起與前期調(diào)研責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（如采購部、銷售部、項目部）操作步驟：明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)，梳理合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、預(yù)算金額等核心要素，填寫《合同需求申請表》（見模板一）；對方主體調(diào)研：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會、公開信息等渠道，初步核實合作方的基本信息（如成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍、涉訴記錄等），評估合作方履約能力；內(nèi)部溝通：與財務(wù)部門確認(rèn)付款方式與周期，與法務(wù)部門溝通合同條款的合規(guī)性要求，保證需求可落地。2.合同起草責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部門審核操作步驟：選用模板：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板），無模板時參考行業(yè)通用范本；內(nèi)容填寫：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，填寫合同核心條款，包括但不限于：當(dāng)事人信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（禁止填寫個人隱私信息，如手機(jī)號、郵箱）；標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)（可附附件）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：約定國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)協(xié)議；價款與支付：金額、計價方式、支付條件（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”）、賬戶信息（需財務(wù)部門確認(rèn)賬戶合法性）；履行期限與地點：明確起始/截止時間、交付/服務(wù)地點；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計算方式（建議不超過實際損失的30%）；爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟管轄，或選擇仲裁（需明確仲裁機(jī)構(gòu)名稱）；附件整理：將技術(shù)參數(shù)、圖紙、驗收標(biāo)準(zhǔn)等作為合同附件，注明附件名稱及份數(shù)，與具有同等法律效力。3.內(nèi)部評審與審批責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理操作步驟：部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，法務(wù)部門審核條款合法性、完整性（重點審查違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等），財務(wù)部門審核付款方式、發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）及財務(wù)風(fēng)險；會簽流轉(zhuǎn)：通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)審批單，將合同分送相關(guān)部門會簽，各部門需在2個工作日內(nèi)反饋意見；終審批準(zhǔn)：根據(jù)合同金額及重要性，確定審批權(quán)限（如金額≤10萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，＞10萬元由總經(jīng)理審批），終審?fù)ㄟ^后形成《合同審批表》（見模板二）。4.對方主體資格審查（簽約前必經(jīng)環(huán)節(jié)）責(zé)任部門：法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門操作步驟：資料收集：要求對方提供以下資料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需在有效期內(nèi)，與原件一致）；法定代表人證件號碼明書及授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）；特殊行業(yè)資質(zhì)證明（如食品經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證等，根據(jù)合同標(biāo)的確定）；信息核實：通過“信用中國”網(wǎng)站查詢失信被執(zhí)行人記錄，通過裁判文書網(wǎng)查詢涉訴信息，重點核實對方是否處于被吊銷、注銷狀態(tài)或喪失履約能力；風(fēng)險評估：對存在失信記錄、涉訴較多或資質(zhì)不全的主體，需重新評估合作必要性，必要時終止合作。5.談判與修訂責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門操作步驟：談判準(zhǔn)備：明確談判底線（如價格浮動范圍、違約金比例），準(zhǔn)備談判方案；條款協(xié)商：針對對方提出的修改意見（如付款周期、違約責(zé)任），結(jié)合企業(yè)利益進(jìn)行協(xié)商，重大條款變更需重新履行內(nèi)部審批；修訂確認(rèn)：根據(jù)談判結(jié)果修訂合同文本，經(jīng)雙方確認(rèn)后形成最終版本，保證雙方持有內(nèi)容一致的合同文本（建議一式多份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)至少留存兩份）。6.簽訂與用印責(zé)任部門：行政部（用印管理）、法務(wù)部門操作步驟：用印申請：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附最終版合同文本、審批表及對方主體資格審查資料；用印審核：行政部審核合同內(nèi)容與審批表是否一致，法務(wù)部門核對用印份數(shù)及簽字蓋章頁完整性；正式簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，注明簽署日期；企業(yè)用印需加蓋公章或合同專用章（禁止僅蓋部門章或財務(wù)章），騎縫章需覆蓋所有合同頁面及附件；文本分發(fā)：簽訂后及時將合同文本分送財務(wù)部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門歸檔，并留存對方簽約人證件號碼復(fù)印件（如為個人簽約）。7.合同履行跟蹤責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門操作步驟：履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門指定專人跟蹤合同履行進(jìn)度，如交付時間、質(zhì)量驗收、付款節(jié)點等，填寫《合同履行跟蹤表》（見模板三）；驗收確認(rèn)：根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，由驗收小組（含業(yè)務(wù)、技術(shù)、質(zhì)檢人員）出具驗收報告，雙方簽字蓋章確認(rèn)；異常處理：出現(xiàn)逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等履行異常時，業(yè)務(wù)部門需在24小時內(nèi)向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報告，發(fā)函催告或啟動違約責(zé)任條款。8.合同變更、解除與終止責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門操作步驟：變更流程：因客觀原因需變更合同（如數(shù)量、價格、履行期限），雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》（注明原合同編號及變更內(nèi)容），履行原審批流程；解除條件：符合約定解除情形（如對方嚴(yán)重違約）或法定解除情形（如不可抗力導(dǎo)致合同無法履行），需書面通知對方，留存送達(dá)證據(jù)（如快遞簽收記錄）；終止清算：合同終止后，業(yè)務(wù)部門需結(jié)清款項、回收剩余物資，財務(wù)部門核對往來賬目，形成《合同終止確認(rèn)書》。9.合同歸檔管理責(zé)任部門：行政部、法務(wù)部門操作步驟：歸檔范圍：合同文本、審批表、對方主體資料、附件、履行記錄（驗收報告、付款憑證）、變更/解除協(xié)議等；分類整理：按合同類型（采購/銷售等）、簽訂時間順序編號，建立《合同歸檔臺賬》（見模板四）；保管期限：紙質(zhì)合同需存放在專用檔案柜，防潮防火；電子合同存儲于企業(yè)服務(wù)器，備份至少兩份，保管期限一般不少于合同終止后10年（涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同保管期限不少于15年）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表格模板一：合同需求申請表申請部門申請日期合同類型預(yù)估金額（元）需求內(nèi)容（詳細(xì)說明合同標(biāo)的、用途、數(shù)量、質(zhì)量要求、期望交付時間等）對方主體信息名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：聯(lián)系人：電話（僅座機(jī)）：相關(guān)部門意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：簽字：日期：法務(wù)部門意見：簽字：日期：財務(wù)部門意見：簽字：日期：模板二：合同審批表合同名稱合同編號簽約主體甲方（企業(yè)）：乙方：合同金額大寫：小寫：履行期限自_年_月_日至_年__月__日評審部門意見法務(wù)部門：重點條款合規(guī)性審查意見：簽字：日期：財務(wù)部門：付款方式及財務(wù)風(fēng)險審查意見：簽字：日期：審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：簽字：日期：總經(jīng)理（如需）：簽字：日期：備注（如附件清單、特殊條款說明等）模板三：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方主體履行階段（□簽訂□履行中□驗收□付款□終止）跟蹤節(jié)點計劃時間實際時間履行情況（如“已交付，待驗收”）異常記錄（說明異常情況、原因及處理措施）驗收情況驗收報告編號：驗收結(jié)論：□合格□不合格（需注明整改要求）備注模板四：合同歸檔臺賬歸檔編號合同名稱合同類型簽約日期履行期限歸檔日期存放位置備注附件清單（如技術(shù)參數(shù)、驗收報告等，注明份數(shù)）借閱記錄借閱人：借閱日期：歸還日期：經(jīng)手人：四、風(fēng)險防范核心要點主體審查風(fēng)險：嚴(yán)禁與未核實主體資格的單位或個人簽約（如無營業(yè)執(zhí)照的“個體戶”、被吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)）；涉及特殊行業(yè)（如食品、建筑）的，必須審查對方行業(yè)資質(zhì)證書，保證在有效期內(nèi)。條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險：避免“模糊表述”，如“盡快”“合理時間”，需明確具體期限（如“5個工作日內(nèi)”）；違約責(zé)任條款需對等，不得約定“對方違約承擔(dān)全部責(zé)任，我方免責(zé)”等顯失公平條款。履行監(jiān)控風(fēng)險：建立“合同履行-驗收-付款”閉環(huán)管理，禁止未驗收即付款或未按合同節(jié)點付款；對長期履行的合同（如年度服務(wù)合同），每季度