車輛維修檔案管理規(guī)范范本一、規(guī)范制定背景與目的為規(guī)范車輛維修檔案的管理工作，確保維修記錄可追溯、維修質(zhì)量可管控，同時滿足行業(yè)監(jiān)管及企業(yè)自身管理需求，依據(jù)《機動車維修管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)實際運營情況，制定本車輛維修檔案管理規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類機動車（含乘用車、商用車、特種車輛等）的維修檔案管理，旨在通過標準化管理提升維修服務(wù)質(zhì)量、降低運營風險。二、管理職責分工1.檔案管理部門（或崗位）：設(shè)專人負責維修檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀全流程管理，需定期檢查檔案完整性，建立檔案管理臺賬，確保檔案存放環(huán)境安全合規(guī)。2.維修班組：在維修作業(yè)過程中，如實記錄工序內(nèi)容、配件使用、故障處置等信息，工序完成后由班組長簽字確認，確保記錄與實際作業(yè)一致。3.技術(shù)人員：對車輛檢測、診斷數(shù)據(jù)的準確性負責，需在檢測報告、診斷結(jié)論中明確故障成因及維修建議，為檔案提供專業(yè)技術(shù)支撐。4.質(zhì)量檢驗部門：竣工檢驗時，需逐項核對維修記錄與實際車況，簽署檢驗意見，對檔案中“竣工檢驗記錄”的真實性、合規(guī)性負責。三、維修檔案內(nèi)容構(gòu)成維修檔案應涵蓋車輛維修全周期的關(guān)鍵信息，具體內(nèi)容如下：（一）基礎(chǔ)信息類車輛基本信息：車牌號、車架號（VIN碼）、車型、發(fā)動機號、注冊日期、使用性質(zhì)（營運/非營運）、車主姓名/單位、聯(lián)系地址。維修基本信息：維修日期、報修時間、接車人員、維修類別（保養(yǎng)/小修/大修/事故維修）。（二）維修過程類1.報修與診斷記錄：客戶報修故障描述（含故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、行駛里程）、技術(shù)人員診斷結(jié)論（故障成因分析、維修方案建議）、檢測設(shè)備數(shù)據(jù)（如故障碼、傳感器讀數(shù)、四輪定位參數(shù)等）。2.維修作業(yè)記錄：維修項目（含更換/修復的零部件名稱、型號、數(shù)量）、維修工序（如拆裝步驟、調(diào)試過程）、使用工具/設(shè)備、操作時長、維修人員簽字。3.配件管理記錄：配件來源（供應商名稱、采購單號）、配件合格證/質(zhì)量證明、舊件處置方式（回收/報廢/客戶帶走，需客戶簽字確認）。（三）質(zhì)量檢驗類竣工檢驗記錄：檢驗項目（如制動性能、燈光調(diào)試、排放檢測等）、檢驗結(jié)果（合格/不合格，不合格需注明整改措施）、檢驗人員簽字、檢驗日期?？⒐こ鰪S合格證：含維修質(zhì)量保證期（如“自竣工之日起，質(zhì)保期[X]天/[X]公里”）、維修企業(yè)蓋章、發(fā)放日期。（四）結(jié)算與附加類維修費用結(jié)算單：工時費、配件費、其他費用明細，支付方式（現(xiàn)金/刷卡/電子支付）、開票信息。特殊情況記錄：如維修返工、重大故障二次維修、客戶投訴及處理結(jié)果等，需附相關(guān)說明材料。四、檔案建檔流程（一）接車登記車輛進廠后，接車人員需完整填寫《車輛維修接車單》，核對車輛信息與客戶訴求，同步錄入企業(yè)管理系統(tǒng)（或建立紙質(zhì)臺賬），確保信息無遺漏。（二）過程記錄維修班組在作業(yè)時，需實時填寫《維修作業(yè)單》，記錄工序進展、配件更換等內(nèi)容；技術(shù)人員完成檢測后，立即出具《檢測診斷報告》，與作業(yè)單同步流轉(zhuǎn)。所有記錄需由責任人簽字確認，確保“過程可追溯、責任可落實”。（三）竣工審核質(zhì)量檢驗人員依據(jù)維修記錄與車輛實際狀態(tài)，逐項核驗維修質(zhì)量，簽署《竣工檢驗單》。若檢驗不合格，需退回維修班組整改，整改后重新檢驗，直至合格。（四）檔案歸檔1.紙質(zhì)檔案：將接車單、作業(yè)單、檢測報告、檢驗單、合格證、結(jié)算單等按順序裝訂，標注檔案編號（建議格式：車型+年份+流水號，如“SV-____”），存入檔案盒，按“年份-車型-維修類別”分類存放。2.電子檔案：將紙質(zhì)檔案掃描（或直接通過系統(tǒng)錄入）形成電子文檔，建立檢索目錄（含車牌號、車架號、維修日期、檔案編號等關(guān)鍵詞），確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應。五、檔案保管與利用（一）保管要求1.保管期限：普通車輛維修檔案保管期不少于2年；涉及客運、危險品運輸?shù)戎攸c車輛的檔案，保管期不少于3年（可根據(jù)企業(yè)需求延長）。2.保管環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于干燥、通風、避光的專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲設(shè)施（如滅火器、除濕機、防蟲藥箱）；電子檔案存儲于加密服務(wù)器或云平臺，定期（每月）備份，存儲介質(zhì)遠離強磁場、高溫環(huán)境。（二）利用規(guī)則1.內(nèi)部借閱：因質(zhì)量追溯、成本分析、技術(shù)研究等需求借閱檔案時，需填寫《檔案借閱單》，經(jīng)檔案管理負責人批準后登記借閱，借閱期限不超過7個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部提供：監(jiān)管部門檢查、保險公司定損、司法調(diào)查等需調(diào)閱檔案時，可提供復印件（注明“僅供[具體用途]使用”），并留存調(diào)閱單位介紹信、經(jīng)辦人身份證復印件（或電子憑證）。六、保密與安全管理2.安全防護：紙質(zhì)檔案需安裝防盜門窗，非工作時間鎖閉檔案室；電子檔案定期進行病毒查殺、漏洞修復，備份數(shù)據(jù)需異地存儲（如企業(yè)另一辦公點或合規(guī)云存儲），防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。七、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起實施，由企業(yè)技術(shù)管理部門負責解釋。2.企業(yè)可根據(jù)行業(yè)法規(guī)更新、自身業(yè)務(wù)調(diào)整（如新增新能源車輛維修），