采購申請(qǐng)及審批流程通用工具表一、適用工作情境本工具表適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求的申請(qǐng)與審批管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備采購、服務(wù)外包等多種場(chǎng)景。無論是行政部門日常用品補(bǔ)充、生產(chǎn)部門原材料緊急采購，還是技術(shù)部門設(shè)備更新、市場(chǎng)部門活動(dòng)物料籌備，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)采購需求的規(guī)范提報(bào)、高效審批與全程留痕，保證采購活動(dòng)合規(guī)、透明且可控。二、操作流程詳解步驟1：采購需求發(fā)起與填寫操作主體：需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、采購專員、部門主管等）具體操作：明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)，并詳細(xì)說明用途（如“辦公用A4紙，規(guī)格70g，500包，用于日常打印”）。核對(duì)預(yù)算：對(duì)照部門年度預(yù)算，確認(rèn)采購項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需提前說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)（若有）。填寫《采購申請(qǐng)表》：將上述信息準(zhǔn)確錄入通用工具表（見模板表格），保證無漏填、錯(cuò)填項(xiàng)，特別是“用途說明”需清晰可追溯。步驟2：部門內(nèi)部審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）具體操作：審核需求合理性：核查采購需求是否符合部門工作目標(biāo)，數(shù)量、規(guī)格是否必要，避免重復(fù)采購或過度采購。審核預(yù)算匹配性：確認(rèn)采購金額在部門預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算項(xiàng)目需審核預(yù)算調(diào)整依據(jù)的充分性。審批簽字：審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)；若不通過，需注明退回理由并反饋給經(jīng)辦人修改。步驟3：跨部門復(fù)核（如需）操作主體：財(cái)務(wù)部、行政部（或采購部）相關(guān)人員具體操作：財(cái)務(wù)復(fù)核：重點(diǎn)審核采購預(yù)算的合規(guī)性、付款方式的合理性（如是否需預(yù)付款、分期付款等），以及大額采購的成本效益分析（若有）。行政/采購復(fù)核：核查采購物品/服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性（如辦公用品是否符合企業(yè)采購標(biāo)準(zhǔn)）、供應(yīng)商資質(zhì)要求（如是否為合格供應(yīng)商名錄內(nèi)企業(yè)），并提出采購建議（如建議采用集中采購、招標(biāo)采購等方式）。復(fù)核意見：復(fù)核部門在“復(fù)核意見”欄填寫明確意見（如“預(yù)算合規(guī)，建議按集中采購流程執(zhí)行”），簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。步驟4：分級(jí)審批操作主體：按采購金額分級(jí)審批人（如分管副總、總經(jīng)理、董事會(huì)等，具體權(quán)限根據(jù)企業(yè)制度確定）具體操作：權(quán)限劃分示例：金額≤5000元：由分管副總審批；5000元＜金額≤20000元：由總經(jīng)理審批；金額＞20000元：需提交董事會(huì)審批。審批重點(diǎn)：審批人需結(jié)合復(fù)核意見、業(yè)務(wù)重要性及企業(yè)戰(zhàn)略，判斷采購項(xiàng)目的必要性、合規(guī)性及資金安排合理性。審批結(jié)果：審批通過后，在“審批意見”欄簽字；審批不通過，注明原因并退回需求部門。步驟5：采購執(zhí)行與反饋操作主體：采購部（或行政部）具體操作：接收審批通過的《采購申請(qǐng)表》，根據(jù)采購需求制定采購方案（如選擇供應(yīng)商、確定采購方式、明確交貨期等）。執(zhí)行采購：與供應(yīng)商確認(rèn)合同細(xì)節(jié)，下達(dá)采購訂單，跟蹤物流進(jìn)度，保證物品/服務(wù)按時(shí)交付。反饋結(jié)果：采購?fù)瓿珊螅凇安少張?zhí)行結(jié)果”欄填寫供應(yīng)商名稱、合同號(hào)、實(shí)際采購金額、交付日期等信息，并反饋至需求部門確認(rèn)驗(yàn)收。步驟6：驗(yàn)收與歸檔操作主體：需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部具體操作：需求部門驗(yàn)收：對(duì)照采購申請(qǐng)表核對(duì)物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在“驗(yàn)收確認(rèn)”欄簽字；若有問題，及時(shí)反饋給采購部處理。財(cái)務(wù)付款：憑審批通過的《采購申請(qǐng)表》、采購合同、驗(yàn)收單及發(fā)票（若有），由財(cái)務(wù)部安排付款。資料歸檔：將《采購申請(qǐng)表》及相關(guān)附件（如合同、驗(yàn)收單、付款憑證）整理歸檔，保存期限不少于3年（按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、采購申請(qǐng)及審批流程通用工具表采購基本信息申請(qǐng)部門□行政部□生產(chǎn)部□技術(shù)部□市場(chǎng)部□其他：_________________申請(qǐng)人_________________聯(lián)系方式：_________________（部門內(nèi)部聯(lián)系方式）申請(qǐng)日期_______年_______月_______日采購類型□辦公用品□生產(chǎn)物料□設(shè)備采購□服務(wù)外包□其他：___________供應(yīng)商信息（若有）名稱：_________________聯(lián)系人：_________________地址：_________________________________________________________采購物品/服務(wù)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱———————————–—————————–12…合計(jì)金額人民幣（大寫）：_________________元整（小寫）：￥_____________用途說明__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________預(yù)算信息預(yù)算科目□辦公費(fèi)□原材料□固定資產(chǎn)□服務(wù)費(fèi)□其他：_________________預(yù)算編號(hào)_________________是否超預(yù)算：□是□否（若“是”，需附預(yù)算調(diào)整說明）審批流程環(huán)節(jié)審批人/部門部門負(fù)責(zé)人審核_________________財(cái)務(wù)部復(fù)核_________________行政/采購部復(fù)核_________________分級(jí)審批（按權(quán)限）□分管副總□總經(jīng)理□董事會(huì)采購執(zhí)行結(jié)果采購方式□比價(jià)采購□招標(biāo)采購□集中采購□其他：_________________合同編號(hào)_________________交付日期_______年_______月_______日備注_________________________________________________________________________________________________四、使用要點(diǎn)提示填寫規(guī)范：所有字段需如實(shí)、完整填寫，避免涂改；名稱、規(guī)格型號(hào)等關(guān)鍵信息需與采購需求一致，模糊表述（如“一批辦公用品”）需補(bǔ)充詳細(xì)清單。審批時(shí)限：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可標(biāo)注“加急”，審批時(shí)限縮短至1個(gè)工作日），避免因延誤影響工作進(jìn)度。預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，未列入預(yù)算或超預(yù)算的采購項(xiàng)目，需提前履行預(yù)算調(diào)整程序，不得擅自采購。資料留存：采購過程中的合同、驗(yàn)收單、付款憑證等需與《采購申請(qǐng)表》一并留存，保證采購全流程可追溯，便于審計(jì)或查詢。特殊