一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于各類企業(yè)開展商務(wù)合作過程中的合同管理全周期，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、銷售合同、合作協(xié)議等。當(dāng)企業(yè)需與外部主體（如供應(yīng)商、客戶、合作伙伴）簽訂合同時可通過本工具系統(tǒng)化審查合同條款、明確執(zhí)行責(zé)任、跟蹤履約進(jìn)度，有效防范法律風(fēng)險與商業(yè)糾紛，保證合同簽訂與執(zhí)行合規(guī)、高效。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與初步登記合同資料收集：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收合作方提供的合同草案及相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充函等），核對合同文本完整性，保證無缺頁、漏簽。信息登記：在《合同基本信息表》中登記合同編號、合同名稱、合作方全稱、雙方簽約主體、合同金額、合同期限、業(yè)務(wù)類型、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號等基礎(chǔ)信息，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）多維度合同審查合規(guī)性審查：由法務(wù)部門或合規(guī)專員負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審查合同主體資格（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）、簽約主體是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如行業(yè)許可證、資質(zhì)證書）、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求（如反壟斷、數(shù)據(jù)安全等）。商務(wù)條款審查：由業(yè)務(wù)部門牽頭，財務(wù)、采購等相關(guān)部門配合，審查合同金額、付款方式與周期、交付標(biāo)準(zhǔn)與時間、驗(yàn)收流程、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等商務(wù)條款是否與談判一致，是否存在利益不對等條款。財務(wù)條款審查：由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審查合同金額的準(zhǔn)確性、付款條件與現(xiàn)金流匹配度、稅費(fèi)承擔(dān)方式、發(fā)票開具要求（如類型、時間）、成本核算依據(jù)等，保證財務(wù)風(fēng)險可控。審查意見反饋：各審查部門需在《合同審查意見匯總表》中明確標(biāo)注“通過”“需修訂”或“不通過”，并說明具體修改意見及法律/商業(yè)風(fēng)險點(diǎn)，反饋至業(yè)務(wù)部門。（三）修訂與二次確認(rèn)合同修訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見與合作方溝通修訂合同文本，重大條款變更需重新履行內(nèi)部審批流程。修訂完成后，將最終版合同反饋至各審查部門確認(rèn)。最終審核：法務(wù)部門對修訂后的合同進(jìn)行最終審核，保證所有風(fēng)險點(diǎn)已妥善處理，無法律爭議條款，審核通過后簽字確認(rèn)。（四）簽署與備案管理授權(quán)簽署：由法定代表人或其授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）在合同文本上簽字蓋章，保證簽字筆跡清晰、蓋章位置準(zhǔn)確（如騎縫章、公章）。合同備案：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將簽署完成的合同原件、審查意見、審批單等資料整理歸檔，掃描電子版存檔，并在《合同臺賬》中更新合同狀態(tài)為“已簽署”。（五）執(zhí)行跟蹤與過程管控執(zhí)行計劃制定：合同簽署后5個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門牽頭制定《合同執(zhí)行計劃表》，明確各階段任務(wù)（如交付、驗(yàn)收、付款）、責(zé)任部門、負(fù)責(zé)人、完成時間及關(guān)鍵成果輸出。進(jìn)度監(jiān)控：責(zé)任部門按計劃推進(jìn)執(zhí)行，每月填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄實(shí)際進(jìn)展、偏差情況及應(yīng)對措施，同步至業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門。驗(yàn)收與確認(rèn)：合同履行至驗(yàn)收階段時，由業(yè)務(wù)部門聯(lián)合質(zhì)檢、財務(wù)等部門按約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收確認(rèn)單》，由雙方簽字蓋章確認(rèn)。（六）變更、終止與歸檔合同變更：如需變更合同內(nèi)容（如金額、期限、履行方式），雙方需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，參照原審查流程審批后執(zhí)行，并在《合同變更記錄表》中登記變更詳情。合同終止：合同到期或提前終止時，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)清理未結(jié)款項(xiàng)、收回剩余貨物/資料，填寫《合同終止確認(rèn)單》，經(jīng)雙方確認(rèn)后歸檔。資料歸檔：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本、審批文件、執(zhí)行記錄、驗(yàn)收單、變更/終止協(xié)議等資料統(tǒng)一整理，按公司檔案管理規(guī)定移交檔案室保存。三、核心工具表格設(shè)計（一）合同基本信息表合同編號合同名稱合作方全稱我方簽約主體合同金額（元）合同期限業(yè)務(wù)類型關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號資料接收日期負(fù)責(zé)人（二）合同審查意見匯總表審查部門審查人審查日期合同編號審查要點(diǎn)（如主體、金額、違約責(zé)任）審查意見（通過/需修訂/不通過）具體修改建議/風(fēng)險點(diǎn)處理結(jié)果（三）合同執(zhí)行計劃表合同編號任務(wù)階段任務(wù)描述責(zé)任部門負(fù)責(zé)人計劃開始時間計劃完成時間實(shí)際完成時間關(guān)鍵成果輸出（四）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號跟蹤日期本階段任務(wù)實(shí)際進(jìn)展偏差描述原因分析應(yīng)對措施責(zé)任人下一步計劃（五）合同變更記錄表合同編號變更日期變更內(nèi)容（條款描述）變更原因合作方確認(rèn)我方審批新增風(fēng)險點(diǎn)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）審查階段風(fēng)險防控主體資格核查：務(wù)必核實(shí)合作方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時），避免與無簽約主體資格的單位或個人簽約。條款完整性：保證合同包含標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款，避免條款模糊導(dǎo)致履約爭議。責(zé)任對等原則：審查違約責(zé)任條款時，需平衡雙方權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)“單方免責(zé)”或“責(zé)任過重”的不平等條款，必要時設(shè)置違約金上限或免責(zé)情形。（二）執(zhí)行階段過程管控責(zé)任到人：明確合同執(zhí)行各環(huán)節(jié)的責(zé)任部門及負(fù)責(zé)人，避免出現(xiàn)多頭管理或無人負(fù)責(zé)的情況，保證任務(wù)可追溯。溝通機(jī)制：建立定期溝通機(jī)制（如周例會、月度報告），業(yè)務(wù)部門需及時向法務(wù)、財務(wù)部門反饋執(zhí)行中的異常情況（如延遲交付、付款逾期），協(xié)同制定應(yīng)對方案。證據(jù)留存：合同履行過程中的重要文件（如溝通函、驗(yàn)收單、付款憑證）需書面或電子形式留存，保證在發(fā)生爭議時能提供完整證據(jù)鏈。（三）檔案管理規(guī)范資料完整性：合同檔案需包含從談判、審查、簽署到執(zhí)行、變更/終止的全過程