人力資源管理基本表格工具集一、工具應(yīng)用背景在人力資源管理日常工作中，各類基礎(chǔ)表格是規(guī)范流程、記錄信息、支撐決策的核心工具。無論是員工從入職到離職的全生命周期管理，還是考勤、培訓(xùn)等專項事務(wù)處理，標準化表格都能保證信息傳遞準確、操作流程高效，同時為企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、合規(guī)管理提供基礎(chǔ)支撐。本工具集聚焦HR高頻使用的基礎(chǔ)表格，覆蓋關(guān)鍵管理場景，幫助HR快速上手，提升工作規(guī)范性。二、操作流程詳解（一）員工基本信息登記表（入職場景）操作步驟：信息收集：員工入職前，由HR通過入職通知書或郵件告知需提交的信息清單（個人身份、學(xué)歷、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等），保證信息完整。填寫規(guī)范：員工填寫紙質(zhì)版或電子版表格時，HR需逐項說明填寫要求（如“入職日期”需填寫具體年月日，“緊急聯(lián)系人電話”需保證暢通），避免漏填或錯填。材料核對：員工提交表格后，HR需與證件號碼、學(xué)歷學(xué)位證書等原件核對信息一致性，重點檢查“姓名”“證件號碼號”“出生日期”等關(guān)鍵字段。歸檔管理：核對無誤后，將表格掃描存檔（電子檔按“部門+姓名+入職日期”命名），紙質(zhì)檔放入員工個人檔案袋，同步更新HR系統(tǒng)信息。（二）試用期轉(zhuǎn)正申請表（轉(zhuǎn)正場景）操作步驟：發(fā)起申請：員工試用期結(jié)束前7天，向部門負責人提交《試用期轉(zhuǎn)正申請表》，填寫個人試用期工作總結(jié)、轉(zhuǎn)正意愿及對崗位的理解。部門審核：部門負責人收到申請后3個工作日內(nèi)，結(jié)合員工試用期工作表現(xiàn)（任務(wù)完成度、團隊協(xié)作等）填寫“部門考核意見”，明確“同意轉(zhuǎn)正”“延長試用期”或“不同意轉(zhuǎn)正”結(jié)論，并簽字確認。HR復(fù)核：HR收集部門審核后的表格，核查員工試用期考勤、培訓(xùn)記錄是否符合轉(zhuǎn)正條件，對“延長試用期”的需明確延長時間（最長不超過法定上限）。審批反饋：HR將復(fù)核結(jié)果提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后通知員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)，表格歸入員工檔案。（三）考勤統(tǒng)計月報表（考勤管理場景）操作步驟：數(shù)據(jù)匯總：每月首3個工作日，HR通過考勤系統(tǒng)導(dǎo)出上月員工打卡記錄，結(jié)合請假單、加班單等審批材料，匯總遲到、早退、曠工、請假（事假/病假/年假）、加班時長等數(shù)據(jù)。異常核對：對考勤異常記錄（如未打卡、曠工），HR需聯(lián)系員工或部門負責人確認原因，補充相應(yīng)證明材料（如補卡申請、醫(yī)院診斷書），保證數(shù)據(jù)真實。部門確認：將匯總后的考勤表發(fā)送各部門負責人核對，確認無異議后簽字反饋，避免因統(tǒng)計誤差引發(fā)薪資核算問題。存檔應(yīng)用：確認后的考勤表作為薪資核算、績效考核的依據(jù)，電子檔保存2年，紙質(zhì)檔經(jīng)HR負責人簽字后歸檔。（四）員工離職申請表（離職場景）操作步驟：提交申請：員工需提前30天（試用期提前3天）向部門負責人提交《離職申請表》，注明離職原因、預(yù)計離職日期，并簽字確認。溝通確認：部門負責人收到申請后2個工作日內(nèi)與員工面談，知曉離職真實原因，嘗試挽留（如適用），填寫“部門意見”并反饋至HR。流程審批：HR根據(jù)公司離職審批流程，逐級提交至部門負責人、HR負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后確定最終離職日期。工作交接與歸檔：員工辦理離職交接時，需在交接單上簽字，HR收回離職申請表并同步更新員工狀態(tài)，表格歸入離職員工檔案。三、模板示例展示表1：員工基本信息登記表項目填寫內(nèi)容備注姓名*小王與證件號碼一致性別男出生日期1995年5月10日證件號碼號110需提供復(fù)印件核對學(xué)歷大學(xué)本科需提供畢業(yè)證復(fù)印件聯(lián)系方式保證暢通緊急聯(lián)系人*小王（父親）緊急聯(lián)系人電話139入職日期2023年10月8日部門市場部崗位市場專員系統(tǒng)填寫日期2023年10月8日HR填寫表2：試用期轉(zhuǎn)正申請表基本信息內(nèi)容姓名*李靜部門人力資源部崗位招聘專員入職日期2023年7月1日試用期結(jié)束日期2023年9月30日試用期工作總結(jié)負責校園招聘項目，完成5場宣講會，簡歷篩選量300+，入職2人，協(xié)助優(yōu)化招聘流程1項轉(zhuǎn)正意愿□同意轉(zhuǎn)正□不同意轉(zhuǎn)正□申請延長試用期（□1個月□2個月）部門考核意見工作認真負責，招聘任務(wù)完成度達標，建議同意轉(zhuǎn)正。負責人：*張強HR復(fù)核意見考勤全勤，培訓(xùn)考核合格，同意轉(zhuǎn)正。HR：*劉敏審批結(jié)果同意轉(zhuǎn)正，自2023年10月1日起轉(zhuǎn)正。負責人：*趙總表3：考勤統(tǒng)計月報表（2023年10月）姓名部門應(yīng)出勤天數(shù)實際出勤遲到早退事假病假加班時長備注*小王市場部22211次（10月8日）001天（10月15日）0病假提供醫(yī)院證明*李靜人力資源部222200008小時（10月21-22日周末）周末加班已審批表4：員工離職申請表項目內(nèi)容姓名*趙陽部門技術(shù)部崗位前端開發(fā)工程師入職日期2022年3月15日預(yù)計離職日期2023年11月15日離職原因個人職業(yè)發(fā)展調(diào)整（需說明，非必填）部門意見工作能力突出，尊重個人選擇，需完成項目交接。負責人：*周磊HR審批意見已確認工作交接完畢，薪資結(jié)算至離職日，社保公積金停繳當月。HR：*劉敏最終離職日期2023年11月15日四、使用要點提示信息準確性：表格中的個人信息、工作數(shù)據(jù)需與實際情況一致，尤其是入職日期、考勤記錄等直接影響薪資、社保的關(guān)鍵信息，需經(jīng)員工本人與部門負責人雙重核對。保密管理：員工基本信息、離職原因等涉及隱私的內(nèi)容，需存放在加密文件柜或權(quán)限受限的電子系統(tǒng)中，僅HR及授權(quán)人員可查閱，避免信息泄露。填寫規(guī)范性：統(tǒng)一表格格式（如日期格式為“YYYY年MM月DD日”），避免涂改；電子表格需設(shè)置“填寫人”“審核人”等必填項，保證責任可追溯。動態(tài)更新：員工崗位