企業(yè)日常采購標(biāo)準(zhǔn)化流程操作手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)日常采購行為，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要求，保證采購過程高效、合規(guī)、透明，有效控制采購成本，保障生產(chǎn)經(jīng)營需求。手冊適用于企業(yè)各部門日常辦公物資、生產(chǎn)輔助材料、非核心服務(wù)類等常規(guī)采購場景，特殊采購（如大型設(shè)備、工程項(xiàng)目采購）可參照本流程并補(bǔ)充專項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行。一、適用范圍與操作前提（一）適用范圍本手冊涵蓋企業(yè)各部門因辦公、生產(chǎn)、運(yùn)營需要發(fā)生的采購活動(dòng)，包括但不限于：辦公用品（如紙張、文具、耗材等）；生產(chǎn)輔助材料（如零部件、包裝物、勞保用品等）；非核心服務(wù)（如保潔、維修、咨詢等，需符合服務(wù)采購管理規(guī)定）；其他單次采購金額在[企業(yè)規(guī)定限額，如5000元]以下且不涉及招投標(biāo)的常規(guī)采購。（二）操作前提采購需求部門已明確物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算；采購物品/服務(wù)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，不違反國家法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度；需求部門負(fù)責(zé)人已對采購需求的必要性進(jìn)行初步審核。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解企業(yè)日常采購流程分為六個(gè)核心階段：需求申請與審批、供應(yīng)商選擇與詢價(jià)、采購訂單下達(dá)、物資到貨驗(yàn)收、付款申請與結(jié)算、資料歸檔。各階段需嚴(yán)格按順序執(zhí)行，不得簡化或逾越。（一）需求申請與審批階段目標(biāo)：保證采購需求真實(shí)、必要，且預(yù)算可控。步驟操作動(dòng)作責(zé)任人輸出物時(shí)限要求1.1提交申請需求人填寫《日常采購申請單》，注明物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、到貨時(shí)間及預(yù)算科目，附相關(guān)需求說明（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求等）。需求部門經(jīng)辦人*《日常采購申請單》（初稿）需求提出后1個(gè)工作日內(nèi)1.2部門審核需求部門負(fù)責(zé)人審核申請的必要性、數(shù)量合理性及預(yù)算匹配度，簽字確認(rèn)。需求部門負(fù)責(zé)人*《日常采購申請單》（部門審核版）提交申請后1個(gè)工作日內(nèi)1.3采購復(fù)核采購專員審核申請的規(guī)范性（如信息完整、規(guī)格明確）、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)，對超預(yù)算或特殊規(guī)格的采購，提請采購經(jīng)理審批。采購專員、采購經(jīng)理《日常采購申請單》（采購審核版）收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)1.4最終審批按采購金額分級審批：-金額[企業(yè)規(guī)定限額，如1000元]以下：采購專員審批；-金額[1000-5000元]：采購經(jīng)理審批；-金額[5000元以上]：分管副總審批。審批人*《日常采購申請單》（審批完成版）審核通過后1個(gè)工作日內(nèi)（二）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)階段目標(biāo)：通過合規(guī)方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證價(jià)格合理。步驟操作動(dòng)作責(zé)任人輸出物時(shí)限要求2.1供應(yīng)商初選采購專員根據(jù)采購需求，從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選3家及以上供應(yīng)商（名錄內(nèi)供應(yīng)商不足3家時(shí)，需啟動(dòng)新供應(yīng)商準(zhǔn)入流程）。采購專員*《供應(yīng)商初選名單》審批通過后1個(gè)工作日內(nèi)2.2詢價(jià)議價(jià)采購專員向初選供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》（含需求明細(xì)、交付時(shí)間、質(zhì)量要求等），要求其在[1-2個(gè)工作日]內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)。對比報(bào)價(jià)、質(zhì)量及服務(wù)，初步議價(jià)并形成《詢價(jià)比價(jià)記錄表》。采購專員*《詢價(jià)單》《詢價(jià)比價(jià)記錄表》收到供應(yīng)商響應(yīng)后2個(gè)工作日內(nèi)2.3確定供應(yīng)商采購經(jīng)理審核《詢價(jià)比價(jià)記錄表》，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。若單一來源采購（如指定品牌、專利產(chǎn)品），需填寫《單一來源采購審批表》，說明理由并按權(quán)限審批。采購專員、采購經(jīng)理《供應(yīng)商確認(rèn)結(jié)果》審核通過后1個(gè)工作日內(nèi)（三）采購訂單下達(dá)階段目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證采購執(zhí)行有據(jù)可依。步驟操作動(dòng)作責(zé)任人輸出物時(shí)限要求3.1擬訂訂單采購專員根據(jù)《供應(yīng)商確認(rèn)結(jié)果》及《日常采購申請單》，擬訂《采購訂單》，注明訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購專員*《采購訂單》（草案）供應(yīng)商確定后1個(gè)工作日內(nèi)3.2訂單審核采購經(jīng)理審核訂單條款的合規(guī)性、價(jià)格與詢價(jià)結(jié)果一致性、交付時(shí)間與需求匹配度，簽字確認(rèn)。采購經(jīng)理*《采購訂單》（審核版）擬訂訂單后1個(gè)工作日內(nèi)3.3下達(dá)訂單采購專員將審核通過的《采購訂單》加蓋采購專用章，通過書面、郵件或企業(yè)采購系統(tǒng)發(fā)送給供應(yīng)商，并保留發(fā)送憑證（如簽收回執(zhí)、郵件發(fā)送記錄）。采購專員*《采購訂單》（正式版）、發(fā)送憑證審核通過后1個(gè)工作日內(nèi)（四）物資到貨驗(yàn)收階段目標(biāo)：保證采購物品/服務(wù)符合約定要求，數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。步驟操作動(dòng)作責(zé)任人輸出物時(shí)限要求4.1到貨通知供應(yīng)商按《采購訂單》約定時(shí)間交付物資，需求部門經(jīng)辦人提前1個(gè)工作日通知采購專員及倉庫管理員準(zhǔn)備驗(yàn)收。需求部門經(jīng)辦人*、供應(yīng)商到貨通知記錄交付前1個(gè)工作日4.2現(xiàn)場驗(yàn)收（1）數(shù)量驗(yàn)收：倉庫管理員核對物資數(shù)量與訂單是否一致，檢查外包裝是否完好；（2）質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門經(jīng)辦人聯(lián)合倉庫管理員按訂單約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)效果）進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)可邀請技術(shù)部門參與；（3）異常處理：若數(shù)量不符或質(zhì)量不合格，需當(dāng)場拍照取證，填寫《物資驗(yàn)收異常報(bào)告》，及時(shí)通知采購專員與供應(yīng)商溝通處理（如補(bǔ)貨、退貨、換貨）。需求部門經(jīng)辦人、倉庫管理員、技術(shù)部門*（如需）《物資驗(yàn)收單》《物資驗(yàn)收異常報(bào)告》（如有）物資送達(dá)后1個(gè)工作日內(nèi)4.3驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收合格后，需求部門經(jīng)辦人、倉庫管理員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，明確驗(yàn)收結(jié)論。采購專員留存驗(yàn)收單，作為后續(xù)付款依據(jù)。需求部門經(jīng)辦人、倉庫管理員《物資驗(yàn)收單》（簽字版）驗(yàn)收完成后1個(gè)工作日內(nèi)（五）付款申請與結(jié)算階段目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)、及時(shí)。步驟操作動(dòng)作責(zé)任人輸出物時(shí)限要求5.1整理憑證采購專員收集《采購訂單》《物資驗(yàn)收單》《供應(yīng)商開具的合規(guī)憑證》（如收據(jù)、結(jié)算單等），核對信息一致性（訂單號(hào)、金額、供應(yīng)商名稱等）。采購專員*付款資料包（含訂單、驗(yàn)收單、憑證等）驗(yàn)收合格后3個(gè)工作日內(nèi)5.2提交付款申請采購專員填寫《付款申請單》，注明付款金額、供應(yīng)商信息、付款事由、對應(yīng)訂單號(hào)，附付款資料包，按審批流程提交財(cái)務(wù)部門*。采購專員*《付款申請單》及附件憑證整理完成后1個(gè)工作日內(nèi)5.3財(cái)務(wù)審核與付款財(cái)務(wù)部門*審核付款資料的完整性、審批流程的合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后按企業(yè)財(cái)務(wù)制度安排付款。財(cái)務(wù)部門*付款憑證（如銀行回單）收到付款申請后2個(gè)工作日內(nèi)（六）資料歸檔階段目標(biāo)：保證采購過程可追溯，符合檔案管理要求。步驟操作動(dòng)作責(zé)任人輸出物歸檔時(shí)限6.1資料整理采購專員將采購全流程資料（含申請單、審批單、詢價(jià)記錄、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）按“單筆采購”整理成冊，標(biāo)注采購編號(hào)及日期。采購專員*采購檔案（完整資料包）付款完成后5個(gè)工作日內(nèi)6.2歸檔保管采購專員將整理好的檔案提交至檔案管理部門*，按《企業(yè)檔案管理制度》分類、編號(hào)、存檔，電子資料同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。檔案管理部門*檔案存檔記錄資料提交后1個(gè)工作日內(nèi)三、關(guān)鍵表單模板（一）日常采購申請單采購編號(hào)需求部門申請人*聯(lián)系方式日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)用途說明（詳細(xì)說明采購原因、使用場景等）預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“原材料”等）到貨時(shí)間要求年月日前需求部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：采購審核意見：簽字：日期：審批意見（按權(quán)限）：簽字：日期：（二）詢價(jià)比價(jià)記錄表采購編號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量詢價(jià)日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*聯(lián)系方式報(bào)價(jià)（單價(jià)/總價(jià)）交付周期質(zhì)量承諾備注（供應(yīng)商1）（供應(yīng)商2）（供應(yīng)商3）采購專員意見：采購經(jīng)理意見：（三）物資驗(yàn)收單采購編號(hào)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（請注明原因：）質(zhì)量驗(yàn)收詳情：（如規(guī)格、參數(shù)、服務(wù)效果等是否符合要求）需求部門驗(yàn)收意見：簽字：日期：倉庫驗(yàn)收意見：簽字：日期：技術(shù)部門驗(yàn)收意見（如需）：簽字：日期：（四）付款申請單采購編號(hào)供應(yīng)商名稱付款金額（大寫）付款金額（小寫）付款事由（如“項(xiàng)目辦公物資采購款”）對應(yīng)訂單號(hào)付款資料清單：□《采購訂單》□《物資驗(yàn)收單》□供應(yīng)商憑證□其他（請注明）采購專員意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)審核意見：簽字：日期：審批意見（按權(quán)限）：簽字：日期：四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心操作要點(diǎn)需求真實(shí)性：需求部門必須保證采購需求與實(shí)際工作需要匹配，嚴(yán)禁虛假采購、超量采購；審批合規(guī)性：嚴(yán)格按照權(quán)限分級審批，不得越權(quán)審批或簡化審批流程；供應(yīng)商管理：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品測試等環(huán)節(jié)；驗(yàn)收嚴(yán)格性：驗(yàn)收需多方參與，數(shù)量、質(zhì)量需逐項(xiàng)核對，杜絕“不驗(yàn)收直接入庫”或“事后補(bǔ)驗(yàn)收”；資料完整性：采購全流程資料需齊全、規(guī)范，保證每筆采購可追溯、可審計(jì)。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)：采購前需確認(rèn)預(yù)算額度，超預(yù)算采購必須提前申請追加預(yù)算，嚴(yán)禁無預(yù)算采購；供應(yīng)商舞弊風(fēng)險(xiǎn)：詢價(jià)過程需保留書面記錄，避免與供應(yīng)商私下約定價(jià)格，保證價(jià)格公允；物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：對關(guān)鍵物資或服務(wù)，需在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)；付款延遲風(fēng)險(xiǎn)：付款資料需提前整理，保證