一、文書(shū)處理技能（一）公文寫(xiě)作規(guī)范公文寫(xiě)作是文秘核心能力，需熟練掌握法定公文（通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函等）與事務(wù)文書(shū)（計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等）的寫(xiě)作邏輯。文種辨析：不同文種適用場(chǎng)景嚴(yán)格區(qū)分。例如，請(qǐng)示用于向上級(jí)請(qǐng)求指示/批準(zhǔn)，需“一文一事”“主送一個(gè)機(jī)關(guān)”，結(jié)語(yǔ)用“妥否，請(qǐng)批示”；報(bào)告用于匯報(bào)工作/反映情況，無(wú)需批復(fù)，結(jié)語(yǔ)用“特此報(bào)告”；函適用于平級(jí)/不相隸屬機(jī)關(guān)商洽，語(yǔ)言謙和（如“妥否，請(qǐng)函復(fù)”）。結(jié)構(gòu)與語(yǔ)言：公文正文遵循“緣由（背景/目的）—事項(xiàng)（具體內(nèi)容）—結(jié)語(yǔ)（請(qǐng)求/總結(jié)/要求）”邏輯。語(yǔ)言需準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔（如“經(jīng)研究”替代“我覺(jué)得”），數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)、稱(chēng)謂嚴(yán)格符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。（二）文書(shū)歸檔管理文書(shū)歸檔需掌握全流程操作，確保文件規(guī)范留存：分類(lèi)與整理：按“年度—機(jī)構(gòu)—問(wèn)題”或“年度—問(wèn)題—機(jī)構(gòu)”分類(lèi)，區(qū)分永久、30年、10年保管期限（依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》）。涉密文件單獨(dú)歸類(lèi)，電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。歸檔流程：收集（定期匯總文件）→鑒定（剔除重復(fù)/無(wú)價(jià)值材料）→編目（填寫(xiě)文號(hào)、題名、日期）→裝訂（線裝/膠裝）→入庫(kù)（移交檔案室，辦理交接）。二、會(huì)務(wù)組織技能（一）會(huì)前籌備實(shí)務(wù)高效籌備是會(huì)議成功的基礎(chǔ)，需關(guān)注細(xì)節(jié)：方案制定：明確主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、議程、預(yù)算（場(chǎng)地、資料、餐飲等）。大型會(huì)議提前3-5天發(fā)通知（附議程、簽到表），小型會(huì)議可通過(guò)郵件/OA通知。材料準(zhǔn)備：撰寫(xiě)通知、議程、主持詞、講話稿（與發(fā)言人溝通風(fēng)格/時(shí)長(zhǎng)），制作資料袋（含議程、資料、筆、本）。涉及表決需提前準(zhǔn)備表決票、計(jì)票工具。場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型選布局（圓桌適合討論，劇院式適合報(bào)告），檢查音響、投影等設(shè)備，擺放桌簽（姓名/職務(wù)準(zhǔn)確），調(diào)試遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)（若有）。（二）會(huì)中服務(wù)與控制會(huì)中需全程跟進(jìn)，保障流程順暢：流程把控：提前15分鐘到場(chǎng)檢查，引導(dǎo)簽到/就座，按議程推進(jìn)（注意茶歇、發(fā)言時(shí)長(zhǎng)）。遇設(shè)備故障立即啟動(dòng)預(yù)案（更換備用設(shè)備、調(diào)整議程）。記錄技巧：用“摘要記錄法”，重點(diǎn)記錄決議、行動(dòng)安排、責(zé)任人及時(shí)間。會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議記錄（含時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議題、決議），必要時(shí)附照片/錄音（經(jīng)允許）。（三）會(huì)后跟進(jìn)工作會(huì)議結(jié)束后需落實(shí)成果：紀(jì)要撰寫(xiě)：客觀反映內(nèi)容，突出“決議”和“行動(dòng)項(xiàng)”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后分發(fā)（格式用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議決定”等）。事項(xiàng)督辦：建立臺(tái)賬（任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)限），定期跟蹤進(jìn)度，向領(lǐng)導(dǎo)反饋（周報(bào)/月報(bào)）。資料整理：收集講話稿、簽到表等，按歸檔要求整理成會(huì)議檔案。三、溝通協(xié)調(diào)技能（一）內(nèi)部溝通策略文秘作為“橋梁”，需靈活處理內(nèi)部關(guān)系：上下級(jí)溝通：向上匯報(bào)“結(jié)構(gòu)化表達(dá)”（結(jié)論先行、分點(diǎn)說(shuō)明、數(shù)據(jù)支撐）；向下傳達(dá)清晰簡(jiǎn)潔，重要事項(xiàng)書(shū)面確認(rèn)。部門(mén)協(xié)作：主動(dòng)了解需求，用“雙贏思維”推進(jìn)工作。例如，跨部門(mén)項(xiàng)目需明確職責(zé)、節(jié)點(diǎn)，定期同步進(jìn)展。（二）外部溝通規(guī)范對(duì)外溝通需維護(hù)單位形象：接待禮儀：遵循“對(duì)等接待”，提前了解來(lái)賓身份/目的，安排接送、食宿（符合公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)），陪同參觀時(shí)引導(dǎo)語(yǔ)規(guī)范（如“這邊請(qǐng)”）。函件往來(lái)：公函格式規(guī)范（文號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)語(yǔ)、落款），回復(fù)及時(shí)（不超過(guò)3個(gè)工作日）。（三）沖突處理方法面對(duì)矛盾需冷靜應(yīng)對(duì)：原則：以“解決問(wèn)題”為導(dǎo)向，避免情緒化，尊重對(duì)方立場(chǎng)。技巧：先傾聽(tīng)（復(fù)述訴求），再共情（“如果我在您的位置，也會(huì)關(guān)注…”），最后協(xié)商方案（“我們可以嘗試…，您覺(jué)得可行嗎？”）。四、辦公軟件應(yīng)用技能（一）文字處理（Word）掌握高效排版技巧，提升文檔專(zhuān)業(yè)性：樣式與格式：用“樣式”統(tǒng)一標(biāo)題/正文格式，便于生成目錄（“引用—目錄”）。通過(guò)“段落”設(shè)置縮進(jìn)/行距，避免手動(dòng)排版。批量處理：用“查找替換”（Ctrl+H）批量修改格式/內(nèi)容；用“郵件合并”生成個(gè)性化文檔（如邀請(qǐng)函）。（二）數(shù)據(jù)處理（Excel）熟練運(yùn)用函數(shù)與工具，提高效率：常用函數(shù)：SUM（求和）、VLOOKUP（跨表查找）、IF（條件判斷）、COUNTIF（條件計(jì)數(shù)）。例如，統(tǒng)計(jì)“銷(xiāo)售額≥10萬(wàn)”的訂單數(shù)：`=COUNTIF(B2:B100,">=____")`。數(shù)據(jù)透視表：快速匯總多維度數(shù)據(jù)（如按部門(mén)/月份統(tǒng)計(jì)業(yè)績(jī)），步驟：選中數(shù)據(jù)→“插入—數(shù)據(jù)透視表”→拖動(dòng)字段到行/列/值區(qū)域。（三）演示文稿（PPT）制作邏輯清晰、視覺(jué)簡(jiǎn)潔的演示文件：邏輯結(jié)構(gòu)：遵循“總—分—總”，封面→目錄→內(nèi)容（每部分1個(gè)核心觀點(diǎn)+數(shù)據(jù)/案例）→結(jié)尾（總結(jié)+感謝）。設(shè)計(jì)原則：字體統(tǒng)一（標(biāo)題微軟雅黑，正文宋體），顏色不超過(guò)3種，避免過(guò)多動(dòng)畫(huà)（僅突出重點(diǎn)）。（四）辦公自動(dòng)化工具善用工具提升效率：郵件管理：用Outlook“規(guī)則”自動(dòng)分類(lèi)郵件，設(shè)置“延遲發(fā)送”（如下班后寫(xiě)郵件，次日9點(diǎn)發(fā)送）。日程與協(xié)作：用釘釘/企業(yè)微信“日程”同步會(huì)議/任務(wù)，設(shè)置提醒；通過(guò)“審批”處理請(qǐng)假/報(bào)銷(xiāo)，跟蹤進(jìn)度。五、職業(yè)素養(yǎng)與法規(guī)學(xué)習(xí)（一）保密意識(shí)文秘接觸涉密信息，需嚴(yán)格遵守制度：文件管理：涉密文件單獨(dú)存放、標(biāo)注密級(jí)，傳遞用加密渠道（涉密OA/專(zhuān)人遞送），銷(xiāo)毀用碎紙機(jī)。言行規(guī)范：不透露工作細(xì)節(jié)，個(gè)人電腦設(shè)密碼，定期備份涉密數(shù)據(jù)。（二）時(shí)間管理用科學(xué)方法管理任務(wù)：四象限法則：將任務(wù)分為“重要且緊急”（立即做）、“重要不緊急”（計(jì)劃做）、“緊急不重要”（授權(quán)做）、“不重要不緊急”（少做）。工具輔助：用“滴答清單”記錄任務(wù)，設(shè)置優(yōu)先級(jí)和截止時(shí)間，每日復(fù)盤(pán)。（三）持續(xù)學(xué)習(xí)能力文秘需緊跟政策與行業(yè)動(dòng)態(tài)：政策法規(guī)：學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《檔案法》《保密法》，關(guān)注最新修訂（如2024年檔案管理新規(guī)）。技能更新：學(xué)習(xí)辦