企業(yè)內(nèi)外部溝通聯(lián)絡(luò)單標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與典型場景（一）內(nèi)部溝通場景跨部門協(xié)作：如市場部與技術(shù)部對(duì)接新產(chǎn)品推廣需求，人力資源部與各部門協(xié)調(diào)員工培訓(xùn)安排；資源申請(qǐng)與審批：如項(xiàng)目部申請(qǐng)?jiān)O(shè)備調(diào)配，財(cái)務(wù)部申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整；流程發(fā)起與反饋：如各部門提交年度工作計(jì)劃報(bào)備，管理層傳達(dá)重要決策并要求落實(shí)反饋；問題協(xié)調(diào)解決：如生產(chǎn)部與質(zhì)量部就產(chǎn)品缺陷問題共同分析原因、制定改進(jìn)措施。（二）外部溝通場景客戶對(duì)接：如銷售部與客戶確認(rèn)訂單需求細(xì)節(jié)，售后部處理客戶投訴并反饋解決方案；供應(yīng)商溝通：如采購部與供應(yīng)商洽談供貨周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部與供應(yīng)商對(duì)賬結(jié)算；合作方協(xié)調(diào)：如企業(yè)與研發(fā)機(jī)構(gòu)合作項(xiàng)目時(shí)明確技術(shù)指標(biāo)、交付節(jié)點(diǎn)，與部門對(duì)接政策申報(bào)材料；服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)接：如與律師事務(wù)所咨詢法律風(fēng)險(xiǎn)，與廣告公司協(xié)商品牌推廣方案。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）發(fā)起與填寫：明確溝通需求，規(guī)范信息要素確定發(fā)起主體：根據(jù)溝通事項(xiàng)性質(zhì)，由需求部門（或個(gè)人）作為發(fā)起方，明確溝通對(duì)象（接收方，內(nèi)部為部門/人員，外部為單位/聯(lián)系人）。填寫核心信息：基礎(chǔ)信息：準(zhǔn)確填寫聯(lián)絡(luò)單編號(hào)（按“年份-部門代碼-序號(hào)”規(guī)則，如“2024-SC-001”）、發(fā)起日期、發(fā)起部門/單位、接收部門/單位（或外部聯(lián)系人姓名及單位）；溝通事項(xiàng)：清晰描述溝通主題（如“關(guān)于XX項(xiàng)目進(jìn)度延期協(xié)調(diào)的溝通”），詳細(xì)說明溝通內(nèi)容（包括背景、需求、當(dāng)前問題、期望達(dá)成的目標(biāo)等，避免模糊表述）；關(guān)聯(lián)事項(xiàng)：如涉及項(xiàng)目、合同或previous溝通，需注明關(guān)聯(lián)編號(hào)（如“項(xiàng)目編號(hào)：P2024-003”）；時(shí)限要求：明確期望的回復(fù)時(shí)間、事項(xiàng)完成時(shí)間（如“請(qǐng)于X月X日前反饋初步方案”）；責(zé)任分工：若需多方協(xié)作，需列出發(fā)起方負(fù)責(zé)人、接收方負(fù)責(zé)人及具體配合人（姓名用“”代替，如“發(fā)起方負(fù)責(zé)人：經(jīng)理”）。附件：如有必要附件（如需求文檔、會(huì)議紀(jì)要、數(shù)據(jù)報(bào)表等），需在聯(lián)絡(luò)單中注明附件名稱及數(shù)量，保證接收方可完整獲取信息。（二）內(nèi)部審核與流轉(zhuǎn)：保證信息合規(guī)，明確審批權(quán)限發(fā)起部門審核：發(fā)起方負(fù)責(zé)人對(duì)填寫內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，確認(rèn)無誤后簽字（或電子簽章）?？绮块T會(huì)簽（如需）：若溝通事項(xiàng)涉及其他部門職責(zé)（如涉及費(fèi)用需財(cái)務(wù)部審核，涉及流程需法務(wù)部審核），需按審批流程提交相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見（如“同意”“需補(bǔ)充XX材料”）。管理層審批（如需）：根據(jù)事項(xiàng)重要性（如重大合作、大額資源調(diào)配），需提交對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（部門負(fù)責(zé)人/分管總監(jiān)/總經(jīng)理）審批，審批通過后方可進(jìn)入流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。（三）外部對(duì)接與反饋：規(guī)范溝通行為，及時(shí)響應(yīng)需求發(fā)送與接收：內(nèi)部審批通過后，由發(fā)起方通過指定渠道（如企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、紙質(zhì)版送達(dá)）發(fā)送至接收方，并確認(rèn)對(duì)方已收到（外部溝通建議同步發(fā)送至對(duì)接人指定郵箱，并保留發(fā)送記錄）。溝通反饋：接收方收到聯(lián)絡(luò)單后，需在時(shí)限要求內(nèi)組織內(nèi)部討論或調(diào)研，形成正式反饋意見，反饋內(nèi)容需針對(duì)發(fā)起方需求逐條回應(yīng)（如“同意需求，預(yù)計(jì)X月X日前完成”“需補(bǔ)充XX信息后進(jìn)一步評(píng)估”）。溝通記錄：若通過會(huì)議、電話等方式溝通，需同步記錄溝通要點(diǎn)（時(shí)間、參與人、達(dá)成的共識(shí)、待辦事項(xiàng)），作為聯(lián)絡(luò)單的補(bǔ)充附件。（四）結(jié)果確認(rèn)與歸檔：閉環(huán)管理，留存追溯依據(jù)結(jié)果確認(rèn)：發(fā)起方收到反饋后，與接收方確認(rèn)最終方案（或問題解決情況），雙方在聯(lián)絡(luò)單“溝通結(jié)果”欄簽字確認(rèn)（電子簽章或紙質(zhì)簽字），形成閉環(huán)。歸檔管理：紙質(zhì)版聯(lián)絡(luò)單由發(fā)起部門整理后，按“年度-部門”分類存檔（保存期限不少于3年）；電子版聯(lián)絡(luò)單錄入企業(yè)OA/協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過“單號(hào)+關(guān)鍵詞”可檢索，保證后續(xù)查閱便捷。三、溝通聯(lián)絡(luò)單模板結(jié)構(gòu)企業(yè)內(nèi)外部溝通聯(lián)絡(luò)單基礎(chǔ)信息聯(lián)絡(luò)單編號(hào)□內(nèi)部□外部發(fā)起日期年月日發(fā)起部門/單位（如：市場部）接收部門/單位（或外部聯(lián)系人）（如：技術(shù)部/客戶-XX公司-*經(jīng)理）關(guān)聯(lián)事項(xiàng)編號(hào)（如：項(xiàng)目P2024-003/合同HT2024-012）關(guān)聯(lián)文檔（如：《需求說明書V1.0》）溝通事項(xiàng)詳情溝通主題（例：關(guān)于XX產(chǎn)品上線前測試資源協(xié)調(diào)的溝通）溝通內(nèi)容（詳細(xì)描述背景、需求、當(dāng)前問題、目標(biāo)等，可分點(diǎn)說明）1.背景：XX產(chǎn)品計(jì)劃于X月X日上線，當(dāng)前測試階段需增加10名測試人員；2.需求：申請(qǐng)人力資源部協(xié)調(diào)調(diào)配測試人員，支持為期2周的集中測試；3.問題：現(xiàn)有測試組僅5人，無法滿足并行測試需求；4.目標(biāo)：保證測試進(jìn)度按計(jì)劃完成，保障產(chǎn)品上線質(zhì)量。期望完成時(shí)間□回復(fù)時(shí)間：年月日前□事項(xiàng)完成時(shí)間：年月日前責(zé)任分工發(fā)起方負(fù)責(zé)人：（簽字）經(jīng)理接收方負(fù)責(zé)人：（簽字）主管配合人：（如需）*專員溝通結(jié)果反饋內(nèi)容（接收方填寫，針對(duì)需求逐條回應(yīng)）1.同意調(diào)配測試人員，已從XX項(xiàng)目組抽調(diào)5名測試工程師；2.測試人員將于X月X日到崗，預(yù)計(jì)X月X日前完成測試任務(wù)；3.需發(fā)起方提供《測試用例V2.0》作為工作依據(jù)。完成情況□已完成□進(jìn)行中□延期（原因：______）備注（如：需后續(xù)跟進(jìn)XX事項(xiàng)，或新增需求等）附件清單序號(hào)附件名稱數(shù)量1《XX產(chǎn)品測試需求文檔》1份2《現(xiàn)有測試人員清單》1份簽字確認(rèn)發(fā)起方簽字/簽章：日期：年月日接收方簽字/簽章：日期：年月日審核人（如需）簽字/簽章：日期：年月日四、關(guān)鍵使用規(guī)范（一）信息完整性與準(zhǔn)確性所有必填項(xiàng)（如編號(hào)、主題、溝通內(nèi)容、時(shí)限）不得遺漏，溝通內(nèi)容需具體、可執(zhí)行，避免使用“盡快”“大概”等模糊表述；外部溝通時(shí)，接收方單位名稱、聯(lián)系人信息需與官方渠道一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致溝通延誤。（二）責(zé)任劃分與時(shí)限管理明確發(fā)起方、接收方的負(fù)責(zé)人及配合人，保證責(zé)任到人；時(shí)限要求需合理，緊急事項(xiàng)需標(biāo)注“加急”并同步電話提醒，一般事項(xiàng)時(shí)限需符合企業(yè)流程規(guī)范（如內(nèi)部反饋不超過2個(gè)工作日，外部溝通不超過5個(gè)工作日）。（三）保密與合規(guī)要求涉及企業(yè)商業(yè)秘密、客戶隱私或敏感數(shù)據(jù)的溝通事項(xiàng)，需在聯(lián)絡(luò)單中標(biāo)注“保密”，并通過加密渠道