采購申請及審批過程管理模板適用范圍與典型場景日常運營采購：如辦公用品、生產(chǎn)耗材、后勤物資等常規(guī)性、低值易耗品的采購；項目專項采購：如研發(fā)項目所需設(shè)備、工程材料、服務(wù)外包等項目關(guān)聯(lián)采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時任務(wù)）需快速響應(yīng)的采購需求；固定資產(chǎn)采購：如電腦、儀器、車輛等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)購置。全流程操作指引采購申請及審批需遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算控制、分級審批、規(guī)范透明”原則，具體流程一、需求發(fā)起與申請單填寫發(fā)起主體：由需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、研發(fā)部）指定申請人（一般為部門內(nèi)負責(zé)物資/采購對接的員工）發(fā)起申請。準備材料：申請人需明確采購需求，收集必要信息，包括：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價及總預(yù)算；采購原因（如“替換報廢設(shè)備”“滿足XX項目階段性需求”）；相關(guān)佐證材料（如項目立項批復(fù)、舊設(shè)備報廢證明、市場詢價單等，高價值采購需提供至少3家供應(yīng)商報價單）。填寫申請單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、采購管理平臺或紙質(zhì)表格填寫《采購申請單》（模板見下文），保證信息完整、準確，無遺漏項。二、部門初審審核主體：需求部門負責(zé)人（如部門經(jīng)理/主管）。審核內(nèi)容：采購需求的必要性（是否符合部門工作計劃、是否為重復(fù)采購）；預(yù)算合理性（是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請）；規(guī)格參數(shù)的適用性（是否滿足實際使用需求，避免過度配置）。審核結(jié)果：通過：在申請單上簽字確認，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過：注明駁回原因（如“預(yù)算不足”“需求不明確”），退回申請人修改后重新提交。三、財務(wù)復(fù)核審核主體：財務(wù)部門指定人員（如財務(wù)主管、成本會計）。審核內(nèi)容：預(yù)算匹配度：采購總預(yù)算是否與年度/季度預(yù)算一致，超預(yù)算部分是否履行了審批流程；資金安排：當(dāng)前資金是否可覆蓋采購支出，是否需要調(diào)整資金計劃；價格合理性：對比歷史采購價格或市場均價，判斷預(yù)估單價是否合理（高價值采購需復(fù)核供應(yīng)商報價的公允性）。審核結(jié)果：通過：簽字確認，流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)；不通過：注明問題（如“超出預(yù)算未附調(diào)整申請”“價格偏高建議重新詢價”），退回需求部門。四、分級審批根據(jù)采購金額及重要性實行分級審批，標(biāo)準參考（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：低價值采購（如≤5000元）：由需求部門負責(zé)人+財務(wù)部門審批即可生效；中等價值采購（如5000元-5萬元）：需增加分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總/總監(jiān)）審批；高價值采購（如＞5萬元）：需提交總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會審批，重大項目（如＞50萬元）可增加董事會審批環(huán)節(jié)。審批要求：審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審核，重點審批“必要性、合規(guī)性、預(yù)算控制”，無明確意見視為默認通過。五、采購執(zhí)行執(zhí)行主體：采購部門（或指定采購專員）根據(jù)審批通過的申請單實施采購。操作規(guī)范：供應(yīng)商選擇：優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如ISO認證、行業(yè)許可證）；詢價比價：金額≥1萬元的采購需至少向3家供應(yīng)商詢價，選擇性價比最優(yōu)方案；合同簽訂：大額采購需簽訂正式合同，明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式、違約責(zé)任等條款；訂單下達：向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，同步抄送需求部門及財務(wù)部門。六、交付驗收與結(jié)果反饋交付驗收：供應(yīng)商按約定交付物品/服務(wù)后，由需求部門組織驗收（可邀請技術(shù)部門、使用人員參與），重點核對：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量是否達標(biāo)（如設(shè)備功能、服務(wù)效果）；交付時間是否符合約定。驗收合格：需求部門在《采購驗收單》上簽字確認；不合格：需在2個工作日內(nèi)反饋給采購部門，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改。結(jié)果反饋：采購部門將驗收結(jié)果同步至財務(wù)部門，作為付款依據(jù)；同時將采購?fù)瓿汕闆r反饋至申請人，關(guān)閉申請流程。七、歸檔管理歸檔內(nèi)容：采購申請單、審批記錄、詢價比價單、合同、驗收單、發(fā)票復(fù)印件等全套資料；歸檔要求：紙質(zhì)資料由采購部門整理后交檔案室統(tǒng)一保存，電子資料同步至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購需保存至資產(chǎn)報廢后1年）。采購申請單模板及填寫說明采購申請單基本信息采購申請單編號（自動/部門縮寫-日期-序號，如“XZ-20240501-001”）申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式預(yù)算編號（如“2024年行政預(yù)算-005”）采購類型□日常運營□項目專項□緊急采購□固定資產(chǎn)采購明細序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位12合計審批流程審核環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字需求部門負責(zé)人財務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理/決策層備注（緊急程度、特殊要求、供應(yīng)商偏好等）填寫說明采購申請單編號：由系統(tǒng)自動或按規(guī)則手動編制，保證唯一性，便于追溯；預(yù)算編號：需與財務(wù)部門提供的年度/季度預(yù)算表一致，超預(yù)算采購需在備注中說明并附預(yù)算調(diào)整審批單；規(guī)格型號：需詳細描述物品/服務(wù)的具體參數(shù)（如電腦需注明“CPU：i5-12400H，內(nèi)存：16GB，硬盤：512GBSSD”），避免模糊表述（如“高功能電腦”）；用途說明：需明確具體使用場景（如“用于研發(fā)部XX項目測試”“替換行政部報廢打印機”），保證需求合理性；審批意見：審批人需手寫簽字或電子簽章，注明“同意”或“不同意”及具體理由，不得涂改。關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避預(yù)算控制優(yōu)先：申請前必須確認預(yù)算充足，嚴禁無預(yù)算采購或超預(yù)算采購（特殊情況需提前履行預(yù)算調(diào)整流程）；材料完整性：申請單及附件需齊全，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤（如未附技術(shù)參數(shù)、詢價單等）；審批順序不可逆：必須按“需求部門→財務(wù)→領(lǐng)導(dǎo)”順序?qū)徟?，不得跳級或逆向流轉(zhuǎn)；緊急采購規(guī)范：緊急采購需在申請單中注明“緊急”及原因（如“生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障，需24小時內(nèi)更換”），可先口頭溝通審批人，后補紙質(zhì)/電子單據(jù)，事后需提交緊急采購說明報告；供應(yīng)商合規(guī)性：嚴禁向無資質(zhì)供應(yīng)商采購（如三無產(chǎn)品、未簽訂合同的供應(yīng)商），大