2026年燃?xì)夤?yīng)公司質(zhì)量記錄保存管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司質(zhì)量記錄的收集、整理、歸檔、保存及銷(xiāo)毀等全流程管理工作，確保質(zhì)量記錄真實(shí)、完整、安全、可追溯，為公司質(zhì)量管理決策、問(wèn)題追溯、合規(guī)檢查提供有效依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《城鎮(zhèn)燃?xì)夤芾項(xiàng)l例》《企業(yè)質(zhì)量管理體系要求》等相關(guān)法律法規(guī)及公司質(zhì)量管理、檔案管理體系文件，結(jié)合公司燃?xì)馍a(chǎn)運(yùn)營(yíng)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有與燃?xì)赓|(zhì)量管理相關(guān)記錄的保存工作，涉及檔案管理部門(mén)、質(zhì)量管控部門(mén)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部門(mén)、檢測(cè)部門(mén)、運(yùn)維部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)等所有產(chǎn)生和保管質(zhì)量記錄的部門(mén)及人員。第三條質(zhì)量記錄保存工作遵循“真實(shí)完整、分類(lèi)管理、安全保密、全程可溯、到期規(guī)范處置”的原則，嚴(yán)禁偽造、篡改、損毀、丟失質(zhì)量記錄，確保記錄保存的合規(guī)性和有效性。第四條公司檔案管理部門(mén)是質(zhì)量記錄保存工作的責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)制定記錄保存標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)籌歸檔管理、監(jiān)督保存狀態(tài)；各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量記錄的收集、整理及移交，配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展記錄檢查工作。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條公司成立質(zhì)量記錄保存管理工作小組，組長(zhǎng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，副組長(zhǎng)由質(zhì)量管控部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，成員包括各業(yè)務(wù)部門(mén)指定的記錄管理聯(lián)絡(luò)員。工作小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)記錄保存工作，審核保存期限調(diào)整申請(qǐng)，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，解決保存過(guò)程中的各類(lèi)問(wèn)題。第六條檔案管理部門(mén)職責(zé)：1.制定統(tǒng)一的質(zhì)量記錄保存標(biāo)準(zhǔn)，明確記錄分類(lèi)規(guī)則、編號(hào)規(guī)則、保存期限、保存環(huán)境要求及銷(xiāo)毀流程；2.接收各業(yè)務(wù)部門(mén)移交的質(zhì)量記錄，按標(biāo)準(zhǔn)完成分類(lèi)、編號(hào)、歸檔，建立記錄保存臺(tái)賬；3.負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的日常保管，定期檢查保存狀態(tài)，及時(shí)處理記錄破損、丟失、數(shù)據(jù)損壞等問(wèn)題；4.辦理質(zhì)量記錄的調(diào)取、復(fù)制、銷(xiāo)毀審批手續(xù)，記錄相關(guān)操作過(guò)程，確保全程可追溯；5.定期組織記錄保存培訓(xùn)，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)范開(kāi)展記錄收集整理工作。第七條質(zhì)量管控部門(mén)職責(zé)：1.明確各類(lèi)質(zhì)量記錄的核心要素，確保記錄內(nèi)容能夠完整反映質(zhì)量管理過(guò)程；2.復(fù)核各業(yè)務(wù)部門(mén)移交記錄的完整性、真實(shí)性，對(duì)不符合要求的記錄退回整改；3.配合檔案管理部門(mén)確定各類(lèi)質(zhì)量記錄的保存期限，參與記錄保存合規(guī)性檢查；4.提出質(zhì)量記錄保存優(yōu)化建議，確保記錄保存滿(mǎn)足質(zhì)量管理工作需求。第八條各業(yè)務(wù)部門(mén)（生產(chǎn)、檢測(cè)、運(yùn)維、采購(gòu)等）職責(zé)：1.指定專(zhuān)人擔(dān)任記錄管理聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量記錄的日常收集、整理、核對(duì)，確保記錄要素齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確；2.按照檔案管理部門(mén)要求對(duì)記錄進(jìn)行預(yù)分類(lèi)、標(biāo)注，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成移交歸檔；3.建立本部門(mén)臨時(shí)保存記錄臺(tái)賬，妥善保管未移交的質(zhì)量記錄，防止丟失或損毀；4.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展記錄調(diào)取、檢查、銷(xiāo)毀等工作，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的記錄相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明。第三章質(zhì)量記錄范圍與分類(lèi)第九條公司質(zhì)量記錄涵蓋所有與燃?xì)赓|(zhì)量管理相關(guān)的書(shū)面及電子資料，具體范圍包括：1.基礎(chǔ)管理類(lèi)：質(zhì)量管理制度、崗位職責(zé)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)記錄、考核記錄等；2.檢測(cè)檢驗(yàn)類(lèi)：出廠氣質(zhì)檢測(cè)記錄、添加劑驗(yàn)收記錄、管網(wǎng)檢測(cè)記錄、設(shè)備校準(zhǔn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等；3.整改處置類(lèi)：質(zhì)量問(wèn)題整改記錄、用戶(hù)投訴處理記錄、質(zhì)量事故處置記錄、不合格品處置記錄等；4.成本管理類(lèi)：質(zhì)量成本歸集記錄、成本分析報(bào)告、成本優(yōu)化措施執(zhí)行記錄等；5.審核驗(yàn)證類(lèi)：內(nèi)部質(zhì)量審核記錄、外部合規(guī)檢查記錄、體系認(rèn)證記錄等。第十條質(zhì)量記錄按載體形式分為紙質(zhì)記錄和電子記錄兩類(lèi)：紙質(zhì)記錄包括紙質(zhì)表單、報(bào)告、簽字文件等；電子記錄包括電子文檔、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、檢測(cè)設(shè)備導(dǎo)出數(shù)據(jù)、掃描件等，兩類(lèi)記錄同等具備法律效力。第四章質(zhì)量記錄保存要求第十一條保存期限：根據(jù)記錄類(lèi)型及用途確定保存期限，基礎(chǔ)管理類(lèi)記錄永久保存；檢測(cè)檢驗(yàn)類(lèi)、成本管理類(lèi)記錄保存不少于5年；整改處置類(lèi)記錄保存不少于3年；涉及重大質(zhì)量事件、合規(guī)檢查的記錄永久保存。保存期限從記錄形成的次年1月1日起計(jì)算。第十二條保存環(huán)境：1.紙質(zhì)記錄需存放于防潮、防火、防蟲(chóng)、防光、防霉變的專(zhuān)用檔案柜中，環(huán)境溫度控制在15-25℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；2.電子記錄需存儲(chǔ)于公司專(zhuān)用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備中，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，定期進(jìn)行雙重備份（本地備份+異地備份），防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；3.所有質(zhì)量記錄需與無(wú)關(guān)資料分開(kāi)存放，標(biāo)注清晰的分類(lèi)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。第十三條標(biāo)識(shí)要求：所有質(zhì)量記錄需按統(tǒng)一規(guī)則編號(hào)，編號(hào)包含記錄類(lèi)型、形成年份、部門(mén)代碼、順序號(hào)等要素；紙質(zhì)記錄需在封面或首頁(yè)標(biāo)注記錄名稱(chēng)、形成部門(mén)、形成時(shí)間、保存期限；電子記錄需在文件名中體現(xiàn)核心標(biāo)識(shí)信息。第十四條完整性要求：質(zhì)量記錄需包含記錄名稱(chēng)、形成時(shí)間、形成人、審核人、核心內(nèi)容、結(jié)論等必備要素，手寫(xiě)記錄需字跡清晰、無(wú)涂改，電子記錄需留存不可篡改的原始版本。第五章質(zhì)量記錄保存流程第十五條收集整理：各業(yè)務(wù)部門(mén)記錄管理聯(lián)絡(luò)員每日收集本部門(mén)當(dāng)日產(chǎn)生的質(zhì)量記錄，核對(duì)要素完整性，紙質(zhì)記錄需整理成冊(cè)，電子記錄需按文件夾分類(lèi)存儲(chǔ)，每月末完成當(dāng)月記錄的匯總核對(duì)。第十六條移交歸檔：各業(yè)務(wù)部門(mén)需在記錄形成次月5個(gè)工作日內(nèi)，將整理完畢的質(zhì)量記錄移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)填寫(xiě)《質(zhì)量記錄移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，清單需注明記錄名稱(chēng)、數(shù)量、載體形式、保存期限等信息。第十七條日常保管：檔案管理部門(mén)接收記錄后，在2個(gè)工作日內(nèi)完成分類(lèi)、編號(hào)、歸檔，錄入保存臺(tái)賬；每月對(duì)紙質(zhì)記錄保存環(huán)境進(jìn)行1次檢查，每季度對(duì)電子記錄備份情況進(jìn)行1次核驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并記錄。第十八條狀態(tài)維護(hù)：對(duì)破損的紙質(zhì)記錄及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)讀取異常的電子記錄及時(shí)從備份恢復(fù)；記錄保存期間不得隨意調(diào)整存放位置，確需調(diào)整的需在臺(tái)賬中注明調(diào)整原因及新位置。第六章記錄調(diào)取與銷(xiāo)毀管理第十九條記錄調(diào)?。簝?nèi)部部門(mén)需調(diào)取質(zhì)量記錄的，需填寫(xiě)《質(zhì)量記錄調(diào)取申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后辦理；外部單位需調(diào)取的，需提供相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱，嚴(yán)禁帶出檔案存放區(qū)域，確需復(fù)制的需注明用途并備案。第二十條記錄銷(xiāo)毀：保存期限屆滿(mǎn)的質(zhì)量記錄，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，列明銷(xiāo)毀記錄清單，經(jīng)質(zhì)量管控部門(mén)復(fù)核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施；銷(xiāo)毀前需再次核對(duì)記錄清單，紙質(zhì)記錄采用碎紙或焚燒方式銷(xiāo)毀，電子記錄采用永久刪除并銷(xiāo)毀備份的方式銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程需有2名及以上人員在場(chǎng)見(jiàn)證，填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀記錄》，留存銷(xiāo)毀過(guò)程相關(guān)憑證。第二十一條特殊情況：涉及未結(jié)案的質(zhì)量糾紛、合規(guī)檢查、司法調(diào)查的記錄，即使保存期限屆滿(mǎn)，需暫緩銷(xiāo)毀，待相關(guān)事項(xiàng)辦結(jié)后再按流程處理。第七章監(jiān)督考核第二十二條公司質(zhì)量管理部門(mén)每季度對(duì)質(zhì)量記錄保存工作開(kāi)展監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄收集的完整性、移交的及時(shí)性、保存環(huán)境的合規(guī)性、臺(tái)賬的準(zhǔn)確性、銷(xiāo)毀流程的規(guī)范性等。第二十三條建立質(zhì)量記錄保存考核機(jī)制，考核指標(biāo)包括：1.移交合規(guī)性：各部門(mén)記錄移交的及時(shí)性、清單填寫(xiě)的準(zhǔn)確性；2.保存完整性：記錄是否存在丟失、損毀、篡改等情況；3.臺(tái)賬規(guī)范性：保存臺(tái)賬是否要素齊全、更新及時(shí)；4.處置合規(guī)性：調(diào)取、銷(xiāo)毀流程是否符合制度要求。第二十四條考核結(jié)果與部門(mén)及個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)記錄保存規(guī)范、移交及時(shí)、管理到位的部門(mén)和人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)記錄丟失、損毀、逾期未移交、違規(guī)調(diào)取或銷(xiāo)毀記錄的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、崗位調(diào)整等處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究相