影視協(xié)會(huì)活動(dòng)策劃組織實(shí)施辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范影視協(xié)會(huì)活動(dòng)策劃、組織與實(shí)施流程，提升活動(dòng)質(zhì)量與服務(wù)效能，促進(jìn)影視行業(yè)交流合作，推動(dòng)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》《XX影視協(xié)會(huì)章程》及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際工作需求，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于XX影視協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“協(xié)會(huì)”）主辦、承辦或聯(lián)合其他單位共同舉辦的各類活動(dòng)，包括但不限于：行業(yè)研討會(huì)、創(chuàng)作培訓(xùn)、影視展映、公益放映、人才交流、學(xué)術(shù)論壇、政策解讀會(huì)及會(huì)員服務(wù)類活動(dòng)等。第三條基本原則1.需求導(dǎo)向：以會(huì)員需求、行業(yè)發(fā)展痛點(diǎn)及社會(huì)文化需求為核心，確保活動(dòng)內(nèi)容貼合實(shí)際，增強(qiáng)針對(duì)性與實(shí)效性。2.規(guī)范有序：嚴(yán)格遵循活動(dòng)策劃、審批、執(zhí)行、總結(jié)的全流程管理，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作標(biāo)準(zhǔn)。3.創(chuàng)新融合：結(jié)合影視行業(yè)新技術(shù)、新業(yè)態(tài)（如短視頻、網(wǎng)絡(luò)影視、虛擬制作等），創(chuàng)新活動(dòng)形式與內(nèi)容，推動(dòng)傳統(tǒng)影視與新興領(lǐng)域融合發(fā)展。4.安全可控：強(qiáng)化活動(dòng)安全管理，落實(shí)場(chǎng)地、人員、輿情等風(fēng)險(xiǎn)防控措施，確?；顒?dòng)平穩(wěn)有序開展。---第二章活動(dòng)策劃管理第四條活動(dòng)立項(xiàng)1.需求調(diào)研：活動(dòng)發(fā)起部門（含各專業(yè)委員會(huì)、分支機(jī)構(gòu)）需提前2個(gè)月開展需求調(diào)研，通過(guò)會(huì)員問(wèn)卷、行業(yè)訪談、大數(shù)據(jù)分析（如影視市場(chǎng)報(bào)告、觀眾反饋數(shù)據(jù)）等方式，明確活動(dòng)目標(biāo)人群（會(huì)員、從業(yè)者、普通觀眾等）的核心需求。2.立項(xiàng)申請(qǐng)：調(diào)研完成后，發(fā)起部門需填寫《活動(dòng)立項(xiàng)申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括活動(dòng)背景、目標(biāo)、初步方案（類型、規(guī)模、時(shí)間）及預(yù)算框架，提交至協(xié)會(huì)秘書處初審。第五條活動(dòng)類型與分級(jí)1.活動(dòng)類型：-行業(yè)服務(wù)類：如編劇培訓(xùn)、導(dǎo)演工作坊、技術(shù)交流會(huì)等，重點(diǎn)提升從業(yè)者專業(yè)能力；-交流合作類：如影視項(xiàng)目路演、片方與平臺(tái)對(duì)接會(huì)、跨區(qū)域影視聯(lián)盟論壇等，促進(jìn)資源整合；-公共文化類：如公益電影進(jìn)社區(qū)、經(jīng)典影片展映、青少年影視教育講座等，弘揚(yáng)主旋律，傳播優(yōu)秀文化；-品牌推廣類：如協(xié)會(huì)年度頒獎(jiǎng)禮、行業(yè)白皮書發(fā)布會(huì)、媒體開放日等，提升協(xié)會(huì)社會(huì)影響力。2.活動(dòng)分級(jí)：根據(jù)參與規(guī)模、影響力及預(yù)算，分為小型（≤50人，預(yù)算≤5萬(wàn)元）、中型（50-200人，預(yù)算5萬(wàn)-20萬(wàn)元）、大型（≥200人，預(yù)算≥20萬(wàn)元）三類，分級(jí)制定審批與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。第六條方案編制活動(dòng)立項(xiàng)通過(guò)后，發(fā)起部門需在10個(gè)工作日內(nèi)編制《活動(dòng)策劃方案》，內(nèi)容應(yīng)包含：1.活動(dòng)名稱（需體現(xiàn)主題，避免模糊表述，如“2024年XX省青年編劇創(chuàng)作提升工作坊”）；2.活動(dòng)目標(biāo)（需量化，如“覆蓋100名青年編劇，收集30個(gè)優(yōu)質(zhì)劇本創(chuàng)意”）；3.活動(dòng)內(nèi)容（議程、主講人/嘉賓介紹、互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)等）；4.時(shí)間與地點(diǎn)（精確到具體日期、時(shí)段及場(chǎng)地地址，需提前考察場(chǎng)地合規(guī)性）；5.參與對(duì)象（明確會(huì)員、非會(huì)員、特邀嘉賓的比例及篩選標(biāo)準(zhǔn)）；6.預(yù)算明細(xì)（含場(chǎng)地租賃、嘉賓費(fèi)用、宣傳、物資、人員勞務(wù)等，需附單價(jià)及計(jì)算依據(jù)）；7.組織分工（工作組架構(gòu)、各崗位職責(zé)及聯(lián)系人）；8.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案（針對(duì)場(chǎng)地安全、嘉賓缺席、輿情爭(zhēng)議等制定應(yīng)對(duì)措施）。第七條方案審批1.小型活動(dòng)：由協(xié)會(huì)秘書處審核，分管副會(huì)長(zhǎng)審批；2.中型活動(dòng)：經(jīng)秘書處初審、分管副會(huì)長(zhǎng)審核后，提交理事會(huì)審議；3.大型活動(dòng)：需經(jīng)理事會(huì)表決通過(guò)，并報(bào)業(yè)務(wù)主管單位備案；4.涉及重大公共安全（如戶外大型展映）或敏感內(nèi)容（如歷史題材研討會(huì)）的活動(dòng)，需額外提交安全評(píng)估報(bào)告及內(nèi)容審讀意見。---第三章活動(dòng)組織實(shí)施第八條籌備階段1.成立工作組：審批通過(guò)后，發(fā)起部門牽頭成立活動(dòng)工作組，設(shè)組長(zhǎng)1名（由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任），下設(shè)綜合協(xié)調(diào)、宣傳推廣、場(chǎng)地物資、嘉賓接待、財(cái)務(wù)監(jiān)督等小組，明確分工與進(jìn)度節(jié)點(diǎn)（需制定《活動(dòng)籌備進(jìn)度表》）。2.物資與場(chǎng)地準(zhǔn)備：-場(chǎng)地組需在活動(dòng)前15日完成場(chǎng)地簽約，確認(rèn)設(shè)備（音響、投影、燈光等）調(diào)試、消防驗(yàn)收及安全通道標(biāo)識(shí)；-物資組需按預(yù)算采購(gòu)或租賃物料（如會(huì)刊、禮品、宣傳品），建立《物資管理臺(tái)賬》，明確領(lǐng)取與歸還責(zé)任；3.宣傳推廣：-宣傳組需在活動(dòng)前30日啟動(dòng)預(yù)熱，通過(guò)協(xié)會(huì)官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、短視頻平臺(tái)（抖音、B站）及合作媒體（影視類報(bào)刊、行業(yè)網(wǎng)站）發(fā)布活動(dòng)信息；-針對(duì)目標(biāo)人群定向推送（如會(huì)員系統(tǒng)短信、專業(yè)社群通知），大型活動(dòng)可邀請(qǐng)媒體記者參與報(bào)道；4.嘉賓與參與人員確認(rèn)：-嘉賓組需在活動(dòng)前20日完成邀請(qǐng)，發(fā)送正式邀請(qǐng)函，確認(rèn)行程、發(fā)言內(nèi)容及特殊需求（如設(shè)備、飲食禁忌）；-參與人員需通過(guò)線上報(bào)名系統(tǒng)（協(xié)會(huì)官網(wǎng)或第三方平臺(tái)）登記，根據(jù)活動(dòng)類型篩選（如培訓(xùn)類活動(dòng)需審核報(bào)名者資質(zhì)），并在活動(dòng)前5日發(fā)送確認(rèn)短信及注意事項(xiàng)。第九條執(zhí)行階段1.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度：活動(dòng)當(dāng)日，工作組需提前3小時(shí)到場(chǎng)，完成場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試及人員分工確認(rèn)；組長(zhǎng)每小時(shí)召開短會(huì)，通報(bào)進(jìn)度并協(xié)調(diào)突發(fā)問(wèn)題。2.簽到與管理：-設(shè)立簽到區(qū)，采用電子簽到（掃碼或人臉識(shí)別）與紙質(zhì)簽到并行，記錄參與人員信息；-為嘉賓、媒體、普通參與者發(fā)放不同標(biāo)識(shí)（胸牌、手環(huán)），引導(dǎo)至指定區(qū)域就座。3.流程把控：-主持人需嚴(yán)格按照議程推進(jìn)，每個(gè)環(huán)節(jié)預(yù)留5-10分鐘彈性時(shí)間；-重要環(huán)節(jié)（如簽約、頒獎(jiǎng)）安排專人負(fù)責(zé)物料傳遞與流程確認(rèn)；-安排專人全程記錄（文字、照片、視頻），重點(diǎn)捕捉嘉賓金句、互動(dòng)亮點(diǎn)及現(xiàn)場(chǎng)氛圍。4.應(yīng)急處理：-如遇設(shè)備故障（如投影黑屏），技術(shù)組需5分鐘內(nèi)啟用備用設(shè)備；-嘉賓缺席時(shí)，由主持人簡(jiǎn)要說(shuō)明情況，調(diào)整議程順序或安排替代發(fā)言（需提前與備用嘉賓溝通）；-現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)沖突（如觀眾爭(zhēng)議），由安保組及時(shí)介入，引導(dǎo)至隔離區(qū)域協(xié)商解決，避免影響活動(dòng)進(jìn)程；-所有突發(fā)事件需填寫《活動(dòng)應(yīng)急處理記錄表》，事后24小時(shí)內(nèi)向協(xié)會(huì)秘書處提交詳細(xì)報(bào)告。第十條收尾階段1.場(chǎng)地清理與物資歸還：活動(dòng)結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成場(chǎng)地清理，物資組核對(duì)《物資管理臺(tái)賬》，歸還租賃物品并清點(diǎn)剩余物資（需登記入庫(kù)）。2.費(fèi)用結(jié)算：財(cái)務(wù)組需在活動(dòng)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷，附發(fā)票、明細(xì)清單及審批單，超預(yù)算部分需提交書面說(shuō)明并經(jīng)分管副會(huì)長(zhǎng)審批。3.資料歸檔：綜合組需整理活動(dòng)資料（策劃方案、現(xiàn)場(chǎng)記錄、媒體報(bào)道、財(cái)務(wù)憑證等），按年度分類存入?yún)f(xié)會(huì)檔案庫(kù)（紙質(zhì)版）及電子檔案系統(tǒng)（電子版），保存期限不少于5年。4.總結(jié)與反饋：-活動(dòng)結(jié)束后7個(gè)工作日內(nèi)，工作組召開總結(jié)會(huì)，研判亮點(diǎn)與不足（如參與率、內(nèi)容滿意度、執(zhí)行效率），形成《活動(dòng)執(zhí)行總結(jié)報(bào)告》；-通過(guò)線上問(wèn)卷（如“騰訊問(wèn)卷”）收集參與者反饋，重點(diǎn)關(guān)注活動(dòng)內(nèi)容實(shí)用性、組織服務(wù)質(zhì)量及改進(jìn)建議，反饋率需不低于參與人數(shù)的60%。---第四章資源保障第十一條人力資源1.協(xié)會(huì)設(shè)立專職活動(dòng)策劃崗（2-3名），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌活動(dòng)全流程；各專業(yè)委員會(huì)指定1名活動(dòng)聯(lián)絡(luò)人，協(xié)助需求調(diào)研與執(zhí)行。2.建立“協(xié)會(huì)活動(dòng)志愿者庫(kù)”，面向會(huì)員及高校影視專業(yè)學(xué)生招募，定期開展禮儀、場(chǎng)務(wù)等培訓(xùn)，志愿者服務(wù)時(shí)長(zhǎng)可計(jì)入會(huì)員積分（參照《協(xié)會(huì)會(huì)員管理辦法》）。3.重大活動(dòng)可外聘專業(yè)團(tuán)隊(duì)（如公關(guān)公司、會(huì)展公司），需通過(guò)比選或招標(biāo)確定合作方，簽訂服務(wù)合同并明確權(quán)責(zé)。第十二條物資與資金1.物資管理：協(xié)會(huì)設(shè)立物資倉(cāng)庫(kù)，由專人負(fù)責(zé)保管，活動(dòng)物資領(lǐng)用需填寫《物資領(lǐng)用單》，歸還時(shí)需經(jīng)核對(duì)驗(yàn)收；消耗類物資（如會(huì)刊、禮品）需按實(shí)際需求采購(gòu)，避免浪費(fèi)。2.資金管理：活動(dòng)預(yù)算需經(jīng)嚴(yán)格審核，大型活動(dòng)預(yù)算需經(jīng)第三方機(jī)構(gòu)審計(jì)；資金使用需遵循“?？顚Ｓ谩痹瓌t，嚴(yán)禁挪用；年度末由財(cái)務(wù)部匯總活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用情況，向理事會(huì)報(bào)告。第十三條宣傳資源1.協(xié)會(huì)官網(wǎng)、微信公眾號(hào)優(yōu)先發(fā)布活動(dòng)信息，短視頻平臺(tái)（如抖音）可制作活動(dòng)預(yù)告、精彩片段等短視頻，提升傳播效果；2.與主流媒體（如人民日?qǐng)?bào)客戶端、中國(guó)電影報(bào)）、行業(yè)平臺(tái)（如貓眼電影、豆瓣電影）建立長(zhǎng)期合作機(jī)制，爭(zhēng)取免費(fèi)或優(yōu)惠宣傳資源；3.鼓勵(lì)會(huì)員單位在自有渠道（如官方網(wǎng)站、社交媒體）轉(zhuǎn)發(fā)活動(dòng)信息，協(xié)會(huì)可給予“年度優(yōu)秀合作單位”等榮譽(yù)表彰。---第五章監(jiān)督與評(píng)估第十四條監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：協(xié)會(huì)監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)活動(dòng)全流程監(jiān)督，重點(diǎn)檢查策劃合規(guī)性（是否符合會(huì)員需求）、預(yù)算執(zhí)行（是否超支或挪用）及安全落實(shí)（是否存在隱患）；每季度抽取1-2場(chǎng)活動(dòng)開展專項(xiàng)檢查，結(jié)果向理事會(huì)通報(bào)。2.外部監(jiān)督：公開活動(dòng)咨詢與投訴電話（協(xié)會(huì)官網(wǎng)及公眾號(hào)公示），接受會(huì)員、媒體及社會(huì)公眾監(jiān)督；對(duì)投訴事項(xiàng)需在5個(gè)工作日內(nèi)調(diào)查核實(shí)，10個(gè)工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果。第十五條效果評(píng)估1.定量評(píng)估：以參與人數(shù)、媒體曝光量（如文章閱讀量、短視頻播放量）、會(huì)員滿意度（≥85%為合格）、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用率（90%-110%為合理區(qū)間）為核心指標(biāo)。2.定性評(píng)估：邀請(qǐng)行業(yè)專家、參與嘉賓對(duì)活動(dòng)內(nèi)容深度、創(chuàng)新性及行業(yè)推動(dòng)作用進(jìn)行評(píng)價(jià)（如“是否促進(jìn)了校企合作”“是否解決了編劇版權(quán)痛點(diǎn)”）。3.結(jié)果應(yīng)用：評(píng)估結(jié)果作為活動(dòng)發(fā)起部門年度考核依據(jù)（占比30%）；對(duì)效果突出的活動(dòng)（如滿意度≥