影視協(xié)會(huì)道具采購管理實(shí)施制度第一章總則第一條為規(guī)范影視協(xié)會(huì)道具采購管理流程，保障道具質(zhì)量與使用安全，合理控制采購成本，提升資源配置效率，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際工作需求及影視行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度適用于協(xié)會(huì)所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)及合作劇組因影視創(chuàng)作、培訓(xùn)教學(xué)、展覽展示等活動(dòng)產(chǎn)生的道具采購行為，涵蓋實(shí)體道具、虛擬道具（含數(shù)字模型）及相關(guān)附屬材料采購。第三條道具采購管理遵循“需求導(dǎo)向、程序規(guī)范、質(zhì)量?jī)?yōu)先、成本可控”原則，兼顧藝術(shù)性與實(shí)用性，支持國產(chǎn)優(yōu)質(zhì)道具供應(yīng)商發(fā)展，推動(dòng)影視產(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同創(chuàng)新。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第四條設(shè)立道具采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由協(xié)會(huì)分管副會(huì)長(zhǎng)任組長(zhǎng)，成員包括行政部、財(cái)務(wù)部、創(chuàng)作部、技術(shù)部負(fù)責(zé)人及外部專家（每屆任期2年）。主要職責(zé)為：（一）審定年度道具采購預(yù)算及重大采購項(xiàng)目方案；（二）審批超5萬元（含）的非常規(guī)道具采購申請(qǐng)；（三）監(jiān)督采購流程合規(guī)性，協(xié)調(diào)解決跨部門采購爭(zhēng)議。第五條行政部為道具采購執(zhí)行部門，設(shè)專職采購崗2-3人（可根據(jù)年度采購量動(dòng)態(tài)調(diào)整），主要職責(zé)為：（一）匯總各部門道具需求，編制月度/季度采購計(jì)劃；（二）執(zhí)行供應(yīng)商篩選、比價(jià)談判、合同簽訂及履約跟進(jìn)；（三）建立道具采購檔案，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組提交采購執(zhí)行報(bào)告。第六條使用部門（如劇組、創(chuàng)作中心等）職責(zé)：（一）提交真實(shí)、明確的道具需求清單（含用途、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、藝術(shù)要求等）；（二）參與供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估、樣品驗(yàn)收及最終道具質(zhì)量確認(rèn)；（三）配合完成道具入庫登記、領(lǐng)用歸還及日常維護(hù)。第七條財(cái)務(wù)部職責(zé)：（一）審核采購預(yù)算合理性，監(jiān)督資金使用合規(guī)性；（二）參與大額采購項(xiàng)目（超3萬元）的成本測(cè)算與合同條款審核；（三）辦理采購款項(xiàng)支付及報(bào)銷手續(xù)，定期核對(duì)采購賬目。第八條監(jiān)督委員會(huì)（由協(xié)會(huì)監(jiān)事會(huì)成員及會(huì)員代表組成）職責(zé)：（一）抽查采購流程記錄，核查是否存在違規(guī)操作；（二）受理采購相關(guān)投訴，組織調(diào)查并反饋處理結(jié)果；（三）對(duì)采購制度執(zhí)行效果進(jìn)行年度評(píng)估，提出修訂建議。第三章采購需求管理第九條道具需求申請(qǐng)需提前15個(gè)工作日提交（緊急采購除外），使用部門填寫《道具采購需求申請(qǐng)表》（附件1），內(nèi)容包括：（一）道具名稱、數(shù)量、用途（如拍攝場(chǎng)景、展覽主題等）；（二）技術(shù)參數(shù)（材質(zhì)、尺寸、承重要求等）、藝術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（色彩、年代還原度等）；（三）建議預(yù)算及依據(jù)（參考市場(chǎng)價(jià)、歷史采購價(jià)或供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；（四）緊急程度說明（分“常規(guī)”“加急”“特急”三級(jí)）。第十條需求審核流程：（一）使用部門負(fù)責(zé)人初審：確認(rèn)需求必要性及參數(shù)合理性；（二）技術(shù)部復(fù)核：對(duì)專業(yè)性道具（如特效道具、歷史復(fù)刻道具）進(jìn)行技術(shù)可行性評(píng)估；（三）財(cái)務(wù)部審核：核對(duì)預(yù)算是否在部門年度經(jīng)費(fèi)額度內(nèi)；（四）行政部匯總：合并同類需求，編制《月度采購計(jì)劃清單》，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十一條緊急采購定義為因拍攝計(jì)劃調(diào)整、道具突發(fā)損壞等不可預(yù)見因素，需在5個(gè)工作日內(nèi)完成的采購。緊急采購需使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)分管副會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，可簡(jiǎn)化需求申請(qǐng)流程，但需在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交書面說明。第四章供應(yīng)商管理第十二條建立“合格供應(yīng)商名錄”，實(shí)行分類分級(jí)管理（分A類：戰(zhàn)略供應(yīng)商，B類：常規(guī)供應(yīng)商，C類：備用供應(yīng)商）。供應(yīng)商準(zhǔn)入基本條件：（一）具備獨(dú)立法人資格，經(jīng)營范圍包含影視道具制作或銷售；（二）提供近3年至少2項(xiàng)影視行業(yè)相關(guān)服務(wù)案例（附合作方評(píng)價(jià)）；（三）道具質(zhì)量符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（無標(biāo)準(zhǔn)的需提供第三方檢測(cè)報(bào)告）；（四）信用記錄良好，無重大違法違規(guī)行為（以“信用中國”平臺(tái)查詢?yōu)闇?zhǔn)）。第十三條供應(yīng)商評(píng)估與更新：（一）行政部每年度組織技術(shù)部、使用部門對(duì)名錄內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分（評(píng)分表見附件2），評(píng)分指標(biāo)包括：質(zhì)量合格率（40%）、交貨及時(shí)率（30%）、服務(wù)響應(yīng)速度（20%）、成本競(jìng)爭(zhēng)力（10%）；（二）評(píng)分低于70分的供應(yīng)商移出名錄；連續(xù)2年評(píng)分≥90分的升級(jí)為A類，優(yōu)先獲得大額訂單；（三）新供應(yīng)商經(jīng)初審（資料核查）、現(xiàn)場(chǎng)考察（生產(chǎn)/倉儲(chǔ)條件）、樣品測(cè)試（按需求參數(shù)制作樣品）后，由領(lǐng)導(dǎo)小組審批納入名錄。第十四條關(guān)聯(lián)交易管理：（一）供應(yīng)商與協(xié)會(huì)員工存在親屬關(guān)系（直系親屬及三代以內(nèi)旁系親屬）或經(jīng)濟(jì)關(guān)聯(lián)（持股≥5%）的，需主動(dòng)申報(bào)；（二）關(guān)聯(lián)供應(yīng)商參與采購時(shí)，需由監(jiān)督委員會(huì)全程監(jiān)督，采購價(jià)格不得高于非關(guān)聯(lián)供應(yīng)商同類道具均價(jià)。第五章采購實(shí)施與合同管理第十五條采購方式選擇：（一）單次采購金額≤1萬元：由行政部在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)比價(jià)（至少3家），直接確定供應(yīng)商；（二）1萬元＜單次采購金額≤5萬元：采用競(jìng)爭(zhēng)性談判（至少3家供應(yīng)商參與），談判小組由行政部、使用部門、技術(shù)部代表組成；（三）單次采購金額＞5萬元：采用公開招標(biāo)（協(xié)會(huì)官網(wǎng)及行業(yè)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告），評(píng)標(biāo)委員會(huì)由領(lǐng)導(dǎo)小組指定5人（含外部專家2名）；（四）特殊道具（如孤品文物復(fù)刻、定制特效道具）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可采用單一來源采購，但需提供唯一性說明。第十六條合同簽訂要求：（一）所有采購金額≥5000元的項(xiàng)目須簽訂書面合同，明確道具規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款；（二）數(shù)字道具采購需額外約定知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（默認(rèn)歸協(xié)會(huì)所有，特殊情況需注明）、數(shù)據(jù)安全保障措施（如加密傳輸、備份要求）；（三）合同由行政部起草，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核（資金條款）、法務(wù)顧問（協(xié)會(huì)外聘）審核（法律條款）后，由協(xié)會(huì)法定代表人或授權(quán)代表簽署。第十七條合同履約管理：（一）行政部定期跟進(jìn)交貨進(jìn)度（每周至少1次），供應(yīng)商延遲交貨超3日的，需書面說明原因并提出補(bǔ)救方案；延遲超10日且無合理理由的，按合同約定扣除違約金（不低于合同金額5%）；（二）因協(xié)會(huì)需求變更導(dǎo)致合同調(diào)整的，使用部門需提交《合同變更申請(qǐng)單》（附件3），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后與供應(yīng)商協(xié)商修訂，變更金額超原合同20%的需重新履行采購流程。第六章驗(yàn)收與入庫管理第十八條道具驗(yàn)收分初驗(yàn)與終驗(yàn)：（一）初驗(yàn)：供應(yīng)商交貨時(shí)，行政部、使用部門共同核對(duì)數(shù)量、外觀及基礎(chǔ)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)），填寫《道具初驗(yàn)記錄表》（附件4）；（二）終驗(yàn)：使用部門在道具投入使用后3個(gè)工作日內(nèi)完成功能測(cè)試（如機(jī)械道具運(yùn)轉(zhuǎn)、數(shù)字道具渲染效果）及藝術(shù)驗(yàn)證（如歷史場(chǎng)景還原度），出具《道具終驗(yàn)報(bào)告》；（三）不合格道具處理：初驗(yàn)不合格的當(dāng)場(chǎng)拒收；終驗(yàn)不合格的，由行政部在5個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商退換或賠償，費(fèi)用由責(zé)任方承擔(dān)。第十九條入庫登記流程：（一）驗(yàn)收合格后，行政部填寫《道具入庫單》（附件5），注明道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、存放位置（實(shí)體道具標(biāo)注倉庫編號(hào)，數(shù)字道具標(biāo)注服務(wù)器路徑）；（二）財(cái)務(wù)部憑入庫單及發(fā)票辦理付款手續(xù)，超5萬元的采購項(xiàng)目需附終驗(yàn)報(bào)告；（三）建立電子臺(tái)賬（關(guān)聯(lián)協(xié)會(huì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)），實(shí)時(shí)更新道具狀態(tài)（在用、閑置、待維修等）。第七章庫存與報(bào)廢管理第二十條庫存日常管理：（一）實(shí)體道具存放于專用倉庫（需滿足防火、防潮、防盜要求），由倉庫管理員（行政部兼職）每日巡查并記錄環(huán)境數(shù)據(jù)（溫度、濕度等）；（二）數(shù)字道具存儲(chǔ)于協(xié)會(huì)云服務(wù)器（定期備份至本地硬盤），訪問權(quán)限由技術(shù)部設(shè)定（僅限使用部門負(fù)責(zé)人及授權(quán)操作人員）；（三）道具領(lǐng)用需填寫《道具領(lǐng)用單》（附件6），注明使用人、用途、歸還時(shí)間，超7日未歸還的由行政部催還；（四）歸還時(shí)需經(jīng)使用部門確認(rèn)無損壞（數(shù)字道具無數(shù)據(jù)丟失），管理員簽字登記。第二十一條道具報(bào)廢條件：（一）實(shí)體道具：無法修復(fù)的破損（如結(jié)構(gòu)斷裂、材質(zhì)老化）、維修成本超重置成本50%、無使用價(jià)值的過期道具（如特定年代場(chǎng)景道具）；（二）數(shù)字道具：技術(shù)淘汰（如格式不兼容現(xiàn)有制作軟件）、數(shù)據(jù)損壞無法恢復(fù)、超過5年無使用記錄且無保留價(jià)值。第二十二條報(bào)廢審批流程：（一）使用部門提交《道具報(bào)廢申請(qǐng)》（附件7），附損壞照片、維修報(bào)價(jià)單（如有）或技術(shù)部出具的淘汰說明；（二）行政部組織技術(shù)部、財(cái)務(wù)部現(xiàn)場(chǎng)核查，提出處理建議（變賣、捐贈(zèng)或銷毀）；（三）報(bào)廢金額≥1萬元的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；（四）變賣收入全額上繳協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)，捐贈(zèng)需取得受贈(zèng)方收據(jù)并備案。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十三條監(jiān)督方式：（一）日常監(jiān)督：行政部每月提交采購執(zhí)行報(bào)告（含采購數(shù)量、金額、供應(yīng)商分布等），財(cái)務(wù)部每季度核對(duì)采購臺(tái)賬與資金流水；（二）專項(xiàng)檢查：監(jiān)督委員會(huì)每年開展1次采購專項(xiàng)審計(jì)（抽取30%以上采購項(xiàng)目），重點(diǎn)核查需求審批、供應(yīng)商選擇、合同履約等環(huán)節(jié)；（三）社會(huì)監(jiān)督：在協(xié)會(huì)官網(wǎng)設(shè)立“采購?fù)对V”專欄，公開受理會(huì)員及社會(huì)公眾舉報(bào)（需提供有效線索）。第二十四條違規(guī)行為處理：（一）對(duì)虛報(bào)需求、串通供應(yīng)商抬高價(jià)格、偽造驗(yàn)收記錄等行為，一經(jīng)查實(shí)，對(duì)責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)、扣除績(jī)效獎(jiǎng)金（不低于5000元）；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任；（