公章管理與使用流程規(guī)范指南公章作為組織行使職權(quán)、明確法律責(zé)任的核心憑證，其管理與使用的規(guī)范性直接關(guān)乎合規(guī)運營、風(fēng)險防控及信譽建設(shè)。本文結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗與合規(guī)要求，從職責(zé)劃分、刻制備案、日常保管、使用流程到異常處置等維度，系統(tǒng)梳理公章管理全流程規(guī)范要點，為組織防范用印風(fēng)險提供實操指引。一、公章管理職責(zé)體系清晰的職責(zé)劃分是公章規(guī)范管理的前提。組織需明確公章管理員、部門負責(zé)人、法定代表人（或授權(quán)人）的權(quán)責(zé)邊界，形成“申請-審批-保管-使用”的閉環(huán)管理鏈條：公章管理員：由組織指定責(zé)任心強的專人擔(dān)任，負責(zé)公章日常保管、使用登記及物理安全；嚴格執(zhí)行審批指令，無合法手續(xù)不得用印，定期匯報用印情況。部門負責(zé)人：對本部門申請用印事項的真實性、合規(guī)性負責(zé)，審核材料完整性與合理性，確保用印事項符合組織制度及業(yè)務(wù)邏輯。法定代表人（或授權(quán)人）：作為用印最終審批主體，對重大事項（如合同簽署、重大決策文件）的合規(guī)性把關(guān)；可書面授權(quán)臨時審批權(quán)限，明確范圍、期限及被授權(quán)人職責(zé)。二、公章刻制與備案規(guī)范公章刻制與備案需嚴格遵循《印章治安管理辦法》等法規(guī)，杜絕私自刻制或違規(guī)備案：（一）刻制流程1.申請主體：組織成立后，由法定代表人或授權(quán)代表向公安機關(guān)提交刻制申請，材料包括營業(yè)執(zhí)照（或登記證書）、法定代表人身份證明、刻制申請書（載明公章名稱、用途、樣式）。2.刻制單位：選擇公安機關(guān)備案的正規(guī)刻章企業(yè)，確保公章材質(zhì)、尺寸、防偽標(biāo)識符合國家標(biāo)準(zhǔn)（如圓形公章的直徑、五角星規(guī)格等）。3.樣式確認：公章需體現(xiàn)組織全稱，行政公章含五角星（或黨徽）、組織名稱、“公章”字樣；專用章（如財務(wù)章、合同章）需標(biāo)注“財務(wù)專用章”“合同專用章”等，避免與行政公章混淆。（二）備案要求刻制完成后，組織需將公章印模、刻章單位資質(zhì)、申請材料等報公安機關(guān)備案，領(lǐng)取《印章備案證明》；備案信息變更（如組織名稱變更、公章?lián)p壞重刻）時，需重新履行備案手續(xù)，舊公章按規(guī)定銷毀或封存。三、公章日常保管要求公章保管需兼顧安全性與可追溯性，避免盜用、冒用風(fēng)險：保管載體：公章存放于帶鎖保險柜或密碼箱，環(huán)境干燥、避光；多枚公章（如總部與分支機構(gòu)）需分別指定保管人，禁止交叉保管。保管人職責(zé)：保管人隨身攜帶鑰匙或密碼（定期更換），非工作時間公章存放在辦公場所安全區(qū)域，禁止帶離單位（確需外出用印的，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)并雙人陪同）。定期核查：每季度抽查公章保管情況，核對實物與臺賬一致性，檢查鎖具、密碼有效性，發(fā)現(xiàn)異常立即核查。四、公章使用流程詳解公章使用需遵循“申請-審批-用印-登記”標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保每一次用印有跡可循：（一）用印申請申請部門填寫《公章使用申請表》，明確用印事項（如合同簽署、文件發(fā)文、證明出具等）、份數(shù)、日期，附相關(guān)支撐材料（如合同文本、文件原稿、證明依據(jù)）。申請表需部門負責(zé)人簽字確認，確保事項真實合規(guī)。（二）審批流程根據(jù)用印事項重要性，設(shè)置分級審批：常規(guī)事項（如內(nèi)部文件、普通證明）：部門負責(zé)人審批后，報公章管理員復(fù)核；重大事項（如大額合同、對外投資協(xié)議）：部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報法定代表人（或授權(quán)人）終審。審批人需簽署明確意見（同意/不同意/補充材料），禁止口頭審批或事后補簽。（三）用印操作公章管理員核對以下內(nèi)容：申請事項與支撐材料一致性（如合同條款是否與審批版本一致）；用印份數(shù)與申請一致；審批簽字完整有效。核對無誤后，在指定位置加蓋公章（確保印跡清晰、騎年蓋月），禁止在空白紙張、合同上預(yù)蓋公章。（四）使用登記公章管理員在《公章使用登記薄》記錄用印時間、事項、申請人、審批人、份數(shù)、文件編號等，申請人簽字確認。登記薄長期保存，便于審計追溯。五、異常情況處置規(guī)范面對公章遺失、被盜、偽造等異常，需第一時間啟動應(yīng)急處置：公章遺失/被盜：1.立即向公安機關(guān)報案，獲取回執(zhí)；2.在省級以上報刊發(fā)布《公章作廢聲明》；3.憑報案回執(zhí)、作廢聲明等，重新辦理刻制與備案，舊公章（若找回）交公安機關(guān)銷毀。發(fā)現(xiàn)偽造公章：1.停止相關(guān)業(yè)務(wù)，收集偽造證據(jù)；2.向公安機關(guān)報案，函告合作方及相關(guān)單位聲明效力；3.配合調(diào)查，追究偽造者法律責(zé)任（刑事或民事賠償）。公章?lián)p壞：1.提交損壞說明及實物（或殘件）；2.按新刻制流程申請，舊公章交公安機關(guān)銷毀，新公章備案后啟用。六、監(jiān)督與責(zé)任追究建立內(nèi)部監(jiān)督與外部審計結(jié)合的機制，對違規(guī)用印“零容忍”：內(nèi)部監(jiān)督：審計部門每年專項審計公章管理，核查登記完整性、審批合規(guī)性；設(shè)立舉報渠道，對舉報屬實者獎勵。責(zé)任追究：保管人失職導(dǎo)致公章遺失、被盜的，視情節(jié)給予紀律處分、經(jīng)濟賠償；違規(guī)審批、擅自用印的責(zé)任人，除內(nèi)部追責(zé)外，若造成損失需承擔(dān)民事賠償；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)。結(jié)語公章管理